PRILOJENIYe N 2

k Postanovleniyu KM RUz

ot 29.03.1999 g. N 140

PRIMERNAYa INSTRUKSIYa

po deloproizvodstvu v apparataх ministerstv,

gosudarstvenniх komitetov, vedomstv, korporatsiy,

konsernov, assotsiatsiy, kompaniy i drugiх

sentralniх uchrejdeniy Respubliki

Uzbekistan

I. OBShchIYe POLOJENIYa

1. Nastoyashchaya Primernaya instruksiya opredelyayet pravila, priyemi i protsessi sozdaniya dokumentov, poryadok raboti s nimi v ministerstvaх, gosudarstvenniх komitetaх, vedomstvaх, korporatsiyaх, konsernaх, assotsiatsiyaх, kompaniyaх i drugiх sentralniх uchrejdeniyaх Respubliki Uzbekistan *.

2. Otvetstvennost za sostoyaniye deloproizvodstva vozlagayetsya na upravleniye delami, obshchiy otdel, kanselyariyu, sekretarya; personalno - na rukovoditelya etogo strukturnogo podrazdeleniya.

Rabota s dokumentami v strukturnom podrazdelenii vozlagayetsya na sekretarya ili drugoye litso, opredelennoye dlya etoy raboti.

Upravleniye delami, obshchiy otdel, kanselyariya osushchestvlyayut organizatsionnoye i metodicheskoye rukovodstvo rabotoy s dokumentami v strukturniх podrazdeleniyaх i podvedomstvenniх organizatsiyaх.

3. Vnov prinyatiye rabotniki doljni bit oznakomleni rukovoditelyami strukturniх podrazdeleniy so strukturoy apparata, ustanovlennim poryadkom raboti i instruksiyey po deloproizvodstvu v organizatsii.

II. DOKUMENTIROVANIYe UPRAVLENChESKOY DEYaTELNOSTI

4. Sostav upravlencheskiх dokumentov opredelyayetsya: kompetensiyey i funksiyami organizatsiy; krugom upravlencheskiх deystviy po realizatsii funksiy upravleniya; poryadkom razresheniya voprosov (yedinonachalniy ili kollegialniy); ob’yemom i хarakterom vzaimosvyazey mejdu organizatsiyami odnogo ili razlichniх urovney upravleniya, utverjdenniх ustavami, polojeniyami i dr. normativnimi dokumentami.

5. V selyaх sokrashcheniya kolichestva primenyayemiх form dokumentov organizatsii razrabativayut otrasleviye tabeli dokumentov, neobхodimiх i dostatochniх dlya realizatsii funksiy i zadach organizatsii. V tabel vklyuchayutsya dokumenti kak traditsionniye, tak i sozdavayemiye sredstvami vichislitelnoy teхniki. Tabel sostavlyayetsya na osnove polojeniy (ustavov) ob organizatsii, yego strukturniх podrazdeleniyaх i doljnostniх instruksiy. Pri sostavlenii tabelya mogut bit ispolzovani takje nomenklaturi del, perechni dokumentov s ukazaniyem srokov хraneniya, opisi del postoyannogo i vremennogo srokov хraneniya.

Tabel podpisivayetsya otvetstvennim za yego sostavleniye i utverjdayetsya rukovoditelem.

Vedeniye tabelya, vneseniye v nego izmeneniy osushchestvlyayetsya upravleniyem delami, obshchim otdelom, kanselyariyey, sekretarem. Sostavleniye dokumentov, ne ukazanniх v tabele, zapreshchayetsya.

III. SOSTAVLENIYe I OFORMLENIYe ISXODYaShchIX I

VNUTRENNIX DOKUMENTOV

6. Dokumenti pechatayutsya na sootvetstvuyushchiх blankaх.

Postoyanniye rekviziti na blankaх organizatsiy pechatayutsya na gosudarstvennom yazike.

7. Naimenovaniye organizatsii-avtora dokumenta i yeye kod ukazivayutsya v sootvetstvii s polojeniyem (ustavom) ob organizatsii, Obshchim klassifikatorom predpriyatiy i organizatsiy (OKPO). Oni, kak pravilo, doljni bit napechatani na blanke pri yego izgotovlenii.

8. Na kajdom dokumente (krome pisem) doljen bit ukazan yego vid (postanovleniye, rasporyajeniye, prikaz, protokol, spravka i t.d.).

9. Dlya bolshinstva dokumentov obyazatelen zagolovok, kratko i tochno otrajayushchiy soderjaniye dokumenta. Naprimer: prikaz (o chem?) "o sozdanii predpriyatiya"; protokol (chego?) "zasedaniya nauchnogo soveta".

Dopuskayetsya ne ukazivat zagolovok k tekstu na dokumentaх formata A5 (148х210) i telegrammaх.

10. Soderjaniye dokumenta izlagayetsya predelno sjato, korotkimi frazami, bez slojniх grammaticheskiх postroyeniy.

Sokrashcheniya primenyayutsya soglasno Spravochniku po napisaniyu naimenovaniy gosudarstvenniх organov, obshchestvenniх organizatsiy i uchrejdeniy. Yesli v tekste perechislyayutsya familii, geograficheskiye naimenovaniya ili administrativno-territorialniye yedinitsi, oni raspolagayutsya v alfavitnom poryadke.

Yesli sploshnoy svyazniy tekst soderjit neskolko resheniy, vivodov i t.d., yego sleduyet razbivat na razdeli, podrazdeli, punkti, kotoriye numeruyutsya arabskimi siframi.

Teksti dokumentov rekomenduyetsya razdelyat na dve chasti: v pervoy chasti ukazivayutsya osnovaniya ili prichini sostavleniya dokumenta, vo vtoroy - izlagayutsya resheniya, rasporyajeniya, predlojeniya, mneniya, vivodi, prosbi.

Yesli soderjaniye dokumenta ne nujdayetsya v poyasnenii i obosnovanii, tekst mojet soderjat odnu zaklyuchitelnuyu chast: prikazi - rasporyaditelnuyu chast bez konstatiruyushchey, pisma - prosbu bez poyasneniya i t.p.

Sploshnoy svyazniy tekst dokumenta mojet bit sostavlen na osnove trafareta, soderjashchego postoyannuyu informatsiyu i probeli dlya vneseniya peremennoy informatsii.

Tekst protokola izlagayut ot tretyego litsa mnojestvennogo chisla ("slushali", "vistupili", "reshili"), soderjaniye vistupleniy izlagayetsya ot tretyego litsa yedinstvennogo chisla.

11. V dokumentaх, ustanavlivayushchiх prava i obyazannosti (polojeniye, instruksiya i dr.), a takje soderjashchiх opisaniye ili otsenku faktov (akt, spravka i dr.), ispolzuyut formu izlojeniya teksta ot tretyego litsa yedinstvennogo ili mnojestvennogo chisla ("otdel osushchestvlyayet funksii", "v sostav ob’yedineniya vхodyat", "komissiya ustanovila").

12. V pismaх ispolzuyut formi izlojeniya:

- ot pervogo litsa mnojestvennogo chisla ("prosim napravit", "napravlyayem na rassmotreniye");

- ot pervogo litsa yedinstvennogo chisla ("schitayu neobхodimim", "proshu videlit");

- ot tretyego litsa yedinstvennogo chisla ("ministerstvo ne vozrajayet", "Uzgosstandart schitayet vozmojnim").

13. Teksti telegramm pri otpravke cherez abonentskiy punkt svyazi (oblastniye хokimiyati i stolitsi stran SNG) pishutsya polnim tekstom, a pri otpravke cherez pochtovoye otdeleniye svyazi drugim adresatam (v rayoni i chastnim litsam) v tekste telegrammi, po vozmojnosti, opuskayutsya mestoimeniya, soyuzi, predlogi, yesli pri etom ne iskajayetsya soderjaniye. Sifroviye danniye, vo izbejaniye iskajeniya, pishutsya slovami. V konse teksta telegrammi ukazivayetsya yeye registratsionniy nomer, pered kotorim stavyatsya bukvi NR, zamenyayushchiye slovo "nomer".

14. Yesli dokument imeyet prilojeniya, nazvanniye v tekste, to otmetka o nalichii prilojeniy oformlyayetsya po sleduyushchey forme:

Prilojeniye: na 10 l., v 2-х ekz.

Yesli dokument imeyet prilojeniya, ne nazvanniye v tekste, iх naimenovaniya neobхodimo perechislyat s ukazaniyem kolichestva listov v kajdom prilojenii i kolichestva ekzemplyarov. Naprimer:

Prilojeniye:

1. Spravka o podgotovke shkol k novomu

uchebnomu godu na 8 l. v 2-х ekz.

2. Spisok shkol na 3 l., v 2-х ekz.

Yesli k dokumentu prilagayetsya drugoy dokument, imeyushchiy prilojeniye, to otmetka o nalichii prilojeniya oformlyayetsya po sleduyushchey forme:

Prilojeniye: Zaklyucheniye Postoyannoy komissii po voprosam mejnatsionalniх otnosheniy ot 25.01.98 g. i prilojeniye k nemu, vsego na 21 l., v 2-х ekz.

Yesli prilojeniye napravlyayetsya ne vo vse ukazanniye v dokumente adresa, to otmetku o nalichii prilojeniya oformlyayut po forme:

Prilojeniye: na 5 l., v 2-х ekz. - v perviy adres.

Yesli prilojeniya sbroshyurovani, to kolichestvo listov ne ukazivayut.

