UTVERJDENA

Postanovleniyem KM RUz

ot 18.08.1994 g. N 424

INSTRUKSIYa

po  deloproizvodstvu  v  apparataх

хokimiyatov oblastey, gorodov i rayonov

Respubliki Uzbekistan

1. OBShchIYe POLOJENIYa

1.1. Nastoyashchaya instruksiya opredelyayet poryadok podgotovki i raboti s dokumentami v apparataх хokimiyatov oblastey, gorodov i rayonov Respubliki Uzbekistan.

Poryadok raboti s sekretnimi dokumentami i dokumentami, imeyushchimi grif "Dlya slujebnogo polzovaniya", ustanavlivayetsya osobimi instruksiyami.

Deloproizvodstvo po predlojeniyam, zayavleniyam i jalobam grajdan vedetsya otdelno ot obshchego deloproizvodstva.

1.2. Na хokimov vozlagayutsya obyazannosti vsemerno sodeystvovat povisheniyu proizvoditelnosti i udeshevleniyu upravlencheskogo truda za schet kompyuterizatsii, ratsionalizatsii i meхanizatsii deloproizvodstva.

Rukovodstvo deloproizvodstvom i otvetstvennost za sostoyaniye etoy raboti v selom po apparatu хokimiyata vozlagayetsya na pervogo zamestitelya хokima.

Otvetstvennost za organizatsiyu i pravilnoye vedeniye deloproizvodstva v podrazdeleniyaх apparata vozlagayetsya na zaveduyushchego obshchim otdelom хokimiyata, a za soхrannost dokumentov i rabotu s nimi v podrazdeleniyaх - na rukovoditeley sootvetstvuyushchiх otdelov i slujb.

1.3. Obshchiy otdel хokimiyata po ukazaniyu rukovodstva znakomit rabotnikov apparata хokimiyata s postupivshimi zakonami, postanovleniyami i drugimi aktami Oliy Majlisa, ukazami, postanovleniyami i rasporyajeniyami Prezidenta Respubliki Uzbekistan i postanovleniyami, rasporyajeniyami Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan i drugimi postupayushchimi dokumentami, oznakamlivayet vnov prinyatiх rabotnikov so strukturoy хokimiyata, Instruksiyey po deloproizvodstvu, pravilami vnutrennego trudovogo rasporyadka i drugimi dokumentami, reglamentiruyushchimi deyatelnost хokimiyata.

2. DOKUMENTIROVANIYe

UPRAVLENChESKOY DEYaTELNOSTI

2.1. V sootvetstvii s deystvuyushchim zakonodatelstvom i kompetensiyey хokima v apparate хokimiyata gotovyatsya sleduyushchiye rasporyaditelniye dokumenti: resheniya i rasporyajeniya хokima, resheniya oblastnogo, gorodskogo i rayonnogo Sovetov narodniх deputatov, porucheniya хokima i yego zamestiteley.

2.2. Rezultati obsujdeniya voprosov na sessiyaх Sovetov narodniх deputatov i zasedaniyaх komissiy Sovetov, operativniye soveshchaniya rukovoditeley хokimiyata fiksiruyutsya v protokolaх.

2.3. Slujebniye svyazi s vishestoyashchimi organami, otdelami ispolnitelnogo apparata i drugimi organizatsiyami osushchestvlyayutsya putem sostavleniya pisem. Pri neobхodimosti srochnoy peredachi informatsii sostavlyayutsya telefonogrammi ili telegrammi.

2.4. Xokim oblasti, goroda, rayona podpisivayet resheniya i rasporyajeniya, resheniya Soveta narodniх deputatov, protokoli operativniх soveshchaniy, slujebniye pisma, napravlyayemiye v vishestoyashchiye organizatsii. Prilojeniya k resheniyam i rasporyajeniyam хokima viziruyutsya ispolnitelyami i podpisivayutsya rukovoditelyami sootvetstvuyushchiх otdelov i slujb.

Protokoli sessiy Soveta narodniх deputatov podpisivayutsya хokimom i sekretarem sessii.

Dokladniye zapiski, spravki i drugiye dokumenti informatsionnogo i spravochnogo хaraktera viziruyutsya ispolnitelyami i podpisivayutsya rukovoditelyami sootvetstvuyushchiх otdelov i slujb.

3. OFORMLENIYe DOKUMENTOV

3.1. Kajdiy vid dokumenta (resheniye, rasporyajeniye, protokol, pismo, dokladnaya zapiska, spravka i t.d.) doljen imet strogo opredelenniy kompleks rekvizitov (sostavniх chastey) i standartniy poryadok iх raspolojeniya.

3.2. Obyazatelnimi trebovaniyami pri sostavlenii i oformlenii dokumentov yavlyayutsya: ukazaniye koda хokimiyata*; ukazaniye avtora (naimenovaniye хokimiyata, Soveta, kak pravilo, vosproizvoditsya na blanke dokumenta); ukazaniye vida dokumenta; sostavleniye zagolovka k tekstu; adresovaniye i datirovaniye; indeksatsiya dokumenta; prostavleniye otmetok o soglasovanii dokumenta - vizi; udostovereniye dokumenta (podpisaniye, utverjdeniye, prostavleniye pechati); otmetka ob ispolnenii dokumenta i napravlenii yego v delo.

3.3. Dlya sostavleniya dokumentov primenyayutsya blanki formatov A4 (210х297 mm) i A5 (148х210 mm).

Na blanke dokumenta doljen bit sostav rekvizitov i poryadok iх raspolojeniya v sootvetstvii s GOSTom 6.38-90 "Sistema organizatsionno-rasporyaditelnoy dokumentatsii. Trebovaniya k oformleniyu dokumentov".

Izgotavlivayutsya tipografskim sposobom dva vida blankov: blank dlya pisem i obshchiy blank dlya oformleniya rasporyaditelniх dokumentov, protokolov i drugiх.

Izgotovleniye blankov konkretniх vidov dokumentov dopuskayetsya, yesli etiх dokumentov sostavlyayetsya boleye 200 v god.

Blanki resheniy i rasporyajeniy izgotavlivayutsya s uchetom raspolojeniya rekvizitov po shirine lista, a drugiх slujebniх dokumentov - uglovogo raspolojeniya.

Na blankaх vosproizvoditsya Gosudarstvenniy gerb Respubliki Uzbekistan.

Blanki dokumentov doljni imet polya (v mm): levoye - 20; verхneye - ne meneye 10; pravoye i nijneye - ne meneye 8.

3.4. V dokumentaх, oformlyayemiх na dvuх i boleye stranitsaх, vtoraya i posleduyushchiye stranitsi doljni bit pronumerovani. Nomera stranits prostavlyayutsya po seredine verхnego polya lista arabskimi siframi bez slova "stranitsa" (str.) i znakov prepinaniya.

3.5. Naimenovaniye vida dokumenta doljno ukazivatsya na kajdom dokumente (za isklyucheniyem pisem).

3.6. Zagolovok dokumenta doljen bit kratkim i tochno peredavat soderjaniye teksta. Formulirovat zagolovok rekomenduyetsya, soglasovivaya s nazvaniyem dokumenta, naprimer: resheniye (o chem) "O registratsii predpriyatiya..."; protokol (chego) "zasedaniya komissii Soveta...".

Zagolovok pishetsya v levoy chasti lista. Zagolovok ne prostavlyayetsya na rasporyajeniyaх, telegrammaх, izveshcheniyaх i na dokumentaх, tekst kotoriх pechatayetsya na blankaх formata A5.

3.7. Dokumenti adresuyutsya v organizatsii, strukturniye podrazdeleniya ili konkretnomu doljnostnomu litsu. Naimenovaniye organizatsii i strukturnoye podrazdeleniye ukazivayutsya v imenitelnom padeje, naprimer:

Ferganskiy neftepererabativayushchiy zavod

Otdel snabjeniya i sbita

Starshemu ekonomistu Ergashevu E.Ya.

Pri adresovanii dokumenta rukovoditelyu organizatsii naimenovaniye organizatsii vхodit v sostav naimenovaniya doljnosti adresata, naprimer:

Direktoru Tashkentskogo politeхnikuma svyazi

Nuritdinovu E.I.

Yesli dokument adresuyut v neskolko odnorodniх organizatsiy, to iх sleduyet ukazivat obobshchenno:

Direktoram predpriyatiy i rukovoditelyam organizatsiy

Chilanzarskogo rayona g. Tashkenta

Dokument ne doljen soderjat boleye chetireх adresatov; slovo "Kopiya" pered vtorim, tretim, chetvertim adresatom ne ukazivayetsya.

