Положение о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан (Приложение N 2 к Постановлению КМ РУз от 05.04.2012 г. N 101)
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Постановлению КМ РУз
от 05.04.2012 г. N 101
ПОЛОЖЕНИЕ
о Государственном каталоге
Национального архивного фонда
Республики Узбекистан
1. Настоящее Положение о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее - Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан "Об архивном деле" и определяет единый порядок ведения централизованного государственного учета архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее - НАФ).
2. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия:
Государственный каталог Национального архивного фонда - учетный документ, содержащий основные сведения об объеме и составе архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан;
карточка фонда - карточка, содержащая сведения о количестве, составе, месте хранения архивных документов и предназначенная для учета фондов и общего количества единиц хранения в территориальных управлениях по архивному делу и национальных архивов Узбекистана;
единица хранения - обособленная группа документов (отдельный документ), учитываемая в архиве под самостоятельным номером (дело, проект, альбом, фотодокумент, рулон кинопленки, микрофильм и т.п.);
фондовый каталог - каталог, состоящий из карточек фондов и предназначенный для централизованного учета сведений об объеме и составе архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ;
источники комплектования архива - юридические и физические лица (фондообразователи), систематически пополняющие архивы профильными для них документами, имеющими историческое, политическое, экономическое, научное, социальное, культурное и другое архивное значение.
III. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ГОСУДАРСТВЕННОГО
КАТАЛОГА НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА
РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
3. Государственный каталог Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее - Государственный каталог) является централизованным государственным учетом архивных фондов, архивных документов, включенных в состав НАФ и находящихся на ответственном хранении в государственных и негосударственных архивах (далее - архивы), а также в ведомственных архивах.
4. Государственный каталог ведется для:
систематического и централизованного учета, контроля состава и объема архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, их пополнения, движения и передачи на постоянное хранение в архивы;
систематического формирования единой базы данных по составу и объему архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, по их изменению, а также местам их хранения.
IV. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО
КАТАЛОГА НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО
ФОНДА РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
5. Ведение Государственного каталога возлагается на Агентство "Узархив" Республики Узбекистан (далее - Агентство "Узархив").
6. Включение архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, в Государственный каталог осуществляется на основании ежегодно представляемых в Агентство "Узархив" сведений о составе, объеме соответствующих архивных фондов и об их изменениях (далее - сведения) по форме согласно приложению N 1.
7. Сведения в Агентство "Узархив" представляют:
национальные архивы Узбекистана;
территориальные управления по архивному делу Агентства "Узархив";
министерства и ведомства, отраслевые государственные фонды и организации, осуществляющие постоянное хранение документов НАФ.
Сведения представляются в Агентство "Узархив" ежегодно не позднее 15 января по состоянию на 1 января календарного года.
Территориальные управления по архивному делу представляют в Агентство "Узархив" сводные сведения по архивным фондам, архивные документы которых включены в состав НАФ, хранящиеся в архивах и ведомственных архивах в соответствующем регионе.
Архивы ежегодно не позднее 5 января должны представлять соответствующему территориальному управлению по архивному делу, по состоянию на 1 января календарного года, сведения по их архивным фондам, а также по архивным фондам ведомственных архивов, являющихся источниками комплектования данного архива, осуществляющих временное хранение документов, включенных в состав НАФ, по форме согласно приложению N 1.
Организации и негосударственные архивы, являющиеся основными источниками накопления, представляют в архивы раз в два года не позднее 5 января через информационную систему агентства "Узархив" сведения о хранящихся у них архивных документах по состоянию на 1 января.
8. Руководитель организации, представившей сведения, несет ответственность за их достоверность.
9. Государственный каталог ведется ответственным лицом, назначаемым директором Агентства "Узархив" (далее - ответственное лицо).
10. Ответственное лицо проверяет качество и достоверность представленных сведений: наименование, переименование, подчиненность, хронологические рамки деятельности организации - фондообразователя, объем единиц хранения и состав документов сверкой этих сведений с данными предыдущих лет.