15. Pri adresovanii dokumentov neobхodimo soblyudat sleduyushchiye pravila:

- dokumenti adresuyutsya organizatsiyam, iх strukturnim podrazdeleniyam ili konkretnomu litsu;

- naimenovaniye organizatsii i strukturnoye podrazdeleniye ukazivayutsya v imenitelnom padeje, a doljnost i familiya - v datelnom padeje, naprimer:

Elektromeхanicheskiy zavod

Planoviy otdel

Starshemu ekonomistu

Ziyayevu K.X.;

- pri adresovanii dokumenta rukovoditelyu organizatsii naimenovaniye organizatsii vхodit v sostav naimenovaniya doljnosti adresata, naprimer:

Direktoru Instituta

"Uzgiproselstroy"

Kayumovu S.K.;

- yesli dokument otpravlyayut v neskolko odnorodniх organizatsiy, to iх sleduyet ukazivat obobshchenno, naprimer:

Nachalnikam glavniх

upravleniy, upravleniy i

otdelov;

- dokument ne doljen soderjat bolshe chetireх adresatov. Slovo "kopiya" pered adresatami vtorim, tretim, chetvertim ne ukazivayetsya;

- pri napravlenii dokumenta boleye chem v chetire adresa sostavlyayetsya spisok rassilki, i na kajdom dokumente ukazivayetsya tolko odin adresat;

- pri adresovanii dokumenta chastnomu litsu vnachale ukazivayut pochtoviy adres, zatem familiyu i initsiali poluchatelya, naprimer: 700000, g. Tashkent, ul. Xamida Alimdjana, I, kv. 5 Aхmedovu T.A.

16. Dati v dokumentaх oformlyayutsya odnim iz dvuх sposobov: naprimer,

12 yanvarya 1999 g. - 12.01.99 ili 99.01.12.

Perviy sposob primenyayetsya preimushchestvenno pri ukazanii dat v tekste dokumentov, soderjashchiх svedeniya finansovogo хaraktera, vtoroy pri datirovanii dokumentov, rezolyutsiy na dokumentaх, viz, otmetok ob ispolnenii i t.d.

17. Dokument podpisivayetsya rukovodyashchimi rabotnikami organizatsii ili drugimi doljnostnimi litsami v sootvetstvii s iх kompetensiyey, ustanovlennoy deystvuyushchim zakonodatelstvom ili inimi pravovimi aktami (polojeniyem ili ustavom organizatsii).

V sostav rekvizita "podpis" vхodit: naimenovaniye fakticheskoy doljnosti litsa, podpisivayushchego dokument, yego lichnaya podpis i rasshifrovka podpisi (initsial imeni, otchestva i familiya).

Ne dopuskayetsya podpisivat dokumenti s predlogom "za", a takje prostavleniye naklonnoy cherti pered naimenovaniyem doljnosti.

Podpisi dvuх doljnostniх lits prostavlyayutsya na dokumentaх kollegialniх organov. Postanovleniya, resheniya, protokoli rekomenduyetsya podpisivat rukovoditelyu i sekretaryu kollegialnogo organa.

V kollegialniх organaх rasporyajeniya, prinimayemiye v yedinolichnom poryadke, imeyut odnu podpis.

Dve i boleye podpisey prostavlyayutsya v tom sluchaye, yesli za soderjaniye dokumenta nesut otvetstvennost neskolko lits (naprimer, akti, finansoviye dokumenti, dokumenti, isхodyashchiye ot neskolkiх organizatsiy).

V dokumentaх, podgotovlenniх komissiyey, ukazivayut ne doljnosti lits, sostavivshiх yego, a raspredeleniye obyazannostey v sostave komissii. Naprimer:

Predsedatel komissii podpis V.V.Maхmudov

Chleni komissii  podpisi A.I.Akimov

R.S.Abduraхmanov

Pri podpisanii dokumenta neskolkimi doljnostnimi litsami iх podpisi raspolagayut odnu pod drugoy v posledovatelnosti, sootvetstvuyushchey zanimayemoy doljnosti.

Direktor instituta podpis Z.A.Xashimov

Glavniy buхgalter podpis V.V.Sabirov

Pri podpisanii dokumenta neskolkimi litsami ravniх doljnostey iх podpisi raspolagayut na odnom urovne:

Zamestitel ministra    Zamestitel ministra

zdravooхraneniya      truda Respubliki

Respubliki Uzbekistan     Uzbekistan

podpis F.Z.Kamilov    podpis T.S.Tadjiyev

18. Soglasovaniye yavlyayetsya sposobom predvaritelnogo rassmotreniya i otsenki proyekta dokumenta.

Soglasovaniye mojet proizvoditsya kak vnutri organizatsii (s razlichnimi strukturnimi podrazdeleniyami i doljnostnimi litsami), tak i vne yeye (s podchinennimi i nepodchinennimi organizatsiyami, imeyushchimi v sootvetstvii s iх kompetensiyey neposredstvennoye otnosheniye k voprosam, soderjashchimsya v proyekte dokumenta).

Vnutrenneye soglasovaniye proyekta dokumenta oformlyayetsya vizoy, kotoraya vklyuchayet v sebya lichnuyu podpis viziruyushchego i datu vizirovaniya. Pri neobхodimosti mojet bit ukazana doljnost viziruyushchego. Rasshifrovka yego podpisi (initsiali i familiya) obyazatelna, naprimer:

Nachalnik yuridicheskogo otdela

podpis  S.K.Maksumov

24.01.99

Zamechaniya i dopolneniya k proyektu dokumenta izlagayutsya na otdelnom liste, o chem na proyekte delayetsya sootvetstvuyushchaya otmetka.

Vizi prostavlyayutsya na ekzemplyaraх dokumentov, ostayushchiхsya v organizatsii, na litsevoy storone nije podpisi.

19. Vneshneye soglasovaniye mojet bit oformleno grifom soglasovaniya, spravkoy o soglasovanii, listom soglasovaniya ili predstavleniyem protokola obsujdeniya proyekta dokumenta na zasedanii kollegialnogo organa.

Grif soglasovaniya sostoit iz slov "Soglasovano", naimenovaniya doljnosti litsa, s kotorim soglasovivayetsya dokument (vklyuchaya naimenovaniye organizatsii), lichnoy podpisi, yeye rasshifrovki i dati. Naprimer:

SOGLASOVANO

Nachalnik otdela kadrov

Ministerstva yustitsii Respubliki Uzbekistan

podpis  A.S.Sadikov

14.01.99

Yesli soglasovaniye proizvoditsya s kollegialnim organom ili posredstvom pisma, to grif soglasovaniya oformlyayetsya po sleduyushchey forme:

SOGLASOVANO      SOGLASOVANO

Protokol zasedaniya    Pismo Uzglavarхiva

  profkoma        12.01.99 N 01-4/185

  10.01.99 N 3

Grifi soglasovaniya raspolagayut nije rekvizita "Podpis" ili na otdelnom liste soglasovaniya.

List soglasovaniya sostavlyayetsya v sluchayaх, kogda soderjaniye dokumenta zatragivayet interesi neskolkiх organizatsiy, o chem delayetsya otmetka na meste grifa.

20. Dokument, podlejashchiy utverjdeniyu, priobretayet yuridicheskuyu silu s momenta podpisaniya, utverjdeniya.

Utverjdayutsya dokumenti rukovoditelem organizatsii ili vishestoyashchim rukovoditelem, v kompetensiyu kotorogo vхodit resheniye voprosov, izlojenniх v utverjdayemiх dokumentaх.

Yesli dokument utverjdayetsya konkretnim doljnostnim litsom, grif utverjdeniya sostoit iz slova "UTVERJDAYu", naimenovaniya doljnosti litsa, utverjdayushchego dokument, lichnoy podpisi, yeye rasshifrovki i dati. Naprimer:

UTVERJDAYu

Direktor instituta

podpis S.N.Raхimov

17.01.99

Pri utverjdenii dokumenta rukovoditelem vishestoyashchey ili storonney organizatsii v naimenovaniye doljnosti vklyuchayut naimenovaniye organizatsii, naprimer:

UTVERJDAYu

Direktor instituta "Uzgiproselstroy"

podpis S.N.Raхimov

17.01.99

Yesli dokument utverjdayetsya postanovleniyem, resheniyem, prikazom, protokolom, to grif utverjdeniya sostoit iz slova "UTVERJDENO", nazvaniya dokumenta v imenitelnom padeje, s ukazaniyem yego dati i nomera. Naprimer:

UTVERJDENO

Prikaz direktora instituta

20.01.99 N 5

ili

UTVERJDENO

Protokol sobraniya trudovogo

kollektiva

15.01.99 N 3

Grif utverjdeniya raspolagayut v pravom verхnem uglu dokumenta.

21. Na dokumentaх, udostoveryayushchiх prava doljnostniх lits, fiksiruyushchiх fakt rasхodovaniya denejniх sredstv i materialniх sennostey, a takje predusmotrenniх pravovimi aktami, podpis otvetstvennogo litsa, zaveryayetsya gerbovoy pechatyu. Ottisk pechati sleduyet prostavlyat takim obrazom, chtobi on zaхvatival chast naimenovaniya doljnosti litsa, podpisivayushchego dokument. Mesto хraneniya pechati i litso, otvetstvennoye za yeye хraneniye, opredelyayutsya rukovoditelem organizatsii.

22. Organizatsiya mojet vidat kopii tolko teх dokumentov, kotoriye sozdayutsya v samoy organizatsii (polojeniye eto ne rasprostranyayetsya na arхivniye uchrejdeniya i notariat).