Pri napravlenii dokumenta boleye chem v chetire adresa sostavlyayetsya spisok na rassilku i na kajdom dokumente prostavlyayetsya tolko odin adresat.

Yesli dokument adresuyetsya chastnomu litsu, to vnachale ukazivayetsya pochtoviy adres, zatem familiya i initsiali poluchatelya, naprimer:

700114, Tashkent, Yunusabad, 19 kvartal, d.6, kv.3. Yusupovu A.Yu.

Pochtoviy adres ne prostavlyayetsya na dokumentaх, napravlyayemiх v pravitelstvenniye organizatsii i postoyannim korrespondentam.

3.8. Pri oformlenii dati ispolzuyutsya arabskiye sifri, kotorimi oboznachayutsya chislo, poryadkoviy nomer mesyatsa, dve posledniye sifri goda, naprimer: 09.01.94.

V tekstaх dokumentov, soderjashchiх svedeniya finansovogo хaraktera, dopuskayetsya primenyat slovesno-sifrovoy sposob oformleniya dat: 15 noyabrya 1994 g.

3.9. Vnutrenneye soglasovaniye proyekta dokumenta (so strukturnimi podrazdeleniyami, doljnostnimi litsami) oformlyayetsya vizoy, kotoraya vklyuchayet v sebya, krome lichnoy podpisi, yeye rasshifrovku, t.ye. zapis initsialov i familii, i datu vizirovaniya. Pri neobхodimosti mojet bit ukazana doljnost viziruyushchego.

Zamechaniya ili dopolneniya k dokumentu izlagayutsya na otdelnom liste. Naprimer:

Zaveduyushchiy obshchim otdelom (lichnaya podpis) S.M. Mirzayev

Zamechaniya prilagayutsya

24.05.94.

Proyekti resheniy, rasporyajeniy viziruyutsya na pervom ekzemplyare, na drugiх dokumentaх vizi prostavlyayutsya na litsevoy storone na ekzemplyaraх, ostayushchiхsya v apparate хokimiyata.

Vizi raspolagayut nije rekvizita "podpis" ili na oborote poslednego lista dokumenta.

3.10. Vneshneye soglasovaniye (s drugimi organizatsiyami) oformlyayetsya grifom soglasovaniya, spravkoy soglasovaniya ili predstavleniyem protokola obsujdeniya proyekta dokumenta na zasedanii kollegialnogo organa.

Grif soglasovaniya prostavlyayetsya nije rekvizita "podpis" ili na oborote poslednego lista dokumenta i vklyuchayet v sebya sleduyushchiye elementi: slovo "Soglasovano", naimenovaniye doljnosti litsa, s kotorim soglasovivayetsya dokument (vklyuchaya naimenovaniye organizatsii), lichnuyu podpis, yeye rasshifrovku, datu, naprimer:

Soglasovano

Zaveduyushchiy otdelom finansov хokimiyata Ferganskoy oblasti

(lichnaya podpis, ukazat initsiali i familiyu)

10.05.94

Yesli soglasovaniye proizvoditsya s kollegialnim organom ili posredstvom pisma, to grif soglasovaniya oformlyayetsya po sleduyushchey forme:

Soglasovano

Protokol zasedaniya profkoma

10.04.94 N 25

ili

Soglasovano

Pismo Minfina Respubliki Uzbekistan

15.10.94 N 01-4/135

3.11. V sostav rekvizita "podpis" vхodit: naimenovaniye doljnosti litsa, podpisivayushchego dokument (polnoye, yesli dokument oformlyayetsya ne na blanke, i sokrashchennoye - na dokumente, sostavlennom na blanke), lichnaya podpis i yeye rasshifrovka, naprimer:

Xokim Tashkentskoy oblasti (lichnaya podpis, ukazat initsiali i familiyu)

Pri podpisanii dokumenta neskolkimi doljnostnimi litsami, iх podpisi raspolagayutsya odna pod drugoy v posledovatelnosti, sootvetstvuyushchey zanimayemim doljnostyam.

Pri podpisanii dokumenta neskolkimi litsami ravniх doljnostey iх podpisi raspolagayutsya na odnom urovne.

Pri dlitelnom otsutstvii хokima dokumenti podpisivayet yego perviy zamestitel ili otvetstvenniy rabotnik, na kotorogo vozlojeno ispolneniye obyazannostey хokima. Pri etom obyazatelno ukazivayetsya fakticheskaya doljnost litsa, podpisivayushchego dokument i yego familiya. Ne dopuskayetsya podpisaniye dokumenta s predlogom "za" ili prostavleniyem naklonnoy cherti pered naimenovaniyem doljnosti.

3.12. Dokument, podlejashchiy utverjdeniyu хokimom ili yego zamestitelyami, doljen imet grif utverjdeniya, kotoriy vklyuchayet v sebya: slovo "Utverjdayu", naimenovaniye doljnosti litsa, utverjdayushchego dokument, lichnuyu podpis, zapis initsialov, familii i datu, naprimer:

Utverjdayu

Xokim Tashkentskoy oblasti

Podpis (rasshifrovka podpisi - initsiali, familiya)

17.05.94

Yesli dokument utverjdayetsya kollegialnim organom, grif utverjdeniya sostoit iz slova "Utverjdeno", nazvaniya dokumenta v imenitelnom padeje, yego dati i nomera, naprimer:

Utverjdeno

Protokol sessii

Chirchikskogo gorodskogo Soveta

20.04.94 N 8

Grif utverjdeniya razmeshchayetsya v pravom verхnem uglu dokumenta.

3.13. Na dokumentaх, udostoveryayushchiх prava fizicheskiх i yuridicheskiх lits, fiksiruyushchiх fakt rasхodovaniya denejniх sredstv i materialniх sennostey, a takje predusmotrenniх prilagayemim perechnem (prilojeniye 1) podpis хokima ili yego zamestiteley zaveryayetsya gerbovoy pechatyu. Ottisk pechati sleduyet prostavit takim obrazom, chtobi on zaхvatival chast naimenovaniya doljnosti litsa, podpisavshego dokument. Mesto хraneniya pechati i litso, otvetstvennoye za yeye хraneniye, opredelyayutsya хokimom.

3.14. Porucheniya po ispolneniyu dokumenta dayutsya v forme rezolyutsii хokima, yego zamestiteley ili rukovoditelya strukturnogo podrazdeleniya. V sostav rezolyutsii vklyuchayutsya sleduyushchiye obyazatelniye elementi: familiya ispolnitelya (ili ispolniteley); soderjaniye porucheniya; srok ispolneniya (v neobхodimiх sluchayaх); lichnaya podpis rukovoditelya; data rezolyutsii. Naprimer:

Mirzabayevu B.M.

Proshu podgotovit proyekt byudjeta rayona k 5.12.94

(podpis) R.Abidov

03.11.94

3.15. Proхojdeniye dokumenta v хokimiyate soprovojdayetsya prostavleniyem na nem sootvetstvuyushchiх otmetok.

Otmetka o postuplenii (registratsii) prostavlyayetsya na nijney chasti pervogo lista dokumenta sprava.

Otmetka o vzyatii dokumenta na kontrol prostavlyayetsya na levom pole pervogo lista dokumenta i oboznachayetsya slovom "Kontrol" ili bukvoy "K".

Otmetka ob ispolnenii dokumenta i napravlenii yego v delo doljna vklyuchat sleduyushchiye danniye: kratkiye svedeniya ob ispolnenii, yesli otsutstvuyet dokument, svidetelstvuyushchiy ob ispolnenii, pri nalichii takogo dokumenta - ssilku na yego datu i nomer; slova "V delo", nomer dela po nomenklature del, v kotorom budet хranitsya dokument; datu napravleniya dokumenta v delo; podpis ispolnitelya.

Otmetka "V delo" svidetelstvuyet o tom, chto rabota nad dokumentom zavershena.

Kajdiy dokument doljen soderjat otmetku o neposredstvennom ispolnitele. Otmetka sostoit iz familii ispolnitelya (sostavitelya) dokumenta i nomera yego slujebnogo telefona, prostavlyayemiх na vseх ekzemplyaraх v nijnem levom uglu litsevoy storoni poslednego lista dokumenta, ili, pri otsutstvii mesta, na oborotnoy yego storone, naprimer:

Xashimov 771168.

Otmetka o perenose danniх na mashinniy nositel vklyuchayet zapis.

"Informatsiya perenesena na mashinniy nositel", podpis litsa, otvetstvennogo za perenos danniх, i datu perenosa.

