Пригодится каждому кадровику в сентябре:
Как рассчитать отпуска, если кадровая документация утеряна
«Новый кадровик принял кадровую документацию не в полном объеме. Организация существует с 2013 года, кадровые приказы переданы только за последние 3 года. Штат – 150 человек. Карточки Ф.Т-2 не ведутся».
Как в такой ситуации определить работникам количество ранее не использованных отпусков за длительное время, чтобы правильно оформить и предоставить текущие отпуска или размер денежной компенсации при увольнении, подсказала эксперт «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:
– Решить эту проблему будет нелегко, но нужно. Данная ситуация еще раз доказывает, насколько важно вести в каждой организации карточки Ф.Т-2, где предусмотрен раздел по предоставлению отпусков. Официально этот документ называется личный листок формы Т-2 .
Кадровику, в первую очередь, придется заполнить карточку Ф.Т-2 на каждого работника. Для этого понадобятся:
- трудовые книжки работников, чтобы определить по записям дату приема на работу каждого работника, занимаемые должности;
- трудовые договоры работников, по которым можно определить общий размер ежегодного трудового отпуска (минимальный + дополнительный);
- личные дела работников – помогут уточнить необходимые детали, которые необходимо внести в Ф.Т-2 (реквизиты работника, данные об образовании, повышения квалификации, составе семьи, сведения о занимаемых должностях и т.д.);
- все кадровые приказы, какие есть. Постарайтесь выяснить, где находятся приказы прошлых лет. Возможно, в организации есть свой архив. Если документы сданы на хранение в государственные архивы, – обратитесь туда, чтобы получить допуск к книгам приказов организации, если невозможно будет без них установить рабочие периоды и данные об использовании отпусков – трудовых и без сохранения заработной платы;
- табели учета рабочего времени за все годы, по которым возможно определить общее количество использованных дней отпусков;
- бухгалтерия также может помочь в данном вопросе, предоставив данные по количеству оплаченных использованных дней трудовых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы.
С чего начать
1. Чтобы создать карточки Ф.Т-2 на каждого действующего работника в электронном виде, сформируйте ее шаблон в Excel (образец ниже). И желательно далее оформлять на всех работников Т-2, в т.ч. в бумажном виде. Ведение карточек в бумажном виде предусмотрено п. 2.3. Инструкции №402.
2. Каждому работнику в алфавитном порядке определите отдельную страницу в этом документе.
3. Заполните на каждого работника все известные графы в карточке по данным паспорта, трудовой книжки и личного дела.
Труднее всего будет заполнить раздел «Отпуска»:
Вид отпуска |
Период работы |
Количество дней |
Итого дней отпуска |
Дата |
Основание |
||||
основного |
дополнит. |
начала |
окончания |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
Попробуем заполнить строки положенных отпусков работнику, принятому в организацию с 01.11.2013 года:
Вид отпуска |
Период работы |
Количество дней |
Итого дней отпуска |
Дата |
Основание |
||||
основного |
дополнит. |
начала |
окончания |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
||
трудовой |
01.11.2013–31.10.2014 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2014–31.10.2015 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2015–31.10.2016 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2016–31.10.2017 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2017–31.10.2018 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2018–31.10.2019 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2019–31.10.2020 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2020–31.10.2021 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2021–31.10.2022 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
Теперь можно посчитать, сколько всего дней трудового отпуска полагается работнику с момента начала трудовой деятельности (с 01.11.2013 г.) по текущий период (по 31.10.2022 г.). Как видим, получилось всего 162 рабочих дня (18 дней х 9 периодов). Такая картина получится, если утвержденное количество дней отпуска не менялось. Это можно определить по дополнительным соглашениям к трудовым договорам и, соответственно, – правильно заполнить данные.
По данным бухгалтерии и табелям можно определить, сколько фактически использовано и оплачено дней отпуска, и вычесть из их из общего количества. Таким образом, можно узнать, сколько дней отпуска работник недополучил, и далее уже предоставлять работнику оставшиеся неиспользованные дни отпуска.