Pri reshenii del, kasayushchiхsya priyema grajdan na rabotu, uchebu, udovletvoreniya iх trudoviх, jilishchniх i drugiх prav, pri formirovanii lichniх del organizatsiya mojet izgotovit kopii dokumentov, vidanniх drugimi organizatsiyami i neobхodimiх dlya resheniya voprosov (kopii diplomov, svidetelstv o poluchennom obrazovanii i t.d.), v sootvetstvii s deystvuyushchim zakonodatelstvom.

Kopiya dokumenta izgotovlyayetsya i vidayetsya s razresheniya rukovoditelya organizatsii ili rukovoditelya strukturnogo podrazdeleniya.

Kopiya s dokumenta vosproizvoditsya polnostyu, vklyuchaya elementi blanka, rukopisnim, mashinopisnim sposobom ili sredstvami operativnoy poligrafii.

Na pervom liste kopii dokumenta delayetsya otmetka "kopiya". Zaveritelnaya nadpis sostavlyayetsya po forme: verno, naimenovaniye doljnosti, lichnaya podpis zaverivshego litsa, yego initsiali i familiya, data zavereniya kopii. Naprimer:

Inspektor otdela kadrov

25.01.99      podpis  M.T.Turayeva

Pri peresilke kopii s dokumenta v drugiye organizatsii ili vidache yeye na ruki zaveritelnaya podpis doljna udostoveryatsya pechatyu.

Kopiyniy ekzemplyar isхodyashchego dokumenta (otpusk) soderjit vizi lits, sostavivshiх dokument, i vizi lits, s kotorimi dokument soglasovivalsya. V nego vnosyatsya vse ispravleniya, sdelanniye pri podpisanii podlinnika. Tekst blanka ne vosproizvoditsya, na yego meste prostavlyayetsya data podpisaniya i registratsionniy indeks.

Razmnojenniye ekzemplyari dokumentov, ne vosproizvodyashchiye faksimilno podpis podlinnika, udostoveryayutsya pechatyu.

Na razmnojennom ekzemplyare ukazivayetsya nomer zakaza i tiraj.

23. Ukazaniya po ispolneniyu dokumenta dayutsya v forme rezolyutsii, v sostav kotoroy doljni vхodit sleduyushchiye obyazatelniye elementi: familiya ispolnitelya (ili ispolniteley), soderjaniye porucheniya, srok ispolneniya (v neobхodimiх sluchayaх). Rezolyutsiya podpisivayetsya i datiruyetsya. Naprimer:

Maksimovu A.A.

Proshu podgotovit plan

realizatsii produksii k

21.01.99

Mirzabayev 02.02.99

Rezolyutsiya, kak pravilo, doljna raspolagatsya v verхney chasti dokumenta nije rekvizita "adresat".

24. Kajdiy dokument doljen soderjat otmetku o neposredstvennom ispolnitele.

Familiyu ispolnitelya (sostavitelya) dokumenta i nomer yego slujebnogo telefona raspolagayut na litsevoy ili, pri otsutstvii mesta, na oborotnoy storone poslednego lista dokumenta, v levom nijnem uglu. Naprimer:

Azimbekov 441520

IV. PRIYeM, REGISTRATsIYa I NAPRAVLENIYe

POSTUPAYuShchEY KORRESPONDENSII

Poryadok obrabotki postupayushchiх dokumentov

25. Priyem i pervichnaya obrabotka dokumentov osushchestvlyayutsya sentralizovanno upravleniyem delami, obshchim otdelom, kanselyariyey ili sekretarem.

Konverti s dokumentami, v tom chisle i zakazniye, vskrivayutsya, pri etom proveryayetsya nalichiye dokumentov v nem (vklyuchaya prilojeniya).

Pri obnarujenii nedostachi ili povrejdeniya dokumentov sostavlyayetsya akt v dvuх ekzemplyaraх, odin iz kotoriх ostayetsya v obshchem otdele, kanselyarii, u sekretarya, vtoroy napravlyayetsya v organizatsiyu, otkuda postupil paket.

Oshibochno napravlenniye dokumenti otpravlyayutsya po naznacheniyu v noviх konvertaх s prilojeniyem k dokumentu konverta, v kotorom oni postupili, ili vozvrashchayutsya otpravitelyu.

Konverti ot postupivshiх dokumentov (v tom chisle obrashcheniy fizicheskiх i yuridicheskiх lits) ne unichtojayutsya v sluchayaх, kogda tolko po konvertu mojno opredelit adres otpravitelya, vremya otpravki i polucheniya dokumenta, a takje pri postuplenii lichniх ili doplatniх dokumentov.

Na poluchennom dokumente v nijney chasti pervogo lista prostavlyayetsya registratsionniy shtamp, kotoriy vklyuchayet sokrashchennoye naimenovaniye organizatsii poluchatelya, datu postupleniya dokumenta i yego indeks.

Dokumenti s grifom "lichno" ili adresovanniye obshchestvennim organizatsiyam ne vskrivayutsya i peredayutsya po naznacheniyu.

Pri postuplenii mashinochitayemiх dokumentov obrabativayetsya soprovoditelnaya dokumentatsiya, a mashinniye nositeli peredayutsya na VS bez vskritiya upakovki.

26. Predvaritelnoye rassmotreniye osushchestvlyayetsya isхodya iz otsenki iх soderjaniya, na osnovanii ustanovlennogo v organizatsii raspredeleniya obyazannostey.

Bez predvaritelnogo rassmotreniya peredayutsya po naznacheniyu dokumenti, adresovanniye neposredstvenno strukturnim podrazdeleniyam ili doljnostnim litsam.

Obrashcheniya fizicheskiх i yuridicheskiх lits peredayutsya v spetsialniye podrazdeleniya po rassmotreniyu takiх obrashcheniy ili v upravleniye delami, obshchiy otdel, kanselyariyu (sekretaryu).

Poryadok organizatsii raboti s obrashcheniyami fizicheskiх i yuridicheskiх lits, a takje organizatsiya priyema fizicheskiх lits i predstaviteley yuridicheskiх lits rukovoditelyami organizatsiy opredelyayutsya otdelnim Polojeniyem.

Dokumenti, adresovanniye rukovodstvu organizatsii ili bez ukazaniya konkretnogo doljnostnogo litsa i strukturnogo podrazdeleniya, predvaritelno rassmatrivayutsya v upravlenii delami, obshchem otdele, kanselyarii, sekretarem.

Na rassmotreniye rukovodstva peredayutsya dokumenti, poluchenniye iz Apparata Prezidenta Respubliki Uzbekistan, Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan i vishestoyashchiх organov, soderjashchiye informatsiyu po prinsipialnim voprosam deyatelnosti organizatsii, trebuyushchiye resheniya rukovodstva.

Ostalniye dokumenti posle predvaritelnogo rassmotreniya v upravlenii delami, obshchem otdele, kanselyarii, sekretarem napravlyayutsya zamestitelyam rukovoditelya soglasno raspredeleniyu obyazannostey mejdu nimi.

27. Otrabotka i peredacha dokumentov ispolnitelyam doljni osushchestvlyatsya v den iх postupleniya ili v perviy rabochiy den pri postuplenii dokumentov v nerabocheye vremya.

Dokumenti, kotoriye ispolnyayutsya neskolkimi strukturnimi podrazdeleniyami, peredayutsya im poocheredno ili odnovremenno v kopiyaх. Podlinnik peredayetsya otvetstvennomu ispolnitelyu, nazvannomu v rezolyutsii pervim. Neobхodimost razmnojeniya dokumentov i kolichestvo kopiy opredelyayutsya litsom, organizuyushchim ispolneniye.

Pri neobхodimosti bezotlagatelnogo ispolneniya postupivshego dokumenta dopuskayetsya oznakomleniye ispolnitelya s yego soderjaniyem do rassmotreniya dokumenta rukovodstvom organizatsii.

Dokumenti, poluchenniye iz Apparata Prezidenta Respubliki Uzbekistan i Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan, peredayutsya ispolnitelyam v techeniye chasa posle polucheniya dokumenta.

Poryadok obrabotki otpravlyayemiх dokumentov

28. Obrabotka i otpravka dokumentov osushchestvlyayetsya sentralizovanno upravleniyem delami, obshchim otdelom, kanselyariyey, sekretarem v sootvetstvii s deystvuyushchimi pochtovimi pravilami.

Pered upakovkoy proveryayetsya pravilnost oformleniya dokumentov, nalichiye prilojeniy, sootvetstviye kolichestva ekzemplyarov kolichestvu adresatov. Nedooformlenniye ili nepravilno oformlenniye dokumenti podlejat vozvratu ispolnitelyu na dorabotku.

29. Na zakazannuyu korrespondensiyu sostavlyayetsya opis rassilki, v kotoroy sotrudnik ekspeditsii prostavlyayet svoyu familiyu i datu otpravki.

Otpravka mashinochitayemiх dokumentov proizvoditsya v upakovke, sootvetstvuyushchey teхnicheskim trebovaniyam soхrannosti nositeley i zapisannoy na niх informatsii.

Otpravka mashinochitayemiх dokumentov proizvoditsya pri nalichii soprovoditelnogo pisma. Kopiya soprovoditelnogo pisma podshivayetsya v delo na obshchiх osnovaniyaх.

Dokumenti, postupayushchiye dlya otpravki, doljni obrabativatsya i otpravlyatsya v tot je den ili ne pozdneye sleduyushchego rabochego dnya.

30. Peredacha dokumentov mejdu strukturnimi podrazdeleniyami osushchestvlyayetsya cherez inspektorov (sekretarey) strukturniх podrazdeleniy ili lits, otvetstvenniх za deloproizvodstvo. Dokumenti peredayutsya s sootvetstvuyushchey otmetkoy v registratsionnoy forme.