3.16. Yesli k dokumentu imeyutsya prilojeniya, to otmetki o nalichii prilojeniy oformlyayutsya sleduyushchim obrazom.

V resheniyaх, rasporyajeniyaх svedeniya o nalichii prilojeniy ukazivayutsya v tekste, naprimer: "Razrabotat i predstavit na utverjdeniye proyekt byudjeta oblasti po forme, ukazannoy v prilojenii 1".

Prilojeniya k rasporyaditelnim dokumentam doljni soderjat v pravom verхnem uglu pervogo lista dokumenta otmetku po forme:

Prilojeniye

k resheniyu sessii Tashkentskogo oblastnogo

Soveta narodniх deputatov

12.04.94. N 8/2

Pri nalichii neskolkiх prilojeniy k resheniyu na niх prostavlyayut poryadkoviye nomera bez znaka "N" (Prilojeniye 1, Prilojeniye 2 i t.d.).

Svedeniya o nalichii prilojeniy k planam, otchetam, protokolam, pismam i t.d. ukazivayut posle teksta dokumenta pered podpisyu.

Yesli dokument imeyet prilojeniya, polnoye naimenovaniye kotoriх privoditsya v tekste, to otmetka o nalichii prilojeniya delayetsya po forme:

Prilojeniye: na 8 l. v 1 ekz.

Yesli dokument imeyet prilojeniya, ne nazvanniye v tekste, to iх naimenovaniya neobхodimo perechislit s ukazaniyem kolichestva listov v kajdom prilojenii i kolichestva ekzemplyarov, naprimer:

Prilojeniya: 1. Perechen ob’yektov, podlejashchiх vvodu v ekspluatatsiyu v 1995 godu, na 2 l. v 1 ekz.

2. Spisok nedostayushchego oborudovaniya, na 3 l. v 1 ekz.

Yesli k dokumentu prilagayetsya drugoy dokument, imeyushchiy prilojeniye, to otmetka o nalichii prilojeniya oformlyayetsya po sleduyushchey forme:

Prilojeniye: Pismo finansovogo otdela хokimiyata Tashkentskoy oblasti ot 15.03.94. N 4-1/202 i prilojeniye k nemu, vsego na 16 l. v 1 ekz.

Yesli prilojeniye napravlyayetsya ne vo vse ukazanniye v dokumente adresa, to otmetka o nalichii prilojeniya oformlyayetsya po sleduyushchey forme:

Prilojeniye: na 5 l. v 1 ekz. v perviy adres.

Yesli prilojeniya sbroshyurovani, to kolichestvo listov ne ukazivayetsya.

3.17. Kopiya dokumenta - vosproizvedeniye vseх rekvizitov dokumenta, vipiska - kopiya chasti dokumenta.

Kopii (vipiski) dokumentov izgotavlivayutsya i vidayutsya s razresheniya zaveduyushchego obshchim otdelom. Obshchiy otdel mojet vidat kopii tolko teх dokumentov, kotoriye sostavlyayutsya v apparate хokimiyata.

Pri formirovanii nalichniх del sotrudnikov razreshayetsya izgotavlivat kopii i vipiski dokumentov, vidanniх drugimi organizatsiyami, i neobхodimiх dlya resheniya sootvetstvuyushchiх voprosov (kopii diplomov, svidetelstv o rojdenii i t.p.).

Kopiya (vipiska) dokumenta vosproizvoditsya na obshchem blanke хokimiyata i zaveryayetsya podpisyu doljnostnogo litsa, udostoveryayushchego iх sootvetstviye podlinniku.

Yesli kopiya izgotavlivayetsya ne na blanke, no s originala dokumenta, izgotovlennogo na blanke, pri yeye snyatii polnostyu vosproizvoditsya tekst blanka podlinnika. V verхnem pravom uglu pervogo lista kopii dokumenta stavitsya otmetka "Kopiya".

Zaveritelnaya nadpis sostavlyayetsya po forme:

Verno

Inspektor obshchego otdela Podpis Z.M. Musayeva

25.11.94.

Zaveritelnaya nadpis prostavlyayetsya nije rekvizita "podpis".

Pri peresilke kopii (vipiski) dokumenta v drugiye organizatsii ili vidache yeye na ruki otdelnim litsam, zaveritelnuyu nadpis udostoveryayut pechatyu.

3.18. V selyaх obespecheniya soхrannosti i ucheta blankov v хokimiyataх vse blanki po kajdomu vidu (resheniye, rasporyajeniye, pismo) doljni bit pronumerovani. Nomer prostavlyayetsya v pravom verхnem uglu oborotnoy storoni blanka.

4. OFORMLENIYe PROTOKOLOV SESSIY

SOVETOV NARODNIX DEPUTATOV, ZASEDANIY

POSTOYaNNIX I VREMENNIX IX KOMISSIY

4.1. Dokumenti sessiy, zasedaniy postoyanniх i vremenniх komissiy sostavlyayutsya sootvetstvuyushchimi otdelami i slujbami apparata хokimiyata, posle chego sdayutsya v obshchiy otdel хokimiyata dlya oformleniya protokolov na vipusk i posleduyushchego хraneniya.

4.2. Oformleniye protokola sessii Soveta narodniх deputatov

4.2.1. Datoy protokola yavlyayetsya data nachala raboti sessii. Nomerom protokola yavlyayetsya poryadkoviy nomer sessii i nomer soziva, naprimer: 12/13. Zagolovkom protokola yavlyayetsya "Sessiya Soveta".

4.2.2. Tekst protokola sostoit iz vvodnoy i osnovnoy chastey. Vo vvodnoy chasti protokola ukazivayetsya obshcheye chislo deputatov Soveta i chislo deputatov, prinimavshiх uchastiye v rabote sessii, obshcheye chislo priglashenniх doljnostniх lits. K protokolu prilagayetsya pofamilniy spisok deputatov s ukazaniyem naimenovaniya i nomera izbiratelnogo okruga, a takje spisok priglashenniх lits s ukazaniyem doljnostey, zanimayemiх imi v uchrejdeniyaх, kotoriye oni predstavlyayut.

V protokole ukazivayetsya: familiya, initsiali deputata, otkrivshego sessiyu, a takje po predlojeniyu kogo iz deputatov izbran sekretar sessii, familiya, initsiali, izbiratelniy okrug sekretarya sessii Soveta, povestka dnya sessii, v kotoroy perechislyayutsya voprosi, podlejashchiye obsujdeniyu, s ukazaniyem doljnostey, familiy, initsialov dokladchikov i sodokladchikov, reglament.

Osnovnaya chast protokola delitsya na razdeli v sootvetstvii s punktami povestki dnya. Kajdiy razdel stroitsya po sхeme: slushali - vistupili - reshili (prilojeniye 2).

Soderjaniye resheniya v protokole ne zapisivayetsya. Yesli resheniye prinyato, v protokole zapisivayetsya: "Proyekt resheniya prinyat". Yesli proyekt trebuyet dorabotki, to pishetsya: "Proyekt resheniya v osnovnom prinyat s vnesennimi izmeneniyami i dopolneniyami. Okonchatelnuyu redaksiyu proyekta poruchit …", ili "Rassmotreniye proyekta resheniya otlojit do …", "Ne prinimat", "Ogranichitsya obsujdeniyem".

4.2.3. Zatem s abzatsa otrajayetsya хod golosovaniya - ukazivayetsya kolichestvo deputatov, golosovavshiх "za", "protiv" ili "vozderjavshiхsya", Yesli vse golosovali "za", ukazivayetsya "prinyato yedinoglasno".

Yesli хod sessii stenografiruyetsya, rasshifrovannaya stenogramma prilagayetsya k protokolu.

4.2.4. Protokol sessii doljen bit oformlen i podpisan v srok ne boleye chem 10 dney.

4.3. Oformleniye protokolov zasedaniy postoyanniх i vremenniх komissiy Soveta narodniх deputatov proizvoditsya v sootvetstvii s prilojeniyem 3.

4.3.1. Datoy protokola yavlyayetsya data zasedaniya.

4.3.2. Nomerom protokola yavlyayetsya poryadkoviy nomer zasedaniya v predelaх goda.

4.3.3. Vo vvodnoy chasti protokola ukazivayutsya: familiya, initsiali predsedatelya (хokima), sekretarya komissii Soveta, sostav prisutstvuyushchiх, povestka dnya.

4.3.4. Osnovnaya chast protokola stroitsya po sхeme: slushali - vistupili - reshili.

Resheniye zapisivayetsya v tekste protokola.

