Как рассчитать отпуска, если кадровая документация утеряна

«Новый кадровик принял кадровую документацию не в полном объеме. Организация существует с 2013 года, кадровые приказы переданы только за последние 3 года. Штат – 150 человек. Карточки Ф.Т-2 не ведутся».

Как в такой ситуации определить работникам количество ранее не использованных отпусков за длительное время, чтобы правильно оформить и предоставить текущие отпуска или размер денежной компенсации при увольнении, подсказала эксперт «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:

 

– Решить эту проблему будет нелегко, но нужно. Данная ситуация еще раз доказывает, насколько важно вести в каждой организации карточки Ф.Т-2, где предусмотрен раздел по предоставлению отпусков. Официально этот документ называется личный листок формы Т-2 .

Кадровику, в первую очередь, придется заполнить карточку Ф.Т-2 на каждого работника. Для этого понадобятся:

• трудовые книжки работников, чтобы определить по записям дату приема на работу каждого работника, занимаемые должности;
• трудовые договоры работников, по которым можно определить общий размер ежегодного трудового отпуска (минимальный + дополнительный);
• личные дела работников – помогут уточнить необходимые детали, которые необходимо внести в Ф.Т-2 (реквизиты работника, данные об образовании, повышения квалификации, составе семьи, сведения о занимаемых должностях и т.д.);
• все кадровые приказы, какие есть. Постарайтесь выяснить, где находятся приказы прошлых лет. Возможно, в организации есть свой архив. Если документы сданы на хранение в государственные архивы, – обратитесь туда, чтобы получить допуск к книгам приказов организации, если невозможно будет без них установить рабочие периоды и данные об использовании отпусков – трудовых и без сохранения заработной платы;
• табели учета рабочего времени за все годы, по которым возможно определить общее количество использованных дней отпусков;
• бухгалтерия также может помочь в данном вопросе, предоставив данные по количеству оплаченных использованных дней трудовых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы.

 

С чего начать

1. Чтобы создать карточки Ф.Т-2 на каждого действующего работника в электронном виде, сформируйте ее шаблон в Excel (образец ниже). И желательно далее оформлять на всех работников Т-2, в т.ч. в бумажном виде. Ведение карточек в бумажном виде предусмотрено п. 2.3. Инструкции №402.

2. Каждому работнику в алфавитном порядке определите отдельную страницу в этом документе.

3. Заполните на каждого работника все известные графы в карточке по данным паспорта, трудовой книжки и личного дела.

Труднее всего будет заполнить раздел «Отпуска»:

Вид отпуска		Период работы	Количество дней		Итого дней отпуска	Дата		Основание
			основного	дополнит.		начала	окончания
1		2	3	4	5	6	7	8

 

Попробуем заполнить строки положенных отпусков работнику, принятому в организацию с 01.11.2013 года:

Вид отпуска		Период работы	Количество дней		Итого дней отпуска	Дата		Основание
			основного	дополнит.		начала	окончания
1		2	3	4	5	6	7	8
трудовой		01.11.2013–31.10.2014	15	3	18
трудовой		01.11.2014–31.10.2015	15	3	18
трудовой		01.11.2015–31.10.2016	15	3	18
трудовой		01.11.2016–31.10.2017	15	3	18
трудовой		01.11.2017–31.10.2018	15	3	18
трудовой		01.11.2018–31.10.2019	15	3	18
трудовой		01.11.2019–31.10.2020	15	3	18
трудовой		01.11.2020–31.10.2021	15	3	18
трудовой		01.11.2021–31.10.2022	15	3	18

 

Теперь можно посчитать, сколько всего дней трудового отпуска полагается работнику с момента начала трудовой деятельности (с 01.11.2013 г.) по текущий период (по 31.10.2022 г.). Как видим, получилось всего 162 рабочих дня (18 дней х 9 периодов). Такая картина получится, если утвержденное количество дней отпуска не менялось. Это можно определить по дополнительным соглашениям к трудовым договорам и, соответственно, – правильно заполнить данные.