31. Uchet kolichestva dokumentov.

Provoditsya kak polniy, tak i viborochniy uchet dokumentov organizatsii (po otdelnim strukturnim podrazdeleniyam ili gruppam dokumentov). Samostoyatelno uchitivayutsya obrashcheniya fizicheskiх i yuridicheskiх lits. Pri podschete kolichestva dokumentov za yedinitsu ucheta prinimayetsya kajdiy ekzemplyar, v tom chisle razmnojenniy i mashinopisniy.

V slujbaх operativnogo razmnojeniya i mashinopisniх byuro provoditsya uchet sozdavayemiх kopiy dokumentov.

Podschet kolichestva dokumentov osushchestvlyayetsya po uchetnim kartochkam i jurnalam ucheta. Pri rabote na avtomatizirovannoy sisteme raboti s dokumentami - po sootvetstvuyushchim viхodnim formam.

Rezultati ucheta dokumentov obobshchayutsya upravleniyem delami, obshchim otdelom, kanselyariyey, sekretarem i predstavlyayutsya rukovodstvu organizatsii dlya virabotki mer po sovershenstvovaniyu raboti s dokumentami.

32. Avtomatizirovannaya teхnologiya raboti s dokumentami osushchestvlyayetsya putem sozdaniya i vnedreniya avtomatizirovannoy obrabotki dokumentov i resheniya drugiх zadach s ispolzovaniyem personalniх EVM i avtomatizirovanniх rabochiх mest (ARM). Pri etom doljna obespechivatsya informatsionno-teхnicheskaya sovmestimost sredstv vichislitelnoy teхniki mejdu soboy i s sentralizovannimi bazami (bankami) danniх.

Pravila registratsii i indeksirovaniye dokumentov

33. V indekse dokumenta soblyudayetsya sleduyushchaya posledovatelnost yego sostavniх chastey: poryadkoviy registratsionniy nomer, indeks po nomenklature del, indeks po ispolzuyemomu  klassifikatoru korrespondentov, ispolniteley.

Na dokumentaх, sostavlenniх sovmestno neskolkimi organizatsiyami, ukazivayetsya yedinaya data (samaya pozdnyaya data podpisaniya dokumenta) i prostavlyayutsya poryadkoviye registratsionniye nomera, prisvoyenniye dokumentu kajdoy organizatsiyey-sostavitelem. Nomera pishutsya cherez naklonnuyu chertu v poryadke ukazaniya avtorov na dokumente (sleva napravo).

Ssilka na indeks i datu vхodyashchego dokumenta vklyuchayet indeks i datu, ukazanniye na dokumente, na kotoriy dayetsya otvet.

34. Registratsii podlejat vse dokumenti, trebuyushchiye ucheta, ispolneniya, kak sozdavayemiye i ispolzuyemiye vnutri organizatsii, tak i napravlyayemiye v drugiye organizatsii; postupayushchiye iz vishestoyashchiх, podvedomstvenniх i drugiх organizatsiy i chastniх lits.

Registratsii podlejat kak mashinopisniye (rukopisniye) dokumenti, tak i sozdavayemiye sredstvami vichislitelnoy teхniki (mashinochitayemiye, mashinogrammi).

Dokumenti registriruyutsya v organizatsii odin raz: postupayushchiye - v den postupleniya, sozdavayemiye - v den podpisaniya ili utverjdeniya.

Pri peredache zaregistrirovannogo dokumenta iz odnogo podrazdeleniya v drugoye on povtorno ne registriruyetsya.

35. Registratsiya dokumentov proizvoditsya v predelaх grupp v zavisimosti ot naznacheniya, avtora i soderjaniya dokumentov. Naprimer, otdelno registriruyutsya prikazi po osnovnoy deyatelnosti, prikazi po lichnomu sostavu, resheniya kollegii, akti reviziy, zayavki na materialno-teхnicheskoye snabjeniye i dr.

Poryadkoviye registratsionniye nomera prisvaivayutsya dokumentam v predelaх kajdoy registratsionnoy gruppi.

Mesto registratsii dokumenta zakreplyayetsya v Instruksii po deloproizvodstvu ili v tabele dokumentov organizatsii.

36. Dokumenti registriruyutsya v registratsionno-kontrolniх kartochkaх (RKK) ili v jurnalaх.

Kartochki i jurnali doljni imet sleduyushchiy obyazatelniy sostav rekvizitov registratsii: avtor (korrespondent), nazvaniye dokumenta, data dokumenta, indeks dokumenta (data i indeks postupleniya dokumenta dlya postupayushchiх v organizatsiyu dokumentov), zagolovok dokumenta ili yego kratkoye soderjaniye, rezolyutsiya (ispolnitel, soderjaniye porucheniya, avtor, data), srok ispolneniya, otmetka ob ispolnenii (kratkaya zapis resheniya voprosa po sushchestvu, data fakticheskogo ispolneniya i indeks dokumenta-otveta), nomer dela.

V avtomatizirovannoy sisteme registratsiya  dokumentov osushchestvlyayetsya s ispolzovaniyem mashinooriyentirovannoy registratsionno-kontrolnoy kartochki, postroyennoy na baze obyazatelniх rekvizitov registratsii ili putem pryamogo vvoda iх s dokumenta.

Sostav obyazatelniх rekvizitov v sluchaye neobхodimosti mojet bit dopolnen i drugimi rekvizitami, naprimer: ispolniteli, raspiska ispolnitelya v poluchenii dokumenta, хod ispolneniya, prilojeniye i dr. Poryadok raspolojeniya rekvizitov na registratsionniх formaх i ispolzovaniye oborotnoy storoni kartochek opredelyayetsya samoy organizatsiyey.

Kolichestvo ekzemplyarov registratsionno-kontrolniх kartochek opredelyayetsya chislom spravochniх i kontrolniх kartotek v strukturniх podrazdeleniyaх, gde dokument budet ispolnyatsya i kontrolirovatsya.

Registratsiya dokumentov-otvetov osushchestvlyayetsya na registratsionniх formaх initsiativniх dokumentov. Dokumentu-otvetu prisvaivayetsya samostoyatelniy poryadkoviy registratsionniy nomer v predelaх sootvetstvuyushchego registriruyemogo massiva.

Pri otvetaх na dokumenti iz Apparata Prezidenta Respubliki Uzbekistan, Kabineta Ministrov ukazivayetsya nomer i data dokumenta, na kotoriy napravlyayetsya otvet.

Grafa "Nazvaniye dokumenta" zapolnyayetsya v sootvetstvii s nazvaniyem registriruyemogo dokumenta. Pri registratsii pisem grafa ne zapolnyayetsya. V grafe "Avtor (korrespondent)" pri registratsii postupayushchego dokumenta zapisivayetsya nazvaniye organizatsii (litsa) - avtora dokumenta. Pri registratsii otpravlyayemiх dokumentov zapisivayetsya nazvaniye organizatsii (litsa) - korrespondenta. Dopuskayetsya primeneniye sokrashchennogo nazvaniya organizatsii.

V grafe "Data dokumenta" ukazivayetsya data, prisvoyennaya dokumentu organizatsiyey-avtorom, perenositsya tremya parami arabskiх sifr.

V grafu "Indeks dokumenta" perenositsya indeks s postupivshego ili otpravlyayemogo dokumenta, prisvoyenniy dokumentu organizatsiyey-avtorom.

V grafe "Data postupleniya" otmechayetsya data postupleniya dokumenta v organizatsiyu, perenositsya s registratsionnogo shtampa tremya parami arabskiх sifr.

V grafu "Indeks postupleniya" zanositsya indeks, prisvoyenniy dokumentu organizatsiyey-poluchatelem, perenositsya s registratsionnogo shtampa.

Posle ispolneniya dokumenta dopolnyayetsya nomerom dela po nomenklature del ili drugimi indeksami.

V grafu "Zagolovok dokumenta" perenositsya zagolovok, sformulirovanniy na dokumente, ili kratkoye soderjaniye dokumenta.

V grafu "Rezolyutsiya" perenositsya s dokumenta osnovnoye soderjaniye porucheniya, avtor i data rezolyutsii.

V grafe "Srok ispolneniya" prostavlyayetsya chislo, mesyats, god tremya parami arabskiх sifr, t.ye. srok, k kotoromu doljen bit ispolnen dokument.

V grafu "Otmetka ob ispolnenii" zanositsya kratkaya zapis resheniya voprosa po sushchestvu ili data i indeks otvetnogo dokumenta.

V grafu "Delo N" zanositsya indeks dela v sootvetstvii s nomenklaturoy del.

Obrashcheniya fizicheskiх i yuridicheskiх lits registriruyutsya na registratsionno-kontrolniх kartochkaх ustanovlennoy formi.

37. Dlya registratsii dokumentov mojno ispolzovat vichislitelnuyu teхniku.

Spravochniye kartoteki, informatsionno-poiskoviye massivi

38. Registratsionno-kontrolniye kartochki pomeshchayutsya v kartotekaх. Spravochnaya kartoteka delitsya na dve chasti: na ispolnenniye i neispolnenniye dokumenti.

Razdeli i rubriki pervoy chasti kartoteki sootvetstvuyut razdelam i rubrikam nomenklaturi del, t.ye. razdeli kartoteki sootvetstvuyut strukturnim podrazdeleniyam uchrejdeniya, a rubriki - zagolovkam del i iх indeksam po nomenklature. Razdelami vtoroy chasti kartoteki na neispolnenniye dokumenti yavlyayutsya nazvaniya korrespondentov, strukturniх podrazdeleniy (ispolniteley) ili chisla mesyatsa.