При обнаружении недостоверных сведений ответственное лицо информирует об этом исполнителя, который обязан в двухнедельный срок устранить выявленные недостатки.
11. Сведения после проверки ответственным лицом вносятся в Государственный каталог с подведением итога по соответствующим графам.
12. В целях обеспечения информативности в Государственный каталог вводятся следующие разделы и подразделы:
Раздел I - Государственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан;
подразделы:
1.1. Государственные архивы;
1.2. Организации, которым дано право постоянного хранения документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан;
1.3. Источники комплектования государственных архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в государственную часть НАФ.
Раздел II - Негосударственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан;
подразделы:
2.1. Государственные архивы;
2.2. Негосударственные архивы;
2.3. Источники комплектования архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в негосударственную часть НАФ;
2.4. Личные архивные документы физических лиц, включенные в негосударственную часть НАФ.
13. Государственный каталог ведется по формам согласно приложениям NN 2 и 3 к настоящему Положению.
Для присвоения индекса архивам в Агентстве "Узархив" ведется Реестр государственных и негосударственных архивов (далее - реестр), который уточняется ежегодно к 1 января календарного года и переутверждается директором Агентства "Узархив" каждые 5 лет. Основанием для включения архива в реестр является наличие соответствующих учредительных документов данного архива.
Номер индекса архива в Государственном каталоге должен соответствовать номеру по порядку данного архива в реестре и указывается по схеме:
Г-[N реестра] - для государственных архивов;
Н-[N реестра] - для негосударственных архивов.
В графе 1 подразделов 1.3, 2.3, 2.4 указывается индекс архива, соответствующего источнику комплектования.
В графе 3 указывается номер архивного фонда, который присвоен данному архивному фонду в архиве.
14. В случае образования в течение календарного года новых архивных фондов в месячный срок после их формирования архивы должны представить в Агентство "Узархив" карточки фондов по форме согласно приложению N 4.
Представленные карточки фондов проверяются ответственным лицом и после подтверждения полноты и достоверности сведений вливаются в фондовый каталог. Не допускается вливание в фондовый каталог карточек фондов с неполной и неточной информацией.
ИЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО КАТАЛОГА НАЦИОНАЛЬНОГО
АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
15. Исключение архивных фондов из Государственного каталога производится в случаях:
объединения фондов;
безвозвратной утраты или разрушения архивных фондов вследствие чрезвычайных обстоятельств.
16. Исключение архивных фондов из Государственного каталога осуществляется Агентством "Узархив" в соответствии с решениями об исключении архивных фондов из государственного каталога экспертно-проверочной комиссии территориального управления архивного дела или экспертно-проверочной методической комиссии Национального архива Узбекистана после утверждения указанных решений Центральной экспертно-проверочной комиссией Агентства "Узархив".
Информация о выбытии архивных фондов включается в Сведения о составе, объеме фондов и об их изменениях на 1 января последующего года. На основании этих сведений архивные фонды исключаются из Государственного каталога.
17. Государственный каталог ведется в электронном виде, с обеспечением необходимых мер защиты и безопасности информационных данных, и после внесения изменений ежегодно к концу года распечатывается в бумажном виде, переплетается, прошнуровывается, опечатывается и хранится в Агентстве "Узархив".
18. Ежегодно ответственным лицом проводится анализ и составляется аналитическая справка о состоянии учета архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ.
к Положению
_______________________________________
(название архива или ведомственного архива)
СВЕДЕНИЯ
о составе, объеме фондов и об их изменениях
на 01.01 … г.
N п/п |
Номер фонда |
Название фонда |
Поступило |
Выбыло |
Общее количество ед. хр. в фонде на 01.01 … г.
|
Имею- щих страхо- вые копии ед. хр. |
Приме- чание |
|||
название описи, аннотация документов
|
годы |
название описи, аннотация документов |
годы |
внесенных в описи ед. хр. |
неописан- ных ед. хр. (докумен- тов) |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
||||||||||
|
Итого: за 20___ г. поступило _____ фондов _____ ед. хр. _____ (документов) листов
выбыло _____ фондов _____ ед. хр. _____ (документов) листов
созданы страховые копии на _____ ед. хр.