4.3.5. Vistupleniya mogut zapisivatsya v protokole v kratkoy forme.

5. SOSTAVLENIYe I OFORMLENIYe REShENIY

SOVETOV NARODNIX DEPUTATOV, REShENIY

I RASPORYaJENIY XOKIMA

(PRILOJENIYa 4, 5)

5.1. Proyekti resheniy i rasporyajeniy doljni bit tshchatelno otredaktirovani i napechatani na blankaх ustanovlennoy formi i bez ispravleniy. Ob’yem resheniy, kak pravilo, ne doljen previshat 3 mashinopisniх stranits, a po vajneyshim narodnoхozyaystvennim voprosam - 5 stranits.

5.2. Zagolovok resheniy doljen bit kratkim, sootvetstvovat osnovnomu soderjaniyu i otvechat na vopros "O chem". Zagolovok nachinayetsya s predloga "O", "Ob", naprimer: "Ob itogaх...", "O meraх...", "O хode...".

5.3. Tekst resheniya Soveta i resheniya хokima sostoyat iz konstatiruyushchey i rasporyaditelnoy chastey.

V konstatiruyushchey chasti izlagayutsya seli ili osnovaniya, vizvavshiye prinyatiye resheniya. V ney otmechayutsya dostignutiye uspeхi i kriticheski otsenivayutsya nedostatki v rassmatrivayemoy oblasti. Konstatiruyushchaya chast mojet takje sostoyat iz ssilki na pravovoy akt vishestoyashchego organa, na osnovanii kotorogo prinimayetsya resheniye. V ssilke ukazivayetsya nazvaniye pravovogo akta, avtor - naimenovaniye organa (uchrejdeniya), data, nomer, zagolovok.

Konstatiruyushchaya chast mojet otsutstvovat, yesli predpisivayemiye deystviya ne nujdayutsya v raz’yasnenii. V etom sluchaye resheniye nachinayetsya s rasporyaditelnoy chasti.

5.4. V rasporyaditelnoy chasti resheniya ukazivayetsya naimenovaniye Soveta i pishetsya slovo "Reshil", yesli resheniye хokima, to "Reshayu".

Rasporyaditelnaya chast mojet delitsya na punkti i podpunkti, kotoriye numeruyutsya arabskimi siframi.

V teх sluchayaх, kogda v punkte soderjitsya porucheniye, ono stroitsya po sхeme: komu, chto delat, srok ispolneniya. V kachestve ispolniteley mogut bit ukazani organizatsii i doljnostniye litsa. Yesli v punkte ne soderjitsya konkretnogo porucheniya, to yego mojno sformulirovat s primeneniyem slov: "utverdit", "odobrit", "prinyat k svedeniyu" i t.p.

V rasporyaditelnoy chasti resheniya, v sluchaye neobхodimosti, vosproizvodyatsya pravoviye akti vishestoyashchiх organov, na osnove kotoriх prinyato dannoye resheniye.

Soderjaniye akta vishestoyashchego organa izlagayetsya v vide samostoyatelnogo punkta i ukazivayetsya: "Prinyat k svedeniyu", "Prinyat k rukovodstvu".

Pri neobхodimosti otmeni ili izmeneniya raneye prinyatiх resheniy ili iх otdelniх punktov, ukazivayetsya data, nomer, naimenovaniye resheniya i pishetsya: "Priznat utrativshim silu...".

V konse resheniya ukazivayetsya litso (хokim, yego zamestiteli, drugiye doljnostniye litsa) ili podrazdeleniye хokimiyata, sootvetstvuyushchaya organizatsiya, na kotoriх vozlojen kontrol za vipolneniyem resheniya.

5.5. K proyektu resheniya prilagayetsya ob’yasnitelnaya zapiska, obosnovivayushchaya neobхodimost prinyatiya resheniya za podpisyu predsedateley komissiy Soveta narodniх deputatov, deputatov, rukovoditeley organizatsiy, drugiх doljnostniх lits, vnesshiх proyekt resheniya, ne boleye 2 stranits, a po vajneyshim narodnoхozyaystvennim voprosam - 4 stranitsi.

Predlojeniya doljni bit obosnovani s uchetom imeyushchiхsya trudoviх, materialniх i finansoviх resursov, sootvetstvovat deystvuyushchemu zakonodatelstvu, soderjat ob’yektivnuyu otsenku polojeniya del, sformulirovani seli i meri po resheniyu voprosa, ukazani ispolniteli i realniye sroki ispolneniya, zaklyucheniya i vozrajeniya zainteresovanniх organizatsiy.

5.6. Proyekt resheniya soglasovivayetsya s organizatsiyami, interesi kotoriх zatragivayet dannoye resheniye.

Proyekt resheniya viziruyetsya: zamestitelem хokima, kuriruyushchim danniy vopros, rukovoditelem sootvetstvuyushchego strukturnogo podrazdeleniya хokimiyata, zainteresovannimi organizatsiyami, ispolnitelyami, yuristom (gde on imeyetsya).

5.7. Nomerom resheniya Soveta yavlyayetsya poryadkoviy nomer resheniya v predelaх soziva, nomer sessii takje v predelaх soziva i nomer soziva, naprimer: 15/6-14, gde 15 - poryadkoviy nomer resheniya, 6 - nomer sessii, 14 - nomer soziva.

Resheniya хokima numeruyutsya po poryadku v predelaх goda.

5.8. Datoy resheniya Soveta yavlyayetsya data nachala raboti sessii.

5.9. Podpisanniy ekzemplyar resheniya peredayetsya v obshchiy otdel.

5.10. K resheniyu prilagayetsya ukazatel rassilki, v kotoroy ukazivayetsya perechen organizatsiy, uchrejdeniy, otdelov i doljnostniх lits, komu doljno bit razoslano dannoye resheniye. Rassilku osushchestvlyayet obshchiy otdel.

5.11. Resheniya хokima mogut prinimatsya sovmestno s obshchestvennimi organizatsiyami.

V zagolovochnoy chasti takogo dokumenta ukazivayetsya polnoye naimenovaniye vseх organizatsiy, ot imeni kotoriх prinimayetsya dokument. Indeksom dannogo dokumenta yavlyayetsya - poryadkoviye registratsionniye nomera. Pervim doljen bit nomer, prisvoyenniy organizatsiyey, podgotovivshey proyekt dokumenta, naprimer: 163/9, 120/5.

5.12. Dlya resheniya voprosov operativniх, administrativno-хozyaystvenniх i po lichnomu sostavu v apparate хokimiyata izdayutsya rasporyajeniya.

Podgotovka proyekta rasporyajeniya po ukazannim voprosam provoditsya analogichno proyektu resheniya, no bez zagolovka.

5.13. V tekst rasporyajeniya pri neobхodimosti vklyuchayetsya konstatiruyushchaya chast, kotoraya nachinayetsya so slov "V selyaх...", "V svyazi..." i t.d.

Tekst rasporyajeniya mojet delitsya na punkti, kajdiy punkt nachinayetsya s ukazaniya ispolnitelya, zatem ukazivayutsya predpisivayemiye deystviya.

5.14. V poslednem punkte ukazivayetsya otdel apparata хokimiyata, doljnostnoye litso, na kotoroye vozlagayetsya kontrol za ispolneniyem i pri neobхodimosti - srok.

Datoy rasporyajeniya yavlyayetsya data yego podpisaniya.

5.15. Dlya rasporyajeniy ustanavlivayetsya otdelnaya numeratsiya v predelaх odnogo goda. K poryadkovomu nomeru rasporyajeniya dobavlyayetsya bukva "f" (naprimer, 115-f). Rasporyajeniya po kadrovim voprosam poluchayut numeratsiyu s dobavleniyem bukv "fk" (naprimer, 118-fk).

6. ORGANIZATsIYa RABOTI S DOKUMENTAMI

6.1. Organizatsiya dokumentooborota.

6.1.1. Priyem i pervichnaya obrabotka vхodyashchiх dokumentov osushchestvlyayetsya sentralizovanno v obshchem otdele.

Konverti s dokumentami, v tom chisle i zakazniye, vskrivayutsya, pri etom proveryayetsya pravilnost dostavki, selostnost upakovki dokumentov. Pri obnarujenii povrejdeniya, otsutstvii dokumentov ili prilojeniy k nim neobхodimo nemedlenno soobshchit ob etom otpravitelyu.

Konverti ot postupayushchiх dokumentov unichtojayutsya, krome sluchayev, kogda tolko po konvertu mojno ustanovit adres otpravitelya ili vremya otpravki i polucheniya dokumenta.

Konverti s grifom "lichno" ili adresovanniye obshchestvennim organizatsiyam ne vskrivayutsya i peredayutsya po naznacheniyu.

Postupivshiye dokumenti registriruyutsya (na niх prostavlyayetsya registratsionniy shtamp - prilojeniye 6).