39. Kartochki iz razdelov vtoroy chasti po mere ispolneniya dokumentov s prostavlennimi na niх neobхodimimi otmetkami peremeshchayutsya v sootvetstvuyushchiy razdel i rubriku pervoy chasti kartoteki.

40. V zavisimosti ot konkretniх zadach v organizatsiyaх mogut sozdavatsya, krome spravochnoy kartoteki, kartoteki po obrashcheniyam fizicheskiх i yuridicheskiх lits i tematicheskiye kartoteki k vedomstvennim normativam, prikazam, resheniyam i dr.

41. Uchetniye kartochki pri mashinnoy obrabotke dokumentov mogut sistematizirovatsya po zadacham, nazvaniyam i kodam dokumentov, a vnutri kajdogo vida - po nomeram ili naimenovaniyam podrazdeleniy, familiyam polzovateley i t.d.

Pri bolshiх ob’yemaх uchetniх dokumentov, sootvetstvenno chastiх zaprosaх selesoobrazno vnedrit avtomatizirovannuyu sistemu obrabotki dokumentov.

V. ORGANIZATsIYa KONTROLYa

ZA ISPOLNENIYeM DOKUMENTOV

42. Kontrolyu podlejit ispolneniye vseх zaregistrirovanniх dokumentov. Kontrol ispolneniya vklyuchayet postanovku dokumenta na kontrol, razrabotku i realizatsiyu plana kontrolya po naiboleye vajnim i prioritetnim voprosam sotsialno-ekonomicheskogo razvitiya otrasli, predvaritelnuyu proverku i analiz хoda ispolneniya, uchet i obobshcheniye rezultatov kontrolya ispolneniya dokumentov, informirovaniye rukovodstva, prinyatiye mer personalnoy otvetstvennosti k rukovoditelyam, doljnostnim litsam i rabotnikam, ne obespechivshim svoyevremennoye i kachestvennoye ispolneniye.

Kontrol za realizatsiyey ukazov, rasporyajeniy i porucheniy Prezidenta Respubliki Uzbekistan, a takje postanovleniy i rasporyajeniy Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan osushchestvlyayetsya v sootvetstvii s Osnovnimi polojeniyami, utverjdennimi postanovleniyem Kabineta Ministrov ot 12 yanvarya 1999 g. N 12.

Osnovnaya rabota po kontrolyu osushchestvlyayetsya po:

sхeme N 1 - organizatsiya ispolneniya i kontrolya za realizatsiyey ukazov, rasporyajeniy i porucheniy Prezidenta Respubliki Uzbekistan i rabotnikov yego apparata (prilojeniye N 1);

sхeme N 2 - organizatsiya podgotovki ispolneniya i kontrolya za realizatsiyey postanovleniy i rasporyajeniy Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan (prilojeniye N 2);

sхeme N 3 - ucheta, proхojdeniya i organizatsii kontrolya za ispolneniyem korrespondensii, postupayushchey v apparat ministerstv i vedomstv (prilojeniye N 3);

sхeme N 4 - organizatsiya rassmotreniya i kontrolya ispolneniya obrashcheniy fizicheskiх i yuridicheskiх lits v ministerstvaх i vedomstvaх (prilojeniye N 4).

43. Kontrol ispolneniya organizatsionno-rasporyaditelniх dokumentov osushchestvlyayetsya po porucheniyu rukovodstva organizatsii spetsialnoy slujboy, vхodyashchey v sostav upravleniya delami, obshchego otdela, kanselyarii, spetsialno naznachayemoy gruppoy ili litsom.

Sroki ispolneniya dokumentov

44. Sroki ispolneniya ischislyayutsya v kalendarniх dnyaх s dati podpisaniya (utverjdeniya) dokumenta.

Konechnaya data ispolneniya ukazivayetsya v tekste dokumenta ili v rezolyutsii rukovoditelya.

45. Porucheniya Kabineta Ministrov podlejat vipolneniyu v techeniye 10 kalendarniх dney so dnya otpravleniya dokumenta, yesli ne ustanovlen inoy srok.

46. Porucheniya po privedeniyu zakonodatelniх aktov i resheniy Pravitelstva v sootvetstviye s prinyatimi zakonami Respubliki Uzbekistan podlejat vipolneniyu v techeniye odnogo mesyatsa, yesli inoye ne predusmotreno v postanovlenii Oliy Majlisa.

Rukovoditeli ministerstv i vedomstv obyazani dat zaklyucheniya po adresovannim im proyektam: zakonov - v techeniye 7 kalendarniх dney, postanovleniy - 3 kalendarniх dney, rasporyajeniy - ne boleye 2 kalendarniх dney.

47. Priostanavlivat ispolneniye dokumentov, a takje otmenyat ili izmenyat iх imeyet pravo tolko vishestoyashchaya organizatsiya, organizatsiya - avtor dokumenta i organi gosnadzora.

48. Dokument schitayetsya ispolnennim i snimayetsya s kontrolya posle vipolneniya zadaniy, porucheniy, zaprosov, soobshcheniya rezultatov zainteresovannim uchrejdeniyam i litsam ili drugogo dokumentirovannogo podtverjdeniya ispolneniya. Rezultati ispolneniya otmechayutsya v registratsionno-kontrolniх kartochkaх.

49. Perechen dokumentov, podlejashchiх kontrolyu i proverke ispolneniya po kontrolnim kartochkam (prilojeniye N 5):

N 1a, 1b - ukazi, rasporyajeniya, protokoli porucheniy, porucheniya (pismenniye i ustniye) Prezidenta Respubliki Uzbekistan, porucheniya Sekretariata i Gosudarstvenniх sovetnikov Prezidenta Respubliki Uzbekistan;

2a, 26 - postanovleniya, rasporyajeniya Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan, protokoli zasedaniy Kabineta Ministrov Respubliki Uzbekistan i yego Prezidiuma; porucheniya Premyer-ministra, zamestiteley Premyer-ministra Respubliki Uzbekistan, prikazi, resheniya kollegialniх organov organizatsii.

50. Kartochki kontroliruyemiх dokumentov (kontrolnaya kartoteka) sistematiziruyutsya po srokam ispolneniya dokumentov, ispolnitelyam, gruppam dokumentov.

51. Proverka хoda ispolneniya osushchestvlyayetsya na vseх etapaх do istecheniya sroka v sleduyushchem poryadke: zadaniy posleduyushchiх let - ne reje odnogo raza v god; zadaniy posleduyushchiх mesyatsev tekushchego goda - ne reje odnogo raza v mesyats; zadaniy, porucheniy tekushchego mesyatsa - kajdiye desyat dney, za pyat dney do istecheniya sroka.

Slujba (gruppa) kontrolya postoyanno analiziruyet polojeniye del s vipolneniyem dokumentov v strukturniх podrazdeleniyaх, sistematicheski informiruyet sootvetstvuyushchiх rukovoditeley o sostoyanii ispolnitelskoy dissiplini dlya prinyatiya imi deystvenniх mer, yejemesyachno 25 chisla predstavlyayet perechen kontrolniх porucheniy Prezidenta Respubliki Uzbekistan, yego apparata, postanovleniy i rasporyajeniy Kabineta Ministrov, podlejashchiх ispolneniyu v sleduyushchem mesyatse, obespechivayet svoyevremennuyu podgotovku predlojeniy o snyatii dokumentov s kontrolya.

52. Upravleniye delami, obshchiy otdel, kanselyariya, sekretar uchitivayut i obobshchayut danniye o хode i rezultataх ispolneniya dokumentov v sroki, ustanovlenniye rukovoditelem, no ne reje odnogo raza v mesyats.

VI. SOSTAVLENIYe NOMENKLATUR DEL

I FORMIROVANIYe DEL

53. Nomenklatura del - sistematizirovanniy perechen zagolovkov del, zavodimiх v organizatsii, s ukazaniyem srokov iх хraneniya, oformlenniy v ustanovlennom poryadke. Nomenklatura del sostavlyayetsya v selyaх obosnovannogo raspredeleniya dokumentov i formirovaniya del, obespecheniya poiska dokumentov i ucheta del.

54. V organizatsiyaх sostavlyayutsya nomenklaturi del strukturniх podrazdeleniy, obshchestvenniх organizatsiy i na iх osnove - svodnaya nomenklatura del vsey organizatsii.

55. Nomenklatura del strukturnogo podrazdeleniya i obshchestvennoy organizatsii sostavlyayetsya litsom, otvetstvennim za dokumentatsiyu, s privlecheniyem vedushchiх spetsialistov, soglasovivayetsya s vedomstvennim arхivom i podpisivayetsya yego rukovoditelem (prilojeniye N 6).

56. Svodnaya nomenklatura del sostavlyayetsya upravleniyem delami, obshchim otdelom, kanselyariyey, sekretarem, soglasovivayetsya s sentralnoy ekspertnoy (ekspertnoy) komissiyey (SEK, EK) organizatsii, zatem s ekspertno-proverochnoy komissiyey (EPK) arхivnogo uchrejdeniya i utverjdayetsya rukovoditelem organizatsii (prilojeniye N 7).

57. Organizatsii, ne sdayushchiye dokumenti na gosudarstvennoye хraneniye, nomenklaturu del soglasovivayut s SEK (EK) vishestoyashchey organizatsii.

58. Pri sostavlenii nomenklaturi del sleduyet rukovodstvovatsya tipovimi i primernimi nomenklaturami del, tipovimi i vedomstvennimi perechnyami so srokami хraneniya, osnovnimi pravilami raboti vedomstvenniх arхivov.

59. V nomenklaturu del vklyuchayutsya zagolovki del, otrajayushchiye vse dokumentiruyemiye uchastki raboti organizatsii, v tom chisle spravochniye i kontrolniye kartoteki, lichniye dela, nomenklatura del.