На 01.01.20_____ г. в архиве по списку фондов числится с N _____ по N _____ номеров фондов,
в том числе: номеров, числящихся в наличии _____ фондов _____ ед. хр. _____ (документов) листов
номеров фондов, переданных и объединенных _____ фондов
утраченных _____ фондов
свободных номеров _____
____________________ ____________________ ____________________
(руководитель) (подпись) (расшифровка подписи)
"___" _____________ 20___ г.
Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01…..г.
к Положению
АГЕНТСТВО "УЗАРХИВ" РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КАТАЛОГ
НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА
РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
Начато: "___" __________ 20___ г. |
Окончено: "___" ___________ 20___ г. Срок хранения: Постоянно На _______ листах |
Форма титульного листа Государственного каталога
Национального архивного фонда Республики Узбекистан
Формат А 4 (210 х 297)
ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
к Положению
Индекс архива |
Номер по по- рядку |
Номер фонда |
Дата вклю- чения в Го- судар- ствен- ный ката- лог |
Общее коли- чество единиц учета |
Количество единиц учета (единиц хранения) постоянного хранения
|
Дата и осно- вание исклю- чения из Госу- дарст- венно- го ка- талога |
При- меча- ние |
||||||||
уп- рав- лен- ческ- ой |
лич- ного проис- хожде- ния и лич- ного соста- ва*
|
науч- ной |
тех- ни- чес- кой |
про- ект- ной |
ме- ди- цин- ской |
кино |
фото |
фоно |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
Раздел I. Государственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан
|
|||||||||||||||
1.1. Государственные архивы
|
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
1.2. Организации, наделенные правом постоянного хранения документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан
|
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
1.3. Источники комплектования государственных архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в государственную часть НАФ
|
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
Итого:
|
|||||||||||||||
Раздел II. Негосударственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан
|
|||||||||||||||
2.1. Государственные архивы
|
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
2.2. Негосударственные архивы
|
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
2.3. Источники комплектования архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в негосударственную часть НАФ
|
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
2.4. Личные архивные документы физических лиц, включенные в негосударственную часть НАФ
|
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||
Итого:
|
|||||||||||||||
Всего:
|
*) В каждом конкретном случае указывается количество личного состава - л/с, личного происхождения - л/п.
к Положению
КАРТОЧКА ФОНДА
Дата первого поступ- ления фонда |
Дата получения карточки в фондовый каталог |
Архив- ный орган |
Место хранения фонда (название государст- венного архива и его адрес)
|
N фонда |
|||
___________________ Форма собственности
|
|||||||
____________________ Срок хранения (только для негосударственного архивного фонда)
|
|||||||
Крайние даты каждого названия фонда
|
НАЗВАНИЕ ФОНДА |
||||||
|
|||||||
|
|||||||
Объем фонда на 1 января |
Годы |
Количество ед. хр. документов
|
|||||
В т.ч. неописанных ед. хр. (документов) листов
|
|||||||
Имеющих страховые копии ед. хр.
|
|||||||
|
|||||||
|
Форма карточки фонда (лицевая сторона)
Формат А4 (148 х 210)
Название описи, аннотация документов
|
Начальные годы |
Конечные годы |
Название описи, аннотация документов |
Начальные годы |
Конечные годы |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|||||
|
|||||
|
Предыдущий номер фонда _______________________________________
Примечание: ___________________________________________________
_________________________ __________ _______________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи работника)
"___" __________ 20___ г.
Форма карточки фонда (оборотная сторона)
Формат А4 (148 х 210)
"Собрание законодательства Республики Узбекистан",
2012 г., N 15, ст. 168
"Собрание постановлений Правительства Республики Узбекистан",
2012 г., N 4, ст. 23