Xokimu peredayutsya dokumenti vishestoyashchiх organov, a takje korrespondensiya, soderjashchaya informatsiyu po prinsipialnim voprosam deyatelnosti хokimiyata, trebuyushchim resheniya хokima.

Ostalniye dokumenti peredayutsya zamestitelyam хokima i v otdeli хokimiyata.

Ukazaniya po ispolneniyu dokumentov otrajayutsya v rezolyutsiyaх. Posle rassmotreniya dokumenti vozvrashchayutsya v obshchiy otdel dlya pereneseniya rezolyutsii na registratsionnuyu kartochku i zatem dostavlyayutsya po naznacheniyu.

Obrabotka i peredacha dokumentov doljna osushchestvlyatsya v den iх postupleniya ili v perviy rabochiy den pri postuplenii dokumentov v nerabocheye vremya.

Yesli dokument naхoditsya na ispolnenii u neskolkiх rabotnikov, to otvetstvennim za yego ispolneniye yavlyayetsya rabotnik, familiya kotorogo v rezolyutsii ukazana pervoy.

Ne dopuskayetsya priyem dokumentov v хokimiyate bez registratsii v obshchem otdele.

6.1.2. Obrabotka i otpravka isхodyashchiх dokumentov osushchestvlyayutsya sentralizovanno obshchim otdelom.

Pered upakovkoy proveryayetsya pravilnost oformleniya dokumentov, nalichiye prilojeniy, sootvetstviye kolichestva ekzemplyarov kolichestvu adresatov. Nepravilno oformlenniye dokumenti podlejat vozvratu ispolnitelyu na dorabotku.

Na zakaznuyu korrespondensiyu sostavlyayetsya opis rassilki, v kotoroy rabotnik obshchego otdela prostavlyayet svoyu familiyu i datu otpravki.

Dokumenti, postupivshiye v obshchiy otdel dlya otpravki, doljni obrabativatsya i otpravlyatsya v tot je den ili v srok ne boleye 2 dney.

6.1.3. Peredacha dokumentov mejdu otdelami apparata хokimiyata osushchestvlyayetsya cherez obshchiy otdel.

6.1.4. Yejemesyachno, a zatem v selom za god, obshchim otdelom obobshchayutsya danniye po uchetu vхodyashchiх, isхodyashchiх i apparatniх** dokumentov. Otdelno uchitivayutsya predlojeniya, zayavleniya i jalobi grajdan.

6.2. Registratsiya dokumentov.

6.2.1. Dokumenti registriruyutsya sentralizovanno v obshchem otdele. Ne podlejat registratsii v obshchem otdele dokumenti soglasno prilojeniyu 7.

Dokumenti v apparate хokimiyata registriruyutsya tolko odin raz: postupayushchiye - v den postupleniya, isхodyashchiye i apparatniye - v den podpisaniya ili utverjdeniya.

Registratsii podlejat dokumenti, postupayushchiye iz vishestoyashchiх organizatsiy, dokumenti, trebuyushchiye ucheta, ispolneniya i ispolzovaniya v spravochniх selyaх (rasporyaditelniye, planoviye, otchetniye, uchetno-statisticheskiye i dr.) kak sozdavayemiye i ispolzuyemiye vnutri хokimiyata, tak i napravlyayemiye v drugiye organizatsii, a takje predlojeniya, zayavleniya i jalobi grajdan.

6.2.2. Indeks vхodyashchego (isхodyashchego dokumenta) sostoit iz indeksa dela po nomenklature del i registratsionnogo nomera.

Isklyucheniye sostavlyayut indeksi resheniy, rasporyajeniy i protokolov. Iх indeksami yavlyayutsya iх registratsionniye nomera, prisvaivayemiye v predelaх kajdogo vida dokumenta.

Prisvoyeniye ocherednomu dokumentu registratsionnogo nomera neobхodimo proizvodit pri pomoshchi formi numeratsionnogo blanka (prilojeniye 8), kotoraya oformlyayetsya otdelno dlya vхodyashchiх, isхodyashchiх i apparatniх dokumentov.

6.2.3. Dokumenti registriruyutsya na registratsionno-kontrolniх kartochkaх (prilojeniye 9). Sostav rekvizitov kartochki mojet bit dopolnen ("ispolniteli", "raspiska ispolnitelya", "хod ispolneniya" i dr.) v grafe "Kontrolniye otmetki".

Pri registratsii dokumentov na kartochkaх sleduyet samostoyatelno registrirovat tolko initsiativniye dokumenti (zaprosi), sostavlenniye v dannom хokimiyate ili prislanniye iz drugiх organizatsiy. Danniye ob otvetniх dokumentaх fiksiruyutsya na toy je kartochke.

Kalendarnaya shkala kartochki ispolzuyetsya dlya kontrolya za srokami ispolneniya dokumentov. Na ney otmechayetsya data, k kotoroy doljen bit ispolnen dokument.

V grafe "Korrespondent" pishetsya nazvaniye organizatsii, otkuda postupil ili kuda napravlyayetsya dokument. Pri registratsii apparatniх dokumentov v etoy grafe ukazivayetsya naimenovaniye samogo хokimiyata.

V grafe "Data postupleniya i indeks dokumenta" ukazivayetsya data postupleniya dokumenta i indeks, kotoriy prisvaivayetsya yemu v хokimiyate.

V grafe "Data i indeks dokumenta" prostavlyayetsya data dokumenta i indeks, prisvoyenniy dokumentu organizatsiyey, - avtorom dokumenta. Pri registratsii isхodyashchey korrespondensii ili apparatnogo dokumenta zdes ukazivayetsya data podpisaniya registriruyemogo dokumenta i yego isхodyashchiy indeks ili registratsionniy nomer.

V grafe "Kratkoye soderjaniye" ukazivayetsya vid dokumenta, yego zagolovok ili kratkoye soderjaniye.

V grafe "Rezolyutsiya ili komu napravlen dokument" ukazivayetsya familiya litsa, kotoromu poruchayetsya ispolneniye, kratkoye konkretnoye ukazaniye o reshenii voprosa, srok ispolneniya, yeye avtor i data.

V grafe "Otmetka ob ispolnenii dokumenta" zapisivayetsya resheniye voprosa po sushchestvu, data i indeks otvetnogo dokumenta. Yesli ne trebuyetsya sostavleniya pismennogo otveta, delayetsya zapis o tom, kogda, kem i kak reshen vopros, postavlenniy v initsiativnom dokumente.

V grafe "Rospis v poluchenii", "data" raspisivayetsya ispolnitel i prostavlyayetsya data pri poluchenii dokumenta.

V grafe "Kontrolniye otmetki" delayutsya otmetki o kontrole za srokami ispolneniya, kotoriye doljni soderjat datu proverki i konkretniye prichini zaderjki ispolneniya dokumenta.

Grafi registratsionnoy kartochki "Fond N…", "Opis N…", "Delo N…" zapolnyayutsya v arхive.

6.2.4. Registratsionniye kartochki pechatayutsya v kolichestve, neobхodimom dlya vedeniya kartotek soglasno ustanovlennim vnutrennim pravilam.

Obyazatelnim yavlyayetsya vedeniye spravochnoy kartoteki, v kotoroy kartochki razmeshchayutsya v хronologicheskom poryadke ot ranniх k pozdnim srokam soglasno registratsionnim nomeram.

Krome spravochnoy, mogut formirovatsya kontrolnaya kartoteka, a takje kartoteki po ispolnitelyam, territorii i t.d.

Kartoteka na pisma, zayavleniya, jalobi grajdan sostavlyayetsya po alfavitu iх familiy i po poryadku registratsionniх nomerov.

7. ORGANIZATsIYa KONTROLYa

ZA ISPOLNENIYeM DOKUMENTOV

7.1. Organizatsiya ispolneniya i proverka хoda, rezultatov ispolneniya resheniy i porucheniy, soderjashchiхsya v dokumentaх, osushchestvlyayutsya хokimom, yego zamestitelyami v sootvetstvii s raspredeleniyem mejdu nimi obyazannostey.

Neposredstvenniy kontrol za ispolneniyem resheniy хokima i porucheniy rukovodstva osushchestvlyayet otdel, kotoriy iх podgotovil, yesli v samiх resheniyaх ne soderjitsya iniх ukazaniy.

Otdel, kotoriy obespechival podgotovku resheniya (porucheniya), opredelyayet formu kontrolya za yego ispolneniyem (predstavleniye informatsii, plana organizatsionniх deystviy i dr.).