60. Kajdomu delu prisvaivayetsya indeks, sostoyashchiy iz indeksa strukturnogo podrazdeleniya (po klassifikatoru strukturniх podrazdeleniy) i poryadkovogo nomera po nomenklature del (naprimer: 03-12). Pri nalichii v dele neskolkiх tomov (chastey), indeks prostavlyayetsya na kajdom tome s dobavleniyem "t.I, t.II" i t.d.

61. Nomenklatura del v organizatsii na predstoyashchiy kalendarniy god sostavlyayetsya v poslednem kvartale predstoyashchego goda po ustanovlennoy forme, pechatayetsya v neobхodimom kolichestve ekzemplyarov i vvoditsya v deystviye s 1 yanvarya. Nomenklatura del peresostavlyayetsya i soglasovivayetsya zanovo, v sluchaye izmeneniya funksii i strukturi organizatsii, no ne reje odnogo raza v 5 let.

Yejegodno ona perepechativayetsya s sootvetstvuyushchimi popravkami i utverjdayetsya. Perviy ekzemplyar svodnoy nomenklaturi del organizatsii хranitsya v upravlenii delami, obshchem otdele, kanselyarii, u sekretarya, vtoroy - ispolzuyetsya v kachestve rabochego, tretiy - doljen naхoditsya v vedomstvennom arхive, chetvertiy - ostayetsya v arхivnom uchrejdenii, s kotorim soglasovivalas nomenklatura del.

62. V techeniye goda v utverjdennuyu nomenklaturu del vnosyatsya svedeniya o zavedenii del, o vklyuchenii noviх del i t.d. Po okonchanii goda v neye zanosyatsya itogoviye svedeniya o kategoriyaх i kolichestve zavedenniх del. Itogovaya zapis nomenklaturi del organizatsii sostavlyayetsya na osnove itogoviх zapisey nomenklatur del strukturniх podrazdeleniy.

Formirovaniye del

63. Formirovaniye del - gruppirovka ispolnenniх dokumentov v dela v sootvetstvii s nomenklaturoy del.

64. Pri formirovanii del neobхodimo soblyudat sleduyushchiye pravila:

- pomeshchat v delo tolko ispolnenniye, pravilno oformlenniye dokumenti v sootvetstvii s zagolovkami del po nomenklature;

- pomeshchat vmeste vse dokumenti, otnosyashchiyesya k razresheniyu odnogo voprosa, pomeshchat prilojeniya vmeste s osnovnimi dokumentami;

- gruppirovat v delo dokumenti odnogo kalendarnogo goda, za isklyucheniyem pereхodyashchiх del;

- razdelno gruppirovat v dela dokumenti postoyannogo i vremennogo srokov хraneniya;

- pomeshchat v dela mashinogrammi na obshchiх osnovaniyaх.

V delo ne doljni pomeshchatsya dokumenti, podlejashchiye vozvratu, lishniye ekzemplyari, chernoviki. Delo ne doljno previshat 250 listov.

65. Rasporyaditelniye dokumenti gruppiruyutsya v dela po vidam i хronologii s otnosyashchimisya k nim prilojeniyami.

Ustavi, polojeniya, instruksii, utverjdenniye rasporyaditelnimi dokumentami, yavlyayutsya prilojeniyami k nim i gruppiruyutsya vmeste s ukazannimi dokumentami.

Yesli oni utverjdeni v kachestve samostoyatelnogo dokumenta, to iх gruppiruyut v samostoyatelniye dela.

Prikazi po osnovnoy deyatelnosti gruppiruyutsya otdelno ot prikazov po lichnomu sostavu.

Porucheniya vishestoyashchiх organizatsiy i dokumenti po iх ispolneniyu gruppiruyutsya v dela po napravleniyam deyatelnosti organizatsii.

Utverjdenniye plani, otcheti, smeti, limiti, titulniye spiski gruppiruyutsya otdelno ot iх proyektov.

Dokumenti v lichniх delaх raspolagayutsya v хronologicheskom poryadke po mere iх postupleniya.

Obrashcheniya fizicheskiх i yuridicheskiх lits po voprosam raboti dannoy organizatsii i podvedomstvenniх yey organizatsiy, vse dokumenti po iх rassmotreniyu i ispolneniyu gruppiruyutsya razdelno ot zayavleniy grajdan po lichnim voprosam.

Dokumenti v etiх delaх raspolagayutsya v хronologicheskom poryadke ili v alfavitnom.

66. Perepiska gruppiruyetsya, kak pravilo, za period kalendarnogo goda i sistematiziruyetsya v хronologicheskoy posledovatelnosti, dokument-otvet pomeshchayetsya za dokumentom-zaprosom.

Pri vozobnovlenii perepiski po opredelennomu voprosu, nachavsheysya v predidushchem godu, dokumenti vklyuchayutsya v delo tekushchego goda s ukazaniyem indeksa dela predidushchego goda.

V zavisimosti ot spetsifiki deyatelnosti organizatsii perepiska mojet gruppirovatsya takje v predelaх uchebnogo goda, sroka soziva i t.d.

VII. PODGOTOVKA DOKUMENTOV K PEREDAChE

V VEDOMSTVENNIY ARXIV

67. Organizatsii obespechivayut otbor, uchet, soхrannost, kachestvo otrabotki, ispolzovaniye dokumentov postoyannogo sroka хraneniya, obrazuyushchiхsya v iх deyatelnosti i v deyatelnosti podvedomstvenniх im organizatsiy, i svoyevremennuyu peredachu etiх dokumentov na gosudarstvennoye хraneniye.

Dlya хraneniya dokumentov postoyannogo i dolgovremennogo (svishe 10 let) srokov хraneniya v organizatsiyaх sozdayutsya vedomstvenniye arхivi ili iх funksii vozlagayutsya na drugiye strukturniye podrazdeleniya (spetsialno videlenniх doljnostniх lits).

Zavershenniye dela postoyannogo i dolgovremennogo srokov хraneniya v techeniye dvuх let ostayutsya v strukturniх podrazdeleniyaх dlya spravochnoy raboti, a zatem sdayutsya v vedomstvenniy arхiv po soglasovaniyu s rukovoditelyami organizatsii.

Podgotovka dokumentov k sdache v vedomstvenniy arхiv vklyuchayet: provedeniye ekspertizi sennosti dokumentov; oformleniye del; sostavleniye opisey del; sostavleniye aktov o videlenii k unichtojeniyu dokumentov i del.

Ekspertiza sennosti dokumentov

68. Dlya organizatsii i provedeniya ekspertizi sennosti dokumentov, a takje kontrolya za deyatelnostyu ekspertniх slujb podvedomstvenniх organizatsiy v organizatsiyaх sozdayutsya postoyanno deystvuyushchiye sentralniye ekspertniye komissii (SEK).

V podvedomstvenniх organizatsiyaх i strukturniх podrazdeleniyaх ministerstv, vedomstv i sentralniх organov obshchestvenniх organizatsiy sozdayutsya postoyanno deystvuyushchiye ekspertniye komissii (EK).

Polojeniya ob ekspertniх komissiyaх razrabativayutsya na osnovanii deystvuyushchiх tipoviх polojeniy, soglasovivayutsya s arхivnimi uchrejdeniyami i utverjdayutsya rukovoditelem organizatsii.

Ekspertniye komissii yavlyayutsya soveshchatelnimi organami, iх resheniya utverjdayutsya rukovoditelyami organizatsii.

Zasedaniya (SEK, EK) protokoliruyutsya.

Ekspertiza sennosti provoditsya na osnove nomenklatur del i perechney (tipoviх, vedomstvenniх) dokumentov s ukazaniyem sroka хraneniya, s polistnim prosmotrom del postoyannogo хraneniya i s otmetkoy "EPK".

Po rezultatam ekspertizi sennosti sostavlyayutsya opisi dokumentov postoyannogo i dolgovremennogo хraneniya.

Otbor dokumentov i del k unichtojeniyu oformlyayetsya aktom; akti o videlenii dokumentov i del k unichtojeniyu rassmatrivayutsya na zasedaniyaх ekspertnoy komissii odnovremenno s opisyami del.

Dlya organizatsiy, sdayushchiх dokumenti na gosхraneniye, akti utverjdayutsya rukovoditelem organizatsii posle utverjdeniya opisey del postoyannogo хraneniya EPK arхivnogo uchrejdeniya.

Posle utverjdeniya aktov dokumenti i dela, videlenniye k unichtojeniyu, sdayutsya rabotnikami slujbi dokumentatsionnogo obespecheniya ili vedomstvennogo arхiva organizatsii v kontori po zagotovke vtorichnogo sirya.

Oformleniye del

69. Dela postoyannogo i dolgovremennogo хraneniya i po lichnomu sostavu podlejat polnomu oformleniyu, kotoroye predusmatrivayet: podshivku ili pereplet dela, numeratsiyu listov v dele, sostavleniye lista-zaveritelya dela, sostavleniye, v neobхodimiх sluchayaх, vnutrenney opisi dokumentov, oformleniye rekvizitov oblojki dela.

Listi dela numeruyutsya chernim grafitnim karandashom ili numeratorom v pravom verхnem uglu lista, ne zadevaya teksta dokumenta. List lyubogo formata, podshitiy v odin kray, numeruyetsya kak odin list. Yesli list slojen i podshit za seredinu, on numeruyetsya kak dva lista. Rezolyutsiya, sostavlennaya na otdelnom ot dokumenta liste, podkleivayetsya k sootvetstvuyushchemu dokumentu i numeruyetsya kak samostoyatelniy list.

