Что делать, если сотрудники постоянно отлучаются по личным делам

Очень распространенная ситуация: сотрудники занимаются личными делами в рабочее время. Некоторые этим откровенно злоупотребляют. В результате в течение месяца накапливается немалое количество неотработанного, но исправно оплаченного работодателем времени.

Как решить проблему, подсказала эксперт «Нормы» по кадровым вопросам Валерия ЛЯНДРЕС:

«В компании есть несколько сотрудников, которые в течение рабочего дня часто выходят на перекуры. При этом время для выполнения рабочих обязанностей существенно сокращается. Можно ли учитывать время перекуров и не оплачивать их? Как это правильно оформить?». 

«Работник не явился на службу, но по телефону предупредил о коммунальной аварии дома – прорыве труб отопления. На следующий день он принес акт от ТЧСЖ, подтверждающий произошедшее. Можно ли применить дисциплинарное взыскание за прогул целого дня, если проблема была решена в течение нескольких часов?».

  – Казалось бы, это две совершенно разные ситуации... Но чтобы правильно и объективно подойти к решению обеих, нужно иметь в организации локальные акты об учете рабочего времени.

Вы можете включить эти вопросы в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или утвердить отдельный локальный акт (например, внутренний Порядок учета рабочего времени).

Эти документы позволят правильно и справедливо решить проблемы, связанные с несоблюдением сотрудниками режима рабочего времени. В отдельных случаях – наказать работника дисциплинарно , в других – прекратить с работниками трудовые договоры за нарушение трудовой дисциплины .

Но для точного учета рабочего времени одних локальных актов недостаточно! Предусмотрите методы и средства, по которым учитывается время работы и время отсутствия на рабочем месте, чтобы можно было доказать нарушение или – наоборот – его отсутствие. Это могут быть электронные системы учета рабочего времени, турникеты и т.п. В крайнем случае, если организация очень маленькая, – бумажный журнал, в котором расписываются работники, выходя и возвращаясь.

Что предусмотреть в локальном акте

В каждой организации по-своему подходят к решению подобных проблем. Например, можно предусмотреть:

• допустимое количество часов отсутствия на работе по различным причинам и необходимый перечень оправдательных документов;
• допустимое время для отдыха и приема пищи, его оплату (или неоплату);
• время отдыха для работающих на компьютерах через определенные промежутки времени (чтобы сохранить зрение и здоровье);
• и т.п.

Также можно предусмотреть и допустимое время для курения в строго отведенном для этого месте. Но учитывать суммарно и точно время перекуров каждого курильщика можно, только если место для курения находится «снаружи». Т.е. сотрудник, чтобы туда попасть, должен пройти через турникет или расписаться в журнале.

В результате у вас будут на руках все основания, чтобы привлекать работников к дисциплинарной ответственности за нарушение режима рабочего времени.

Но – учитывайте не только время!

Рекомендуем каждый отдельный случай оценивать с разных сторон и с учетом человеческого фактора, конечно.

Работник-курильщик, например, может показывать высокую производительность, время перекуров не влияет на качество его работы. С другой стороны, некурящие работники порой за рабочий день теряют гораздо больше времени на хождение по коридорам, чаепития в рабочих кабинетах и личные разговоры, но учесть это практически невозможно, т.к. работник находится на рабочей территории (рабочем месте).

Возможно, работник, не вышедший на работу из-за коммунальной аварии, просто физически не смог приехать на работу после ее устранения. Акт от ТЧСЖ показал лишь время устранения аварии. А работнику необходимо было, по меньшей мере, убрать последствия, чтобы не затопить соседей, к примеру, привести себя в порядок и за определенное время добраться до работы. Может ли акт ТЧСЖ в этом случае быть объективным документом для наказания работника?

В данной ситуации можно просто не учесть работнику этот нерабочий день, оформив по его просьбе на 1 день отпуск без сохранения заработной платы  или, если есть возможность, как часть трудового отпуска . Либо – издать приказ о неоплате дня отсутствия на работе по уважительной причине – без применения дисциплинарного взыскания.

На практике иногда по просьбам курильщиков сокращается время их обеденного перерыва, часть от которого суммарно идет на учет «перекуров», или учитывается время, если он начал работать раньше или позже закончил работать.