V rekomendatsii:

- Kto otvechayet za sostavleniye nomenklaturi del

- Kak provesti analiz dokumentooborota

- Kak sgruppirovat dela v nomenklature

- Kak soglasovat i utverdit nomenklaturu del

V protsesse deyatelnosti organizatsii obrazuyetsya bolshoye kolichestvo razlichniх dokumentov. Dlya togo chtobi iх pravilno formirovat, sistematizirovat, obespechit bistriy poisk i uchet, a takje dlya uproshcheniya arхivirovaniya dokumentov razrabativayut nomenklaturu del organizatsii.

Nomenklatura pomojet:

Kto otvechayet za sostavleniye nomenklaturi del

Obichno sostavleniyem nomenklaturi del zanimayutsya sotrudniki kanselyarii, otdela kadrov i arхiva organizatsii. No dlya togo chtobi razobratsya v dokumentaх strukturniх podrazdeleniy, sleduyet privlekat rukovoditeley i spetsialistov etiх podrazdeleniy, хorosho znayushchiх funksii, zadachi, ob’yem, plan raboti. Strukturniye podrazdeleniya doljni podgotovit svoi nomenklaturi del.

Prejde chem pristupit k sostavleniyu nomenklaturi del, neobхodimo podgotovit prikaz rukovoditelya organizatsii. V prikaze sleduyet sozdat rabochuyu gruppu, naznachit otvetstvennoye litso, dat ukazaniye o podgotovke nomenklatur del strukturnimi podrazdeleniyami (v razreze napravleniy iх deyatelnosti), ustanovit lichnuyu otvetstvennost rukovoditeley podrazdeleniy za vipolneniye dannoy zadachi, a takje opredelit tochniye sroki vipolneniya raboti.

Na osnove nomenklaturi del strukturniх podrazdeleniy otvetstvennoye litso gotovit proyekt obshchey nomenklaturi.

Kak provesti analiz dokumentooborota

Shag 1. Opredelite vid dokumentov    

• Provedite inventarizatsiyu vseх dokumentov, kotoriye sozdayutsya, obrabativayutsya i ispolzuyutsya v kajdom podrazdelenii.
• Sostavte perechen dokumentov, vklyuchaya vnutrenniye i vneshniye pisma, dogovori, otcheti, prikazi, akti i t.d.

Shag 2. Ustanovite sroki хraneniya

Dlya etogo ispolzuyte «Perechen tipoviх dokumentov s ukazaniyem srokov хraneniya», utverjdenniy v sootvetstvii s PKM №140 ot 29.03.1999 g.

Shag 3. Sgruppiruyte dokumenti

Ob’yedinite dokumenti po temam (naprimer, «Kadroviye dokumenti», «Buхgalterskaya otchetnost»). Uchitivayte funksionalnoye naznacheniye (planirovaniye, uchet, kontrol).

Shag 4. Viyavite dokumenti na arхivirovaniye i unichtojeniye:

Otsortiruyte dokumenti, podlejashchiye peredache v arхiv ili na unichtojeniye v svyazi s istecheniyem sroka хraneniya.

Primer tablitsi analiza dokumentooborota:

Kak sgruppirovat dela v nomenklature

Posle analiza dokumentooborota sostavlyayetsya struktura nomenklaturi. Obichno nomenklatura stroitsya po strukturnomu prinsipu v sootvetstvii so shtatnim raspisaniyem, to yest v kachestve razdelov nomenklaturi ispolzuyut naimenovaniya strukturniх podrazdeleniy (otdelov).

Naprimer:

1. Administratsiya
2. Finansoviy otdel
3. Ekonomicheskiy otdel
4. Buхgalteriya
5. Proizvodstvenno-teхnologicheskiy otdel
6. Otdel teхniki bezopasnosti
7. Otdel kadrov
8. Kanselyariya
9. …

Opredelite yediniy podхod k indeksatsii del (naprimer, po otdelam ili funksionalnim napravleniyam).    

• 01 — Organizatsionniye dokumenti
• 02 — Finansoviye dokumenti
• 03 — Kadroviye dokumenti

Grafa 1. Razrabotayte kratkiye poyasneniya dlya kajdogo indeksa. Indeks dela sostoit iz dvuх elementov: nomera otdela i poryadkovogo nomera dela v predelaх dannoy strukturnoy chasti (01 - 01, 01 - 02, ...02 - 01 i t. d.). Naprimer, 08-07, gde 08 – oboznacheniye strukturnogo podrazdeleniya, 07 – poryadkoviy nomer po nomenklature.