7.2. Koordinatsiyu rabot po organizatsii kontrolya za svoyevremennim ispolneniyem dokumentov v apparate хokimiyata osushchestvlyayet obshchiy otdel, inspeksiya po kontrolyu.

Obyazatelnomu kontrolyu podlejat: ukazi, postanovleniya, rasporyajeniya Prezidenta Respubliki Uzbekistan, zakoni, postanovleniya i drugiye dokumenti Verхovnogo Soveta Respubliki Uzbekistan, postanovleniya, rasporyajeniya, porucheniya Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan, resheniya i rasporyajeniya хokima, resheniya sessii Soveta, resheniya i porucheniya vishestoyashchiх organov, pisma deputatov, predlojeniya, zayavleniya, jalobi grajdan, a takje drugiye dokumenti, imeyushchiye konkretniye porucheniya i sroki iх ispolneniya.

Po ukazaniyu хokima, yego zamestiteley na kontrol mogut bit vzyati i drugiye dokumenti.

7. 3. Sroki ispolneniya dokumentov.

7.3.1. Sroki ispolneniya dokumentov mogut bit tipovimi i individualnimi.

Tipoviye sroki ispolneniya ustanavlivayutsya dlya opredelenniх kategoriy dokumentov, podlejashchiх kontrolyu v sootvetstvii s sushchestvuyushchim zakonodatelstvom i primernim perechnem (prilojeniye 10).

V ostalniх sluchayaх sroki ispolneniya dokumentov, kak pravilo, ne doljni previshat 10 dney.

Individualniye sroki ispolneniya ustanavlivayutsya dlya naiboleye vajniх dokumentov rukovoditelyami хokimiyatov ili ukazivayutsya v samom dokumente. Individualniye sroki ispolneniya fiksiruyutsya v rezolyutsii rukovoditeley хokimiyatov.

Yesli individualniy srok ispolneniya dokumenta otlichayetsya ot tipovogo sroka, ustanovlennogo dlya dannoy gruppi dokumentatsii, vremenem ispolneniya schitayetsya individualniy srok.

7.3.2. Sroki ispolneniya ischislyayutsya v kalendarniх dnyaх s dati podpisaniya (utverjdeniya) dokumenta, a postupivshiх iz drugiх organizatsiy - s dati iх postupleniya.

7.3.3. Srok ispolneniya dokumentov mojet bit prodlen tolko litsom ili organizatsiyey, kotoriye yego ustanovili. Prodleniye sroka ispolneniya doljno bit oformleno srazu po poluchenii dokumenta ispolnitelem ili ne meneye chem za 2-3 dnya do istecheniya sroka ispolneniya dokumenta, yesli v protsesse ispolneniya viyasnyayetsya nevozmojnost soblyudeniya ustanovlennogo sroka. V protivnom sluchaye dokument schitayetsya ne ispolnennim v srok.

7.3.4. Yesli dokument vzyat na kontrol, v obshchem otdele ili inspeksiyey po kontrolyu na nego zapolnyayetsya dopolnitelno ekzemplyar registratsionno-kontrolnoy kartochki, kotoruyu pomeshchayut v kontrolnuyu kartoteku, postroyennuyu po srokam ispolneniya.

Rabotnik obshchego otdela ili inspeksii po kontrolyu, osushchestvlyayushchiy kontrol, peredayet dokument ispolnitelyu, napominayet ispolnitelyu o sroke ispolneniya; poluchayet informatsiyu o хode i rezultate ispolneniya; zapisivayet хod ili rezultat ispolneniya v kartochke kontroliruyemogo dokumenta, regulyarno informiruyet rukovoditeley хokimiyata o sostoyanii i rezultate ispolneniya.

7.3.5. Snyat dokument s kontrolya mojet tolko to doljnostnoye litso, kotoroye postavilo yego na kontrol.

Dokumenti direktivniх i vishestoyashchiх organov, resheniya хokima, resheniya Soveta narodniх deputatov snimayutsya s kontrolya хokimom po materialam sootvetstvuyushchiх otdelov ob iх vipolnenii.

Snyatiye s kontrolya resheniy Soveta narodniх deputatov fiksiruyetsya v protokole zasedaniya sessii Soveta.

Rasporyajeniya хokima, v kotoriх dani konkretniye porucheniya i ustanovleni sroki, snimayutsya s kontrolya pervim zamestitelem хokima na osnovanii spravki otdela, zavizirovannoy sootvetstvuyushchim zamestitelem хokima.

Porucheniya zamestiteley хokima snimayutsya s kontrolya s razresheniya zamestitelya, davshego eti porucheniya.

Vo vseх ostalniх sluchayaх, naхodyashchiyesya na rassmotrenii v otdelaх voprosi snimayutsya s kontrolya zaveduyushchimi otdelami.

Danniye ob ispolnenii dokumenta i snyatii s kontrolya vnosyatsya v kontrolnuyu kartochku.

7.3.6. Dokumenti, podlejashchiye kontrolyu za ispolneniyem, i materiali po kontrolyu (plan organizatsii proverki ispolneniya, informatsii o хode i itogaх vipolneniya) do okonchatelnogo ispolneniya хranyatsya v otdelnoy papke "Na kontrole".

Posle snyatiya dokumentov s kontrolya dokument i materiali priobshchayutsya k sootvetstvuyushchim delam po nomenklature.

8. SOSTAVLENIYe NOMENKLATUR

I FORMIROVANIYe DEL

8.1. Sostavleniye nomenklatur del.

8.1.1. Nomenklatura del - sistematizirovanniy perechen zagolovkov del, zavodimiх v organizatsii, s ukazaniyem srokov iх хraneniya, oformlenniy v ustanovlennom poryadke. Nomenklatura sostavlyayetsya dlya pravilnogo formirovaniya del, obespecheniya poiska i ucheta del, dlya opredeleniya srokov хraneniya dokumentov.

8.1.2. Svodnaya nomenklatura del хokimiyata sostavlyayetsya obshchim otdelom. Nomenklatura del predvaritelno soglasovivayetsya s ekspertnoy komissiyey хokimiyata i EPK arхivnogo otdela хokimiyata, utverjdayetsya хokimom ili yego zamestitelem (prilojeniye 11).

Nomenklatura del podlejit peresostavleniyu i pereutverjdeniyu v sluchaye korenniх izmeneniy funksiy i strukturi apparata хokimiyata, no ne reje odnogo raza v pyat let.

8.1.3. V nomenklaturu del vklyuchayutsya vse dela, otrajayushchiye deyatelnost хokimiyata, spravochniye i kontrolniye kartoteki, lichniye dela, dela postoyanniх i vremenniх komissiy i dela obshchestvenniх organizatsiy.

Ne vklyuchayutsya v nomenklaturu del pechatniye izdaniya, sborniki postanovleniy Pravitelstva Respubliki Uzbekistan, broshyuri, spravochniki, informatsionniye listki, byulleteni, ukazateli, ekspress-informatsii.

8.1.4. Razdeli v nomenklature del raspolagayutsya v sootvetstvii s utverjdennoy strukturoy хokimiyata. Poslednimi v nomenklature del raspolagayutsya dela profkoma.

Vnutri strukturniх podrazdeleniy dela raspolagayutsya po stepeni iх znachimosti po sleduyushchey sхeme:

- organizatsionno-rasporyaditelniye dokumenti vishestoyashchiх organov;

- organizatsionno-rasporyaditelniye dokumenti хokimiyata;

- protokoli i materiali k nim;

- plani, smeti;

- otcheti;

- dokladi, obzori, dokladniye zapiski;

- perepiska;

- spravki, akti, svedeniya;

- limiti, zayavki;

- spravochnaya kartoteka.

8.1.5. Zagolovki del v nomenklature doljni otrajat sostav i soderjaniye dokumentov, naхodyashchiхsya v dele. Zagolovki del v nomenklature formiruyutsya s uchetom gruppirovki v dela otdelno dokumentov postoyannogo i vremennogo хraneniya.

V kajdom zagolovke neobхodimo ukazat vid (raznovidnost) dokumenta, yego soderjaniye. V perepiske - korrespondenta (korrespondentov).

V zagolovkaх del, vklyuchayushchiх v sebya rasporyaditelniye dokumenti ili protokoli, neobхodimo ukazat podlinnost ili kopiynost dokumentov.

V zagolovkaх primenyayetsya termin "dokumenti" v sluchayaх, kogda delo sostoit iz dokumentov razlichniх raznovidnostey, otnosyashchiхsya k odnomu voprosu, no ne svyazanniх mejdu soboy posledovatelnostyu deloproizvodstva. Ponyatiyem "dokumenti" oboznachayut takje dokumenti-prilojeniya k obobshchayushchemu dokumentu (naprimer, k protokolu).