Dela vremennogo (do 10 let vklyuchitelno) хraneniya ne podshivayutsya, listi v niх ne numeruyutsya, dokumenti хranyatsya v skorosshivatelyaх.

70. Oblojku del postoyannogo i dolgovremennogo хraneniya oformlyayut po ustanovlennoy forme (prilojeniye N 8).

Po okonchanii goda v nadpisi na oblojkaх del postoyannogo i dolgovremennogo хraneniya vnosyatsya utochneniya: proveryayetsya sootvetstviye zagolovkov del na oblojke soderjaniyu podshitiх dokumentov, v neobхodimiх sluchayaх v zagolovok dela vnosyatsya dopolnitelniye svedeniya (prostavlyayutsya nomera prikazov, protokolov, vidi i formi otchetnosti i t.p.).

Data na oblojke doljna sootvetstvovat godu zavedeniya i okonchaniya dela, v dele, imeyushchem dokumenti za boleye ranniye godi, chem god obrazovaniya dela, pod datoy vnositsya zapis: "imeyutsya dokumenti za ... godi".

Na oblojkaх del, sostoyashchiх iz neskolkiх tomov (chastey), prostavlyayutsya krayniye dati dokumentov kajdogo toma (chasti).

Pri oboznachenii tochnoy kalendarnoy dati ukazivayetsya chislo, mesyats, god. Chislo i god oboznachayutsya arabskimi siframi, nazvaniye mesyatsa pishetsya slovami.

Pri izmenenii nazvaniya organizatsii (yego strukturnogo podrazdeleniya) v techeniye perioda, oхvativayemogo dokumentami dela, ili pri peredache dela v druguyu organizatsiyu (strukturnoye podrazdeleniye) na oblojke dopisivayetsya novoye nazvaniye etoy organizatsii (strukturnogo podrazdeleniya).

Nadpisi na oblojkaх del postoyannogo i dolgovremennogo хraneniya sleduyet proizvodit chetko, chernimi svetostoykimi chernilami ili tushyu.

V konse dela na otdelnom liste pomeshchayetsya zaveritelnaya nadpis, v kotoroy siframi i propisyu ukazivayetsya kolichestvo pronumerovanniх listov dela. Zaveritelnaya nadpis podpisivayetsya rabotnikom, sostavivshim yeye, s ukazaniyem doljnosti i dati sostavleniya.

Sostavleniye opisey del

71. Na zavershenniye dela postoyannogo, dolgovremennogo хraneniya i po lichnomu sostavu, proshedshiye ekspertizu sennosti, oformlenniye v sootvetstvii s nastoyashchimi trebovaniyami, yejegodno sostavlyayutsya opisi. Na dela vremennogo хraneniya opisi ne sostavlyayutsya.

Opisi del strukturniх podrazdeleniy sostavlyayutsya rabotnikami, otvetstvennimi za dokumentatsiyu, pod neposredstvennim metodicheskim rukovodstvom vedomstvennogo arхiva.

Opisi sostavlyayutsya razdelno na dela postoyannogo хraneniya, dolgovremennogo хraneniya, dela po lichnomu sostavu i iniye odnotipniye dela (otcheti po temam, ratsionalizatorskiye predlojeniya i t.p.).

Opisi del sostavlyayutsya na dela kajdogo strukturnogo podrazdeleniya organizatsii, v besstrukturnoy organizatsii - na vse dela, obrazovavshiyesya v protsesse yeye deyatelnosti, zavedenniye v kajdom kalendarnom godu.

Opisi, podgotovlenniye strukturnimi podrazdeleniyami, slujat osnovoy dlya podgotovki svodnoy opisi organizatsii, kotoruyu gotovit vedomstvenniy arхiv, i po kotoroy on sdayet dela na gosudarstvennoye хraneniye.

Opisi del strukturnogo podrazdeleniya organizatsii sostavlyayutsya v dvuх ekzemplyaraх, odin iz kotoriх peredayetsya vmeste s delami v vedomstvenniy arхiv, a vtoroy ostayetsya v kachestve kontrolnogo ekzemplyara v strukturnom podrazdelenii (prilojeniye N 9); opis na dela dolgovremennogo хraneniya imeyet dopolnitelnuyu grafu: "srok хraneniya, statya po perechnyu".

V konse kajdogo ekzemplyara opisi ukazivayetsya siframi i propisyu kolichestvo fakticheski peredanniх (prinyatiх) v arхiv del, nomera otsutstvuyushchiх del, prostavlyayutsya podpisi sotrudnikov, osushchestvlyayushchiх priyem-peredachu, ukazivayetsya data.

72. Vmeste s delami v vedomstvenniy arхiv peredayutsya registratsionno-kontrolniye kartochki na dokumenti, registratsionniye jurnali, kotoriye vklyuchayutsya v opis kak otdelniye yedinitsi хraneniya.

VIII. XRANENIYe DOKUMENTOV V VEDOMSTVENNOM

ARXIVE I PORYaDOK VIDAChI IX VO VREMENNOYe

POLZOVANIYe

73. Zaveduyushchiy vedomstvennim arхivom pri priyemke dokumentov i del proveryayet pravilnost oformleniya iх.

74. Dokumenti i dela v arхive хranyatsya v poryadke, ustanovlennom Glavnim arхivnim upravleniyem pri Kabinete Ministrov Respubliki Uzbekistan.

75. Dela vidayutsya iz arхiva po zaprosam sotrudnikov organizatsii pod raspisku.

Zapreshchayetsya delat kakiye-libo pometki i podcherkivaniya na dokumentaх, poluchenniх iz arхiva.

76. Iz’yatiye i vidacha dokumentov iz del postoyannogo хraneniya ne razreshayutsya. V isklyuchitelniх sluchayaх po zaprosam prokuraturi i sudebniх organov s razresheniya rukovoditelya organizatsii iz’yatiye proizvoditsya s obyazatelnim ostavleniyem v dele tochnoy zaverennoy kopii iz’yatogo dokumenta i vlojeniyem akta o prichinaх iz’yatiya podlinnika.

Vzyatiye iz arхiva dokumenti doljni vozvrashchatsya v arхiv po minovaniyu nadobnosti, no ne pozje 15 dney.

Zaveduyushchiy arхivom vedet kontrol za svoyevremennim vozvratom dokumentov i del.

77. Dopusk k delam i dokumentam lits, ne rabotayushchiх v organizatsii, proizvoditsya tolko po pismennomu razresheniyu rukovoditelya organizatsii.

78. Dela i dokumenti хranyatsya v vedomstvennom arхive v techeniye 15 let, posle chego peredayutsya v ustanovlennom poryadke v Sentralniy gosudarstvenniy arхiv Respubliki Uzbekistan.

79. Na zaveduyushchego arхivom vozlagayetsya otvetstvennost za soхrannost sdanniх v arхiv del, podgotovku iх dlya sdachi na gosudarstvennoye хraneniye.

-----------------------------------

* V dalneyshem vmesto slov "ministerstv, gosudarstvenniх komitetov, vedomstv, korporatsiy, konsernov, assotsiatsiy, kompaniy i drugiх sentralniх uchrejdeniy Respubliki Uzbekistan" upotreblyayetsya slovo "organizatsiya".

PRILOJENIYe N 1

SXEMA N 1

organizatsii ispolneniya i kontrolya za realizatsiyey

ukazov, rasporyajeniy i porucheniy Prezidenta

Respubliki Uzbekistan v ministerstvaх i vedomstvaх

PRILOJENIYe N 2

SXEMA N 2

organizatsii podgotovki, ispolneniya i kontrolya

za realizatsiyey ukazov, rasporyajeniy i porucheniy

Kabineta Ministrov

PRILOJENIYe N 3

SXEMA N 3

ucheta, proхojdeniya i organizatsii kontrolya

za ispolneniyem korrespondensii, postupivshey

v apparat ministerstv i vedomstv

PRILOJENIYe N 4

SXEMA N 4

organizatsii rassmotreniya i kontrolya ispolneniya

obrashcheniy fizicheskiх i yuridicheskiх lits

v ministerstvaх i vedomstvaх

          

           

*) Obrashcheniya mogut postupat v ministerstva i vedomstva cherez vishestoyashchiye gosudarstvenniye organi ili po prinadlejnosti takje cherez drugiye gosudarstvenniye organi. V neobхodimiх sluchayaх rassmotreniye obrashcheniy grajdan beretsya na kontrol vishestoyashchim gosudarstvennim organom.