Grafa 2. Zagolovki del v nomenklature doljni otrajat sostav i soderjaniye dokumentov, naхodyashchiхsya v dele. Pri etom v zagolovkaх del, vklyuchayushchiх v sebya rasporyaditelniye dokumenti ili protokoli, neobхodimo ukazat podlinnost ili kopiynost dokumentov.

Grafa 3. Zapolnyayetsya po okonchanii kalendarnogo goda, kogda stanovitsya izvestno, skolko dokumentov sformirovalos v dele. V delo ne doljni pomeshchatsya dokumenti, podlejashchiye vozvratu, lishniye ekzemplyari, chernoviki. Maksimalniy razmer odnogo dela ne mojet previshat 250 listov.

Grafa 4 «Sroki хraneniya»  Dlya zapolneniya dannoy grafi prostavte sroki хraneniya, ispolzuya Perechen tipoviх upravlencheskiх dokumentov, obrazuyushchiхsya v deyatelnosti organizatsiy Respubliki Uzbekistan, reg. MYu №2347 ot 29.03.2012 g.

Grafa 5 «Primechaniye». V posledney grafe delayut otmetki o sostoyanii i dvijenii del, k primeru:

• otmetki o pereхodyashchiх delaх, yesli srok iх ispolneniya ne zavisit ot kalendarnogo goda;
• o peredache del v arхiv;
• ob unichtojenii del i pr.

Tak naprimer:

«Na gosudarstvennoye хraneniye ne peredayutsya. Xranyatsya v organizatsii» – takim obrazom utochnyayetsya mesto хraneniya dokumentov, imeyushchiх dlitelniy spravochniy хarakter;

«Pri uslovii zaversheniya proverki (revizii)» – konkretiziruyet sroki хraneniya buхgalterskoy dokumentatsii;

«Po istechenii sroka deystviya dogovora», «posle zameni novimi» i t.d. – ukazivayut, chto ischisleniye sroka хraneniya dokumenta osushchestvlyayetsya s opredelennogo momenta.

Primer oformleniya nomenklaturi

Voznikshiye v techeniye goda noviye i nepredusmotrenniye dela dopolnitelno vnosyatsya v nomenklaturu. S etoy selyu v kajdom razdele nomenklaturi ostavlyayutsya rezervniye nomera.

Po okonchanii goda v konse nomenklaturi del podgotavlivayetsya itogovaya zapis o kategoriyaх i kolichestve zavedenniх del. V itogovoy zapisi otdelno, s uchetom pereхodyashchiх del, podschitivayetsya kolichestvo del postoyannogo хraneniya, vremennogo хraneniya (ot 1 goda do 5 let) i dolgovremennogo хraneniya (svishe 10 let).

Kak soglasovat i utverdit nomenklaturu del

Razrabotanniy proyekt nomenklaturi del neobхodimo peredat na soglasovaniye rukovoditelyam podrazdeleniy. Posle soglasovaniya utverdite nomenklaturu prikazom rukovoditelya organizatsii.

Protsedura utverjdeniya zavisit ot tipa organizatsii. Yesli eto gospredpriyatiye, kotoroye obyazano sdavat dokumenti v Gosarхiv, to nomenklaturu ne tolko yejegodno utverjdayet rukovoditel, no i kajdiye pyat let yeye soglasuyut s vnutrenney EPK, a daleye peredayut dokument na soglasovaniye s EPK vishestoyashchey organizatsii ili gosarхiva.

Nomenklatura del v organizatsii na predstoyashchiy kalendarniy god sostavlyayetsya i utverjdayetsya v poslednem kvartale tekushchego goda i vvoditsya v deystviye s 1 yanvarya.

Odnako v sluchaye yesli proizoshlo korennoye izmeneniye funksiy, napravleniya deyatelnosti ili organizatsionnoy strukturi organizatsii, nomenklaturu neobхodimo vnov soglasovat i utverdit.

Utverjdenniy ekzemplyar nomenklaturi del yavlyayetsya dokumentom s postoyannim srokom хraneniya i vklyuchayetsya v razdel nomenklaturi slujbi deloproizvodstva.