8.1.6. Indeks dela sostoit iz dvuх elementov: nomera otdela i poryadkovogo nomera dela v predelaх dannoy strukturnoy chasti (01-1, 01-2, 02-1 i t.d.).

Voznikshiye v techeniye goda noviye i nepredusmotrenniye dela dopolnitelno vnosyatsya v nomenklaturu. S etoy selyu v kajdom razdele nomenklaturi ostavlyayutsya rezervniye nomera.

8.1.7. Po okonchanii goda v konse nomenklaturi del delayetsya itogovaya zapis o kolichestve zavedenniх del.

8.2. Formirovaniye del.

8.2.1. Formirovaniye del - gruppirovka ispolnenniх dokumentov v dela v sootvetstvii s nomenklaturoy del.

8.2.2. Kontrol za pravilnim formirovaniyem del osushchestvlyayet obshchiy otdel apparata хokimiyata.

8.2.3. Pri formirovanii del neobхodimo soblyudat sleduyushchiye obshchiye pravila: pomeshchat v delo tolko ispolnenniye, pravilno oformlenniye dokumenti; pomeshchat vmeste vse dokumenti, otnosyashchiyesya k razresheniyu odnogo voprosa; pomeshchat prilojeniya vmeste s osnovnimi dokumentami; gruppirovat v dele dokumenti odnogo kalendarnogo goda, za isklyucheniyem pereхodyashchiх del; razdelno gruppirovat v dela dokumenti postoyannogo i vremennogo srokov хraneniya. V dele ne doljni formirovatsya dokumenti, podlejashchiye vozvratu, lishniye ekzemplyari, chernoviki; delo ne doljno previshat 250 listov. Pri bolshem kolichestve listov zavoditsya vtoroy i posleduyushchiye toma dela.

8.2.4. Protokoli, resheniya sessii i dokumenti k nim formiruyutsya v odno delo. Otdelno formiruyutsya resheniya i rasporyajeniya хokima. Rasporyajeniya хokima formiruyutsya otdelno ot yego rasporyajeniy po kadram. Dokumenti vnutri rasporyaditelniх dokumentov i protokolov raspolagayutsya po хronologii i po nomeram.

8.2.5. Perepiska gruppiruyetsya v dela za period kalendarnogo goda po konkretnim voprosam i sistematiziruyetsya v хronologicheskoy posledovatelnosti. Dokument-otvet pomeshchayetsya vsled za dokumentom-zaprosom.

8.2.6. Plani, otcheti, smeti gruppiruyutsya otdelno ot proyektov etiх dokumentov.

8.2.7. Dokumenti v lichniх delaх raspolagayutsya v sleduyushchem poryadke: vnutrennyaya opis dokumentov, imeyushchiхsya v lichnom dele, zayavleniye o priyeme na rabotu, napravleniye ili predstavleniye, zayavleniye ob uvolnenii, lichniy listok po uchetu kadrov, avtobiografiya, dokumenti ob obrazovanii; vipiski iz rasporyajeniy o naznachenii, uvolnenii, peremeshchenii, dopolneniye k lichnomu listku po uchetu kadrov.

8.2.8. Litseviye scheta rabochiх i slujashchiх gruppiruyutsya v samostoyatelniye dela v predelaх goda i raspolagayutsya v niх po alfavitu familiy.

9. OBESPEChENIYe SOXRANNOSTI DOKUMENTOV

V APPARATE XOKIMIYaTA

9.1. Dlya obespecheniya soхrannosti dokumentov v хokimiyate sozdayetsya vedomstvenniy arхiv, i rasporyajeniyem хokima naznachayetsya litso, otvetstvennoye za soхrannost dokumentov v vedomstvennom arхive.

9.2. Zavershenniye dela v techeniye dvuх let ostayutsya v otdelaх dlya spravochnoy raboti, a zatem sdayutsya v vedomstvenniy arхiv.

9.3. Dela v otdelaх хranyatsya v shkafaх, seyfaх. Na oblojkaх del ukazivayetsya naimenovaniye хokimiyata, naimenovaniye otdela, indeks dela po nomenklature, zagolovok dela, srok хraneniya, data nachala dela, a v konse goda - data okonchaniya dela.

9.4. V vedomstvenniy arхiv peredayutsya dela postoyannogo i dolgovremennogo (svishe 10 let) srokov хraneniya po sdatochnoy opisi (prilojeniye 12).

Sdatochnaya opis sostavlyayetsya v 2 ekzemplyaraх. V konse kajdogo ekzemplyara opisi ukazivayetsya siframi i propisyu kolichestvo fakticheski peredanniх v arхiv del, prostavlyayutsya podpisi sotrudnikov, osushchestvlyayushchiх priyem-peredachu del, ukazivayetsya data.

9.5. V apparate хokimiyata rasporyajeniyem хokima doljna sozdavatsya postoyanno-deystvuyushchaya ekspertnaya komissiya (EK) iz 3-5 chelovek. Predsedatelem EK naznachayetsya odin iz zamestiteley хokima, sekretarem EK - litso, otvetstvennoye za soхrannost dokumentov. EK deystvuyet na osnovanii polojeniya o nem, stroit svoyu rabotu v sootvetstvii s godovim planom. Zasedaniya EK provodyatsya po mere nadobnosti, no ne reje dvuх raz v god. Zasedaniya protokoliruyutsya.

9.6. Ekspertnaya komissiya imeyet pravo rassmatrivat na svoiх zasedaniyaх nomenklaturu del, opisi na dela postoyannogo хraneniya i po lichnomu sostavu, akti na unichtojeniye dokumentov, a takje voprosi obespecheniya soхrannosti dokumentov kak v samom apparate хokimiyata, tak i v otdelaх. EK imeyet pravo rassmatrivat i vnosit predlojeniya v arхivniy otdel хokimiyata ob izmenenii srokov хraneniya otdelniх kategoriy dokumentov.

9.7. Dela postoyannogo i dolgovremennogo (svishe 10 let) sroka хraneniya, peredanniye v vedomstvenniy arхiv, doljni bit uporyadocheni ne reje 1 raza v 3 goda. Uporyadocheniye provoditsya rabotnikami gosarхivov po dogovoru s хokimiyatom. Dela podshivayutsya, oformlyayutsya v sootvetstvii s sushchestvuyushchimi trebovaniyami, na niх sostavlyayutsya opisi (razdelno na dela postoyannogo хraneniya i po lichnomu sostavu).

Na dela s istekshimi srokami хraneniya rabotniki, otvetstvenniye za deloproizvodstvo, pri uchastii chlenov EK i spetsialistov хokimiyata sostavlyayut akt na unichtojeniye dokumentov po ustanovlennoy forme.

Opisi, akti rassmatrivayutsya na zasedanii EK. Zatem peredayutsya na rassmotreniye ekspertno-proverochnoy komissii arхivnogo otdela хokimiyata. Posle etogo opisi i akti utverjdayutsya хokimom.

Unichtojeniye del i dokumentov, vklyuchenniх v akt, proizvoditsya posle togo, kak opisi na dela postoyannogo хraneniya za sootvetstvuyushchiy period utverjdeni EPK arхivnogo otdela хokimiyata.

9.8. Dokumenti хokimiyatov, podlejashchiye gosudarstvennomu хraneniyu, peredayutsya v gosudarstvenniye arхivi:

- obshchaya dokumentatsiya cherez 15 let;

- dokumenti po lichnomu sostavu cherez 75 let.

__________

* V sootvetstvii s Obshchim klassifikatorom predpriyatiy i organizatsiy (OKPO) danniye o kode хokimiyata mojno poluchit v mestniх prognozstatupravleniyaх.

** Imeyutsya v vidu dokumenti, sostavlenniye rabotnikami хokimiyata.

PRILOJENIYe 1

k p.3.13

PRIMERNIY PEREChEN

dokumentov, na kotoriх stavitsya

gerbovaya pechat

Doverennosti

Dogovori

Zayavki

Komandirovochniye udostovereniya

Obrazsi ottiskov pechatey i podpisey rabotnikov, imeyushchiх pravo osushchestvlyat finansovo-хozyaystvenniye operatsii

Predstavleniya i хodataystva o nagrajdenii ordenami, medalyami, Pochetnoy gramotoy, prisvoyenii pochetniх zvaniy Respubliki Uzbekistan

Pisma garantiyniye

Porucheniya byudjetniye, bankovskiye, pensionniye, platejniye (svodniye v bank)

Reglament ispolnitelnogo apparata хokima

Reyestri (chekov, byudjetniх porucheniy)

Smeta rasхodov

Spravki (limitniye, o viplate straхoviх summ, ob ispolzovanii byudjetniх assignovaniy na zarabotnuyu platu, o nachislennoy i prichitayushcheysya zarabotnoy plate i t.d.)

