Лайфхак для кадровика: как оптимизировать работу с Ф.Т-2

Учет отпусков работников кадровики ведут в личной карточке Ф.Т-2, как правило, – в бумажном виде. Это не особо удобно, – чем дольше работает на предприятии работник, тем больше шансов запутаться в бумажных записях. Вести Ф.Т-2 в электронном виде было бы удобнее, но в этом случае невозможно будет получать подписи работников, когда это нужно.

Как быть в такой ситуации, по просьбе kadrovik.uz разъяснила эксперт и руководитель кадровой службы «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:

– Вести личную карточку Ф.Т-2 в электронном виде целиком – не вполне соответствует требованиям Инструкции по ведению трудовых книжек. Во многих разделах необходима личная подпись работника, в электронной форме это сделать невозможно.

Но в части отпусков, думаю, вполне возможно учитывать их в электронной таблице, которая будет приложением к карточке Ф.Т-2. И только при прекращении трудового договора нужно распечатывать эту форму и хранить ее вместе с карточкой Ф.Т-2 в архиве.

Как создать электронное приложение к Ф.Т-2

1. Создаем многолистовой документ Excel.

2. На каждого работника заводим отдельный лист в этом документе (см. форму ниже).

3. Ведем в этом документе учет всех видов отпусков:

• трудовых – за все рабочие года (с возможностью отмечать предоставление части отпуска);
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных социальных отпусков (если положены). Например, – для работниц, имеющих 2 и более детей до 12 лет;
• отпусков по беременности и родам, по уходу за детьми и т.п.

4. Фиксируем:

• даты выхода из отпусков по беременности и родам;
• отпусков по уходу за детьми;
• предоставление дополнительных дней отдыха в связи с отзывом из отпуска.

5. Отмечаем, где выплатили компенсацию взамен отпусков.

6. Отмечаем все факты изменения продолжительности отпусков для нового их расчета и т.д.

Такую форму можно вести на протяжении длительного времени. Это удобно и позволяет избежать досадных ошибок в работе, что практически невозможно в случае с бумажной карточкой Ф.Т-2.