Как вести учет трудовых договоров

6 октября 2023 г.

«Необходимо ли нумеровать трудовые договоры и вести журнал их учета в организации? Есть ли установленный порядок?»

Kadrovik.uz разъясняет:

Подпишитесь на наш телеграм-канал, чтобы не пропускать разъяснения специалистов-практиков.

– Новый Трудовой кодекс относит к числу обязательных реквизитов трудового договора его номер, а также дату и место заключения. Кроме того, номер и дату трудового договора нужно указывать при его регистрации в Единой национальной системе труда на my.mehnat.uz.

Законодательство прямо не предусматривает обязанности вести учет трудовых договоров в отдельных журналах (книгах). Но делать это все же целесообразно, чтобы не ошибаться, присваивая номера новым трудовым договорам. Кроме того, учет трудовых договоров облегчит поиск документа. Особенно это важно для организаций с большой численностью штата.

Советуем вести журнал параллельно и в бумажном, и в электронном виде. Так вы снизите риск потери данных.

Трудовые договоры заключаются в письменной форме. Бумажные варианты (экземпляры работодателя) обязательно хранятся в личных делах работников и (или) отдельных регистрах. Удобно сохранять и электронные варианты трудовых договоров. Их можно размещать в электронные папки – по времени заключения договоров (год, квартал, месяц), подразделениям (отделам, департаментам, цехам, участкам) и т. п. Поэтому удобно вести регистрацию трудовых договоров в том числе в электронном виде на компьютере.

Регламентирована ли процедура нумерации трудовых договоров? Можно ли в каждом новом году вести нумерацию заново?

Законодательство не регламентирует этот вопрос. На практике встречается такой вариант нумерации, когда номер трудового договора состоит из двух частей: порядкового номера и цифр, обозначающих год заключения. Например, трудовому договору, заключенному в июне 2023 года, может быть присвоен номер 17/06-2023. Также можно просто нумеровать договоры по порядку: 1, 2…. 10 и т. д.

Эти примеры носят рекомендательный характер и не обязательны к применению. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает порядок нумерации с учетом правил ведения делопроизводства в организации.

Рекомендуем отдельным документом, к примеру приказом, распоряжением, положением о делопроизводстве, утвердить единый порядок, устанавливающий:

правила нумерации трудовых договоров;
сроки, в которые нумерация будет начинаться заново (например, ежегодно);
форму журнала (книги) учета трудовых договоров – бумажная или электронная, и другие положения, касающиеся учета трудовых договоров.

Этот документ будет обязательным для применения в вашей организации.