Например, по данным бухгалтерии, видно, что работник использовал 108 рабочих дней отпуска. По табелям видны даты использования отпусков – целиком или частями.
Бухгалтерские данные помогут узнать количество отпусков, периоды же можно определить приблизительно.
Вид отпуска |
Период работы |
Количество дней |
Итого дней отпуска |
Дата |
Основание |
||||
основного |
дополнит. |
начала |
окончания |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
||
трудовой |
01.11.2013–31.10.2014 |
15 |
3 |
18 |
01.04.2014 |
21.04.2014 |
|
||
трудовой |
01.11.2014–31.10.2015 |
15 |
3 |
18 |
07.07.2015 |
27.07.2015 |
|
||
трудовой |
01.11.2015–31.10.2016 |
15 |
3 |
18 |
..... |
..... |
|
||
трудовой |
01.11.2016–31.10.2017 |
15 |
3 |
18 |
..... |
..... |
|
||
трудовой |
01.11.2017–31.10.2018 |
15 |
3 |
18 |
..... |
..... |
|
||
трудовой |
01.11.2018–31.10.2019 |
15 |
3 |
18 |
..... |
..... |
|
||
трудовой |
01.11.2019–31.10.2020 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2020–31.10.2021 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
01.11.2021–31.10.2022 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
Теперь можем определить, что на текущий момент работник имеет право использовать отпуск в количестве 54 рабочих дней.
У нас остается незаполненным последний столбец – «Основание». Сюда внесите номера и даты приказов о предоставлении отпусков.
4. Останется самая кропотливая работа – полистная проверка всех приказов с 2013 года. Приказы покажут нам:
- даты предоставления отпусков, целиком они предоставлялись или частями. Это нужно отметить в карточке согласно приказам;
- случаи отзывов из отпусков – отмечаются в карточках под строками о предоставлении отпуска, выводятся остатки;
- отпуска без сохранения заработной платы, длительность которых влияет на рабочие периоды. Это тоже отображается в карточке, что позволяет не только изменить рабочий период, но и определить норму предоставления отпусков без сохранения заработной платы (не более 3 месяцев в 12-месячном периоде ;
- случаи выплаты денежных компенсаций работнику по его просьбе .
Теперь, после выверки всех приказов, вырисовывается четкая картина по использованию отпусков:
Вид отпуска |
Период работы |
Количество дней |
Итого дней отпуска |
Дата |
Основание |
||||
основного |
дополнит. |
начала |
окончания |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
||
трудовой |
01.11.2013–31.10.2014 |
15 |
3 |
18 |
01.04.2014 |
21.04.2014 |
Приказ №____ от |
||
трудовой |
01.11.2014–31.10.2015 |
15 |
3 |
18 |
07.07.2015 |
27.07.2015 |
Приказ №____ от |
||
отозван |
факт. использован |
16 |
07.07.2015 |
25.07.2015 |
Приказ №____ от |
||||
доп. использовал после отзыва |
|
|
2 |
05.12.2015 |
06.12.2015 |
Приказ №____ от |
|||
трудовой |
01.11.2015–31.10.2016 |
15 |
3 |
18 |
..... |
..... |
Приказ №____ от |
||
трудовой |
01.11.2016–31.10.2017 |
15 |
3 |
18 |
..... |
..... |
Приказ №____ от |
||
трудовой |
01.11.2017–31.10.2018 |
15 |
3 |
6 |
..... |
..... |
Приказ №____ от |
||
12 |
..... |
..... |
Приказ №____ от |
||||||
трудовой |
01.11.2018–31.10.2019 |
15 |
3 |
18 |
..... |
..... |
Приказ №____ от |
||
без сохр. |
(период сдвигается на 13 дней (27 – 14)) |
|
|
27 |
..... |
..... |
Приказ №____ от |
||
трудовой (новый период) |
13.11.2019–12.11.2020 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
13.11.2020–12.11.2021 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|
||
трудовой |
13.11.2021–12.11.2022 |
15 |
3 |
18 |
|
|
|