Лайфхак: как ознакомить работника с документами

20 февраля 2023 г.

Каждый работник на протяжении своей работы в организации – с момента приема на работу и вплоть до дня прекращения трудовых отношений – знакомится со множеством документов разного характера и содержания. Поскольку эти документы непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, желательно, чтобы они всегда были под рукой.

Как оптимизировать этот процесс, подсказала эксперт и руководитель кадровой службы «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС совместно с юристом Ленарой ХИКМАТОВОЙ:

– Уже на стадии приема на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить поступающего на работу с :

1) содержанием работы, для выполнения которой принимается работник;

2) условиями труда, в которых он будет ее выполнять согласно трудовому договору;

3) правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Также в процессе работы вам придется знакомить работника с целым рядом документов:

с приказами, которые его касаются;
документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников ;
технической документацией, если она нужна работнику для выполнения трудовых обязанностей ;
требованиями по охране труда, технологической дисциплиной, правилами безопасности труда, производственной санитарии и т.д., и т.п.

Таким образом, на каждого сотрудника компании наберется ряд документов, связанных с его работой. Их можно сгруппировать в отдельную папку и:

1) если у работника есть рабочий ПК, – разместить ее на «рабочем столе» компьютера;

2) для сотрудников, работающих без ПК, – организовать свободный доступ к этим документам онлайн. Например, – на корпоративном портале по личному паролю.

Некоторые организации еще с докомпьютерных времен создавали и печатали на заказ так называемые «Настольные книги работника». Теперь их можно сформировать в электронном варианте.

Внимание

Такой метод работы очень удобен и, является своего рода гарантией того, что работодатель ознакомил работника с основными документами и жизнью компании.

Но имейте в виду: создание «настольных книг» – это дополнительный инструмент, позволяющий обеспечить беспрепятственный доступ работника к необходимым документам и иной информации. Но он не заменяет ознакомление работника с документами под роспись, когда этого прямо требует ТК.

В частности, когда речь идет о локальных актах и приказах, непосредственно касающихся трудовой деятельности работника, он должен лично расписаться в ознакомлении. Без этого суд или проверяющий орган могут признать обязанность работодателя по ознакомлению с документами не исполненной.

Что включить в электронный пакет документов для работника

Это могут быть:

1) общедоступные документы (ПВТР, Коллективный договор, инструкции по охране труда, пожарной безопасности, локальные положения о пропускном режиме, порядке учета рабочего времени, о коммерческой тайне, стандарты делового поведения, правила дресс-кода и т.д.);

2) личные документы работника (копии приказов, трудового договора и допсоглашений к нему, должностная инструкция, данные по использованным отпускам, выписка из графика отпусков на текущий период и т.д.). Для входа в этот раздел сотруднику понадобится личный пароль;

3) контактная информация руководителей и время приема по личным вопросам;

4) информация о новых проектах, обучении, тимбилдингах, корпоративных мероприятиях и т.п.