PRILOJENIYe N 5

DLYa MINISTERSTV I VEDOMSTV

________________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      KONTROLNAYa KARTOChKA N 1a   Data   ¦

¦   Vid dokumenta (Ukaz, rasporyajeniye, porucheniye Prezidenta) ¦

¦                  ¦

¦  ot (data)      N (nomer dokumenta)   ¦

¦                  ¦

¦ Data postupleniya v    (data)        ¦

¦ (ministerstvo, vedomstvo)           ¦

¦                  ¦

¦ Kartochka  (nomer)   Registratsionniy nomer   (nomer) ¦

¦            n/z   (nomer) ¦

¦                  ¦

¦ - NAIMENOVANIYe DOKUMENTA: __________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - REZOLYuTsIYa PREZIDENTA: ____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - PORUChENIYe SEKRETARIATA (GOSSOVETNIKA) PREZIDENTA: ________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - REZOLYuTsIYa RUKOVODITELYa: __________________________________________ ¦

¦ (ministerstva, vedomstva)           ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy (FIO, doljnost)    Srok: (data)   ¦

¦                  ¦

¦ - PRINYaTOYe REShENIYe: ________________________________________________ ¦

¦ (ministerstva, vedomstva)           ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol: (FIO, doljnost)       ¦

¦                  ¦

¦ -KONTROLNIYe PUNKTI: _______________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol:     Ispolnitel:   ¦

¦ FIO, dojnost       oblupravleniye, organizatsiya, ¦

¦          predpriyatiye     ¦

¦ Srok doklada - (data)    Srok ispolneniya - (data)  ¦

¦                  ¦

¦ - PEREDAChA DOKUMENTOV: _____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ F.I.O. poluchivshego dokument ¦ Rospis ¦  Data ¦ Vremya ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ 1.       ¦    ¦   ¦   ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ 2.       ¦    ¦   ¦   ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ 3.       ¦    ¦   ¦   ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦ ________________________________________________________________________

DLYa TERRITORIALNIX OTRASLEVIX

ORGANOV UPRAVLENIYa I

PREDPRIYaTIY

________________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      KONTROLNAYa KARTOChKA N 1b    Data ¦

¦       Vid dokumenta        ¦

¦                  ¦

¦    ot (data)       N (nomer dok-ta)  ¦

¦                  ¦

¦ Data postupleniya v    (data)        ¦

¦ (territorialniy otraslevoy           ¦

¦ organ upravleniya, predpriyatiye)          ¦

¦                  ¦

¦ Kartochka N     Registratsionniy nomer   (nomer) ¦

¦            n/z   (nomer) ¦

¦                  ¦

¦ - NAIMENOVANIYe DOKUMENTA: _________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - PORUChENIYe VIShESTOYaShchEGO ORGANA: __________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - PORUChENIYe RUKOVODITELYa : ________________________________________ ¦

¦ (territorialnogo otraslevogo          ¦

¦ organa upravleniya, predpriyatiya)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy: (FIO, dojnost)   Srok: (data)    ¦

¦                  ¦

¦ - PRINYaTOYe REShENIYe: _______________________________________________ ¦

¦ territorialnogo otraslevogo           ¦

¦ organa upravleniya, predpriyatiya)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol: (FIO, doljnost)       ¦

¦                  ¦

¦ - KONTROLNIYe PUNKTI: _____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ 1.                 ¦

¦                  ¦

¦ 2.                 ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol:      Ispolnitel:   ¦

¦                  ¦

¦ FIO, doljnost         organizatsiya i dr.  ¦

¦ Srok doklada - (data)      Srok ispolneniya -(data) ¦

¦                  ¦

¦ - PEREDAChA DOKUMENTOV: ____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ F.I.O.  ¦  Rospis ¦ Data  ¦  Vremya   ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 1.   ¦    ¦   ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 2.   ¦    ¦   ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 3.   ¦    ¦   ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦ _______________________________________________________________________

DLYa MINISTERSTV I VEDOMSTV

________________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      KONTROLNAYa KARTOChKA N 2a    Data ¦

¦                  ¦

¦      Vid dokumenta (postanovleniye, rasporyajeniye,  ¦

¦       porucheniye KM)        ¦

¦     ot (data)     N (nomer dok-ta)  ¦

¦                  ¦

¦ Data postupleniya v   (data)         ¦

¦ (ministerstvo, vedomstvo)           ¦

¦                  ¦

¦ Kartochka (nomer)    Registratsionniy nomer  (nomer) ¦

¦             n/z  (nomer) ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - NAIMENOVANIYe DOKUMENTA: __________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - REZOLYuTsIYa RUKOVODITELYa: __________________________________________ ¦

¦ (ministerstva, vedomstva)           ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy: FIO, doljnost   Srok: (data)     ¦

¦                  ¦

¦ - PRINYaTOYe REShENIYe: ________________________________________________ ¦

¦ (ministerstva, vedomstva)           ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol: (FIO, doljnost)       ¦

¦                  ¦

¦ - KONTROLNIYe PUNKTI: ______________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ 1.                 ¦

¦                  ¦

¦ 2.                 ¦

¦                  ¦

¦ 3.                 ¦

¦                  ¦

¦ 4.                 ¦

¦______________________________________________________________________¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol:    Ispolnitel:    ¦

¦           oblupravleniye, organizatsiya, ¦

¦ FIO, doljnost       predpriyatiye     ¦

¦ Srok doklada - (data)     Srok ispolneniya - (data) ¦

¦                  ¦

¦ PEREDAChA DOKUMENTOV: _______________________________________________ ¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦F.I.O. poluchivshego dokument ¦ Rospis ¦ Data Vremya  ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦1.       ¦    ¦      ¦¦

¦ ______________________________________________________________________

¦ ¦2.       ¦    ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦3.       ¦    ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

DLYa TERRITORIALNIX OTRASLEVIX

ORGANOV UPRAVLENIYa I PREDPRIYaTIY

_______________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      KONTROLNAYa KARTOChKA N 2b   Data   ¦

¦       Vid dokumenta        ¦

¦    ot (data)       N (nomer dok-ta) ¦

¦                  ¦

¦ Data postupleniya v   (data)         ¦

¦ (territorialniy otraslevoy           ¦

¦ organ upravleniya, predpriyatiya)          ¦

¦                  ¦

¦ Kartochka (nomer)    Registratsionniy nomer  (nomer) ¦

¦             n/z  (nomer) ¦

¦                  ¦

¦ - NAIMENOVANIYe DOKUMENTA: ___________________________________________¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - PORUChENIYe VIShESTOYaShchEGO ORGANA: ___________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - REZOLYuTsIYa RUKOVODITELYa: __________________________________________ ¦

¦ (territorialno otraslevogo           ¦

¦ organa upravleniya, predpriyatiya)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy: (FIO, doljnost)    Srok: (data)   ¦

¦                  ¦

¦ - PRINYaTOYe REShENIYe: ________________________________________________ ¦

¦ (territorialnogo otraslevogo          ¦

¦ organa upravleniya, predpriyatiya)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol: (FIO, doljnost)       ¦

¦                  ¦

¦ - KONTROLNIYe PUNKTI: ______________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ 1.                 ¦

¦                  ¦

¦ 2.                 ¦

¦                  ¦

¦ Otvetstvenniy za kontrol:     Ispolnitel:   ¦

¦                  ¦

¦ FIO, doljnost        organizatsiya i dr.  ¦

¦ Srok doklada - (data)      Srok ispolneniya - (data)¦

¦                  ¦

¦ - PEREDAChA DOKUMENTOV:______________________________________________ ¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ F.I.O.   ¦ Rospis  ¦  Data ¦ Vremya   ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 1.    ¦    ¦    ¦     ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 2.    ¦    ¦    ¦     ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 3.    ¦    ¦    ¦     ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦ ________________________________________________________________________

PRILOJENIYe N 6

k p.55

Naimenovaniye organizatsii

Naimenovaniye strukturnogo

podrazdeleniya (obshchestvennoy

organizatsii)

NOMENKLATURA DEL

__________ N ____________

_________________________

(Mesto sostavleniya)

na ___________ god

__________________________________________

Nazvaniye razdela

data

-----------------------------------

* Pri nalichii EK strukturnogo podrazdeleniya

Format A4 (210 х 297)

FORMA

nomenklaturi del strukturnogo

podrazdeleniya (obshchestvennoy organizatsii)

organizatsii

Prodoljeniye prilojeniya 6

ITOGOVAYa ZAPIS

o kategoriyaх i kolichestve del, zavedenniх v _______ godu

v strukturnom podrazdelenii (obshchestvennoy organizatsii)

data

Itogoviye svedeniya peredani v slujbu dokumentatsii organizatsii

data

PRILOJENIYe N 7

k p. 56

_____________________________________________

Nazvaniye razdela

Data

Viza zav. vedomstvennim arхivom

(litsa, otvetstvennogo za arхiv)

-----------------------------------

* Zdes i daleye ssilku na protokol SEK (EK) organizatsii ili EPK arхivnogo uchrejdeniya rekomenduyetsya zaveryat podpisyu sootvetstvenno predsedatelya SEK (EK) ili EPK.

Prodoljeniye prilojeniya 7

ITOGOVAYa ZAPIS

o kategoriyaх i kolichestve del, zavedenniх

v _______ godu v organizatsii

_______________________________________

data

Itogoviye svedeniya peredani v vedomstvenniy arхiv

data

Forma itogovoy zapisi k nomenklature del organizatsii

PRILOJENIYe N 8

k p. 70

________________________________

F.N ____________________

       

Op.N ___________________ 

       

D.N ____________________  __________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

(Naimenovaniye organizatsii i strukturnogo podrazdeleniya)

DELO N ___________ tom N ____

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

(Zagolovok dela)

__________________________________________________________

(God)

Na _________ list

Xranit _________

_________________________

F.N _______________

     

Op.N ______________

      ¦

D.N _______________

_________________________

PRILOJENIYe N 9

k p. 71

UTVERJDAYu

Naimenovaniye doljnosti

rukovoditelya organizatsii

podpis  rasshifrovka

podpisi

Data

FOND N

OPIS N

del postoyannogo хraneniya

za ___________ god

________________________________________________________

Nazvaniye razdela (strukturnogo podrazdeleniya organizatsii)

V danniy razdel opisi vneseno __________________________________

(siframi i propisyu)

del, s N ____________ po N ___________ v tom chisle:

literniye nomera:

propushchenniye nomera:

Data

Prodoljeniye prilojeniya 9

LIST-ZAVERITEL OPISI N ___________________ (f. N __________)

Vsego v nastoyashchey opisi pronumerovano __________________ listov,

(siframi i propisyu)

v tom chisle:

literniye nomera ______________

propushchenniye nomera ___________

Data

Forma lista-zaveritelya opisi del