9 ошибок, которые нельзя допустить, заключая договор о материальной ответственности

Сотрудник обслуживает материальные ценности, и работодатель хочет заключить с ним договор о материальной ответственности, чтобы подстраховаться на случай потери или хищения. Какие условия сделают этот документ нелегитимным? О чем нужно знать, заключая такой договор, чтобы не понести потерь?

По просьбе «Нормы» о возможных ошибках при заключении договора о материальной ответственности рассказала налоговый консультант Феруза СУЛТАНОВА:

 

Ошибка №1. Не с тем работником заключили договор или не заключили его вовсе.

Вы не сможете взыскать с работника причиненный вред в рамках полной материальной ответственности, если:

• не заключили с ним письменный договор о полной материальной ответственности (ДоПМО);
• заключили его с работником, в функциональные обязанности которого не входит обслуживание денежных или товарных ценностей;
• сотруднику нет 18 лет;
• должность работника не подпадает под утвержденный на предприятии перечень категорий должностей, с которыми ДоПМО должен быть заключен в обязательном порядке.

Полная материальная ответственность в этих случаях может быть возложена на работника только при наличии оснований, предусмотренных в пунктах 2–7 ч. 1 ст. 202 и ст. 203 действующего ТК (пп. 1–8 ст. 342 и ст. 341 ТК в новой редакции).

 

Ошибка №2. Неправильно истолковали понятие «ущерб» с позиции норм трудового права и ошибочно взыскали с работника штраф.

Чтобы принять решение о возмещении вреда конкретными работниками, работодатель обязан провести проверку – установить размер причиненного вреда, его причины и виновных лиц. Для этого он вправе создать комиссию .

Обязательно истребуйте у работника письменное объяснение, отказ его предоставить – зафиксируйте актом в присутствии свидетелей. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для привлечения его к материальной ответственности за причиненный работодателю вред. Работник имеет право знакомиться со всеми материалами проверки.

Размер причиненного работодателю вреда определяется по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета. Размер вреда, причиненного имуществу работодателя, относящемуся к основным средствам, исчисляется исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам .

В случае хищения, недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи имущества работодателя, относящегося к основным средствам, размер вреда исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день рассмотрения дела компетентным органом .

 

Ошибка №3. Не установили причины возникновения ущерба и непосредственную связь этих причин с работником.

Работодатель должен помнить: важно доказать и документально оформить причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом.

Приведем пример: индивидуальный предприниматель принял на работу двух продавцов на условиях договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Время спустя в ходе инвентаризации выявлена недостача свыше 3 млн сум. Признавать вину и погашать сумму недостачи оба продавца отказались, работодатель обратился в суд.

Суд первой инстанции поддержал работников, признав, что достаточных и достоверных доказательств того, что существует причинная связь между поведением ответчиков и наступившим ущербом, – нет. В ходе исследования доказательств обнаружилось, что магазин не оборудован охранной сигнализацией; охраны и сторожей – нет; товарно-материальные ценности находились в свободном доступе; помимо продавцов доступ к денежным средствам и товару имели члены семьи предпринимателя.

 

Ошибка №4. Неверно истолковали нормы законодательства о порядке определения вида материальной ответственности и неправильно определили границы материальной ответственности.

Материальная ответственность работника может быть полной или ограниченной.

Работники несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине работодателю .

Но – на работника может быть возложена ограниченная материальная ответственность за вред, причиненный работодателю, если:

1) с ним не заключили письменный договор о полной материальной ответственности;

2) в функциональные обязанности работника не входит обслуживание денежных или товарных ценностей (даже ДоПМО заключен);

3) ему нет 18 лет;

4) его должности нет в утвержденном перечне категорий должностей, с которыми ДоПМО должен быть заключен в обязательном порядке.

В этом случае работники несут ограниченную материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше их среднего месячного заработка – за порчу или уничтожение по небрежности:

• материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе – при их изготовлении;
• инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных работнику.

Также имейте в виду, что закон предусматривает разные виды материальной ответственности в зависимости от того, по неосторожности или умышленно был причинен ущерб:

1) если – умышленно, работник несет полную материальную ответственность ;

2) если – по неосторожности, работник несет ограниченную материальную ответственность в размере не свыше своего среднего месячного заработка .