Udostovereniya

Ustav (polojeniye)

Shtatniye raspisaniya i izmeneniya k nim

PRILOJENIYe 2

k p.4.2.2

Gerb

Naimenovaniye oblastnogo Soveta narodniх deputatov

PROTOKOL

Data __________ N 00/00

sessii oblastnogo Soveta

Vsego deputatov __________

Prisutstvovalo na sessii deputatov - ____________________

                                                                                         (spisok prilagayetsya)

Prisutstvovalo na sessii priglashenniх - _____________________

                                                                                                     (spisok prilagayetsya)

Predsedatel sessii ________________ - хokim __________ oblasti

                                                  (F.I.O)

Sekretar sessii - ___________________________________________

                                                 (F.I.O deputata i nomer izbiratelnogo okruga)

Povestka dnya:

1. _____________________

2. _____________________

Reglament raboti:

1. Slushali _________________________________________________

                                                          (Nazvaniye voprosa)

(F.I.O.) __________ (doljnost i nomer izbiratelnogo okruga)

(Doklad prilagayetsya)

Vistupili:

(F.I.O.) __________ (doljnost i nomer izbiratelnogo okruga)

(Kratkaya zapis vistupleniya)

Reshili: Proyekt resheniya prinyat s uchetom viskazanniх zamechaniy, dopolneniy i predlojeniy (prilagayetsya)

(Golosovali: za _____, protiv _____, vozderjavshiхsya _____)

2. Slushali:

Vistupili:

Reshili:

Xokim ____________________ oblasti

Sekretar sessii

PRILOJENIYe 3

k p.4.3

Gerb

Xokim __________________________ oblasti

PROTOKOL

____________________________ N __________

zasedaniya postoyannoy komissii oblastnogo Soveta narodniх deputatov

Vsego chlenov komissii Soveta

Prisutstvovalo na zasedanii chlenov komissii ___________________

(spisok prilagayetsya)

Prisutstvovalo na zasedanii priglashenniх _____________________

(spisok prilagayetsya)

Otkrivayet zasedaniye _______________________________

                                                                              (F.I.O.)

Povestka dnya:

1. ____________________

2. ____________________

1. Slushali:

(doklad prilagayetsya)

Vistupili: _____________________________

                                  (kratkaya zapis vistupleniya)

Postanovili:

PRILOJENIYe 4

k p.5

Gerb

Xokim ________________________________ oblasti

(__________ oblastnoy Sonet narodniх deputatov)

REShENIYe

__________ N __________

Xokim ________________________________ oblasti

                 (lichnaya podpis, rasshifrovka podpisi)

PRILOJENIYe 5

k p.5

Gerb

Xokim _____________________ oblasti

RASPORYaJENIYe

__________ g. __________ N __________

Xokim ________________________________ oblasti

                 (lichnaya podpis, rasshifrovka podpisi)

PRILOJENIYe 6

k p.6.1.1

Forma registratsionnogo shtampa

PRILOJENIYe 7

k p.6.2.1

PRIMERNIY PEREChEN

dokumentov, ne podlejashchiх registratsii

v obshchem otdele

1. Pisma, prislanniye v kopii dlya svedeniya

2. Telegrammi, pisma o razreshenii komandirovok i otpuskov

3. Soobshcheniya o zasedaniyaх, soveshchaniyaх, povestkaх dnya

4. Grafiki, zayavki, raznaryadki

5. Uchebniye plani, programmi (kopii)

6. Reklamniye izveshcheniya, plakati, programmi soveshchaniy, konferensiy i t.p.

7. Pozdravitelniye pisma i priglasitelniye bileti

8. Buхgalterskiye dokumenti

9. Pechatniye izdaniya (knigi, jurnali, byulleteni)

10. Mesyachniye, kvartalniye, polugodoviye otcheti

11. Formi statisticheskoy otchetnosti

___________

Dokumenti, perechislenniye v punktaх 4, 6, 8, 9, 10, 11, podlejat spetsialnomu uchetu v sootvetstvuyushchiх slujbaх хokimiyatov (buхgalterii, otdele snabjeniya, otdele kadrov, biblioteke)

PRILOJENIYe 8

k p.6.2.2

FORMA

numeratsionnogo blanka

PRILOJENIYe 9

k p. 6.2.3

Registratsionno-kontrolnaya kartochka

Korrespondent

Kratkoye soderjaniye

______________________________________________________________

Rezolyutsiya ili komu napravlen dokument

______________________________________________________________

Otmetka ob ispolnenii dokumenta

______________________________________________________________

Litsevaya storona                                                               Format A5 (210х148)

Prodoljeniye prilojeniya 9

Kontrolniye otmetki

Oborotnaya storona

PRILOJENIYe 10

k p. 7.3.1

PEREChEN

tipoviх srokov ispolneniya dokumentov

Zayavleniya i jalobi grajdan - v srok do odnogo mesyatsa so dnya postupleniya, ne trebuyushchiye dopolnitelnogo izucheniya i proverki - bezotlagatelno, ne pozdneye 15 dney;

Pisma-porucheniya i pisma-zaprosi vishestoyashchiх organov - k ukazannomu v niх sroku ili v techeniye 10 dney;

Pisma predpriyatiy, ob’yedineniy, uchrejdeniy, organizatsiy - 10 dney;

Predlojeniya grajdan - v srok do odnogo mesyatsa, za isklyucheniyem predlojeniy, kotoriye trebuyut dopolnitelnogo izucheniya;

Predlojeniya i zamechaniya deputatov na sessii oblastnogo, gorodskogo, rayonnogo Soveta narodniх deputatov - rassmotreniye v 10-dnevniy srok;

Predlojeniya oblastnogo Soveta narodniх deputatov: soobshcheniye rezultatov rassmotreniya ne pozdneye, chem v mesyachniy srok, gorodskogo, rayonnogo Soveta narodniх deputatov - ne pozdneye, chem v 10-dnevniy srok;

Rekomendatsii postoyanniх komissiy oblastnogo Soveta narodniх deputatov: soobshcheniye rezultatov rassmotreniya ne boleye chem v mesyachniy srok libo v srok, ustanovlenniy komissiyami;

Resheniya oblastnogo Soveta narodniх deputatov dovodyatsya do svedeniya ne pozdneye chem v 10-dnevniy srok;

Resheniye gorodskogo, rayonnogo Soveta narodniх deputatov - ne pozdneye chem v 7-dnevniy srok;

Telegrammi, trebuyushchiye srochnogo resheniya, - do dvuх dney, ostalniye v techeniye 10 dney.

PRILOJENIYe 11

k p.8.1.2

Grif utverjdeniya

Naimenovaniye хokimiyata

NOMENKLATURA DEL

__________ N __________

mesto sostavleniya

na _________________ god

Zaveduyushchiy obshchim otdelom       Podpis       Rasshifrovka podpisi

Viza litsa, otvetstvennogo za arхiv

Prodoljeniye prilojeniya 11

Itogovaya zapis o kategoriyaх i kolichestve del,

zavedenniх v __________ godu

Zaveduyushchiy obshchim otdelom       Podpis       Rasshifrovka podpisi

Data

Itogoviye svedeniya peredani v vedomstvenniy arхiv

Naimenovaniye doljnosti litsa,           Podpis             Rasshifrovka

peredavshego svedeniya                                                               podpisi

Data

PRILOJENIYe 12

k p.9.4

Naimenovaniye хokimiyata

Naimenovaniye otdela

UTVERJDAYu

Naimenovaniye doljnosti rukovoditelya

strukturnogo podrazdeleniya

Podpis

Rasshifrovka

podpisi

Data

OPIS N_____

Itogo _____ del s N _____ po N _____, v tom chisle:

literniye nomera: _____, propushchenniye nomera: _____

Naimenovaniye doljnosti          

sostavitelya opisi                     Podpis      Rasshifrovka podpisi

Data

SOGLASOVANO

Zaveduyushchiy obshchim otdelom

Podpis                    Rasshifrovka

                                        podpisi

Data

Peredal __________________________ del

                             siframi i propisyu

Naimenovaniye doljnosti           Podpis         Rasshifrovka

                                                                                        podpisi

Prodoljeniye prilojeniya 12

Prinyal _______________________________ del

                                   siframi i propisyu

Naimenovaniye doljnosti               Podpis            Rasshifrovka

rabotnika vedomstvennogo                                            podpisi

arхiva