По данным бухгалтерии и табелям можно определить, сколько фактически использовано и оплачено дней отпуска, и вычесть из их из общего количества. Таким образом, можно узнать, сколько дней отпуска работник недополучил, и далее уже предоставлять работнику оставшиеся неиспользованные дни отпуска.

Например, по данным бухгалтерии, видно, что работник использовал 108 рабочих дней отпуска. По табелям видны даты использования отпусков – целиком или частями.

Бухгалтерские данные помогут узнать количество отпусков, периоды же можно определить приблизительно.

Вид отпуска		Период работы	Количество дней		Итого дней отпуска	Дата		Основание
			основного	дополнит.		начала	окончания
1		2	3	4	5	6	7	8
трудовой		01.11.2013–31.10.2014	15	3	18	01.04.2014	21.04.2014
трудовой		01.11.2014–31.10.2015	15	3	18	07.07.2015	27.07.2015
трудовой		01.11.2015–31.10.2016	15	3	18	.....	.....
трудовой		01.11.2016–31.10.2017	15	3	18	.....	.....
трудовой		01.11.2017–31.10.2018	15	3	18	.....	.....
трудовой		01.11.2018–31.10.2019	15	3	18	.....	.....
трудовой		01.11.2019–31.10.2020	15	3	18
трудовой		01.11.2020–31.10.2021	15	3	18
трудовой		01.11.2021–31.10.2022	15	3	18

 

Теперь можем определить, что на текущий момент работник имеет право использовать отпуск в количестве 54 рабочих дней.

У нас остается незаполненным последний столбец – «Основание». Сюда внесите номера и даты приказов о предоставлении отпусков.

4. Останется самая кропотливая работа – полистная проверка всех приказов с 2013 года. Приказы покажут нам:

• даты предоставления отпусков, целиком они предоставлялись или частями. Это нужно отметить в карточке согласно приказам;
• случаи отзывов из отпусков – отмечаются в карточках под строками о предоставлении отпуска, выводятся остатки;
• отпуска без сохранения заработной платы, длительность которых влияет на рабочие периоды. Это тоже отображается в карточке, что позволяет не только изменить рабочий период, но и определить норму предоставления отпусков без сохранения заработной платы (не более 3 месяцев в 12-месячном периоде ;
• случаи выплаты денежных компенсаций работнику по его просьбе .

Теперь, после выверки всех приказов, вырисовывается четкая картина по использованию отпусков:

Вид отпуска		Период работы	Количество дней		Итого дней отпуска	Дата		Основание
			основного	дополнит.		начала	окончания
1		2	3	4	5	6	7	8
трудовой		01.11.2013–31.10.2014	15	3	18	01.04.2014	21.04.2014	Приказ №____ от
трудовой		01.11.2014–31.10.2015	15	3	18	07.07.2015	27.07.2015	Приказ №____ от
отозван			факт. использован		16	07.07.2015	25.07.2015	Приказ №____ от
доп. использовал после отзыва					2	05.12.2015	06.12.2015	Приказ №____ от
трудовой		01.11.2015–31.10.2016	15	3	18	.....	.....	Приказ №____ от
трудовой		01.11.2016–31.10.2017	15	3	18	.....	.....	Приказ №____ от
трудовой		01.11.2017–31.10.2018	15	3	6	.....	.....	Приказ №____ от
					12	.....	.....	Приказ №____ от
трудовой		01.11.2018–31.10.2019	15	3	18	.....	.....	Приказ №____ от
без сохр.		(период сдвигается на 13 дней (27 – 14))			27	.....	.....	Приказ №____ от
трудовой (новый период)		13.11.2019–12.11.2020	15	3	18
трудовой		13.11.2020–12.11.2021	15	3	18
трудовой		13.11.2021–12.11.2022	15	3	18