 

Ошибка №5. Нарушили порядок действий работодателя при возникновении ущерба и привлечении работника к его возмещению.

Независимо от того, к какому виду материальной ответственности работодатель намерен привлечь работника, – полной или ограниченной, он должен действовать в следующем порядке:

1) установить факт причинения ущерба (акт, докладная записка и т.д.);

2) создать комиссию по расследованию факта причинения ущерба (приказ о создании комиссии);

3) установить обстоятельства и причины возникновения ущерба, вину работника (объяснительные записки, акты и т.д.);

4) установить размер ущерба (справки из бухгалтерии);

5) принять меры к удержанию суммы ущерба (предложения о возмещении ущерба; распоряжение об удержании; иск в суд).

 

Ошибка №6. Нет доказательств, что работодатель потребовал объяснения работника о причинении ущерба.

Работник был уволен в августе, а в декабре в ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Работодатель счел виновным данного работника и подал на него в суд.

Суд первой инстанции отказал работодателю в привлечении работника к материальной ответственности по следующим причинам:

1) не подтвержден факт истребования у него объяснений;

2) нарушены правила проведения инвентаризации (ее не провели при смене материально ответственного работника) ;

3) работодатель не установил причину возникновения ущерба.

В ст. 204 и ст. 207 действующего ТК (ст. 344 ТК в новой редакции) сделан акцент на важную обязанность работодателя: до издания распоряжения об удержании из заработной платы от работника нужно затребовать письменное объяснение. Это свидетельствует о том, что работодатель провел внутреннее служебное расследование.

Запрашивать объяснения нужно письменно. Если работник отказывается давать объяснения, составьте акт об отказе дачи письменного объяснения.

 

Ошибка №7. Работодатель не учел другие способы возмещения ущерба, кроме принудительного.

В законодательстве предусмотрены добровольный и принудительный порядки возмещения ущерба:

1) работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично . Если ущерб возмещается работником в денежной форме, работодатель обязан принять его в любом размере. По соглашению работника и работодателя допускается возмещение вреда с рассрочкой платежа. Если работник прекратил трудовые отношения и уклоняется от возмещения вреда, непогашенная задолженность взыскивается на основании исполнительных надписей нотариальных органов;

2) удовлетворяя требование работодателя о возмещении вреда, суд в соответствии с обстоятельствами дела обязывает лицо, ответственное за причиненный вред, возместить вред в натуральном виде (предоставить вещь того же рода и качества, исправить поврежденную вещь и т.п.) или возместить причиненные убытки . Вред, причиненный неправомерными действиями (бездействием) личности или имуществу юридического лица, подлежит возмещению лицом, причинившим вред, в полном объеме, включая упущенную выгоду в обязательном порядке.

 

Ошибка №8. Заключили обязательный договор о полной материальной ответственности с бухгалтером.

Порядок заключения договора о материальной ответственности бухгалтера зависит от специфики его работы. Для бухгалтера не обязателен договор о полной материальной ответственности, а вот с кассиром его нужно заключить обязательно, он в полном объеме несет ответственность за обслуживаемые денежные средства и иные ценности.

Если у вас – малый бизнес, в котором главбух совмещает должность кассира, руководитель компании должен издать приказ, которым наделить главного бухгалтера полномочиями кассира. К трудовому договору главбуха заключается дополнительное соглашение о совмещении должностей. А договор о полной материальной ответственности составляется именно в отношении обязанностей кассира. Тогда работник будет нести полную материальную ответственность за денежные средства (как кассир) и ограниченную – за остальные участки работы (в качестве главного бухгалтера).

 

Ошибка №9. Заключили договор о полной материальной ответственности с работником по ГПД.

Физическое лицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера, не несет материальной ответственности. Если же она на него возлагается, это явно указывает на то, что он – сотрудник компании. Так как материальная ответственность применяется только в рамках трудовых отношений, включение такого условия в ГПД может стать поводом для переквалификации договора.

Отношения могут быть признаны трудовыми, если заказчик попытается взыскать деньги за причиненный ущерб через суд, апеллируя к условию о полной материальной ответственности, прописанному в ГПД.