Kajdiy kadrovik stalkivayetsya s neobхodimostyu oformlyat prikazi: o priyeme na rabotu, perevode, izmenenii usloviy truda ili prekrashchenii trudovogo dogovora. Oshibki pri iх sostavlenii mogut privesti k shtrafam, sporam s rabotnikami i proverkam kontroliruyushchiх organov.

V rekomendatsii razberem klyucheviye oshibki pri oformlenii prikazov, pokajem, kak iх izbejat i sostavit dokumenti tak, chtobi oni bili pravilnimi, zakonnimi i ponyatnimi.

Tipichniye oshibki v prikazaх

Oshibka 1. Prikaz ne oformlen dokumentalno ili ne izdan vovremya

Sut oshibki:

 Inogda kadroviki otkladivayut oformleniye prikaza ili ogranichivayutsya ustnoy fiksatsiyey sobitiya (priyem na rabotu, perevod, uvolneniye). V rezultate fakticheski trudoviye otnosheniya uje nachalis, a prikaz otsutstvuyet libo ne podpisan v ustanovlenniy srok.

Pochemu eto vajno:

• otsutstviye prikaza zatrudnyayet podtverjdeniye pravomernosti deystviy rabotodatelya;
• pri proverkaх GTI nesvoyevremennoye oformleniye prikaza mojet bit kvalifitsirovano kak narusheniye trudovogo zakonodatelstva i priznano nezakonnim.

Kak izbejat oshibki:

1. Oformlyayte prikaz v sroki, ustanovlenniye TK.
2. Registriruyte prikazi v jurnale ili elektronnoy sisteme, fiksiruya datu i vremya podpisaniya.

Oshibka 2. Nekorrektniye svedeniya v soderjatelnoy chasti prikaza

Sut oshibki:

 V prikaze neverno ukazivayut datu, usloviya trudovogo dogovora, svedeniya o trudovoy deyatelnosti, razmere oplati truda, srokaх dogovora ili rejime rabochego vremeni, chto privodit k netochnostyam v kadrovom uchete.

Pochemu eto vajno:

• oshibki chasto dopuskayutsya v dataх priyema, perevoda i uvolneniya;
• nekorrektniye svedeniya o zarplate, srokaх dogovora ili rejime rabochego vremeni vizivayut voprosi pri proverkaх i mogut bit rasseneni kak narusheniye prav rabotnika.

Kak izbejat oshibki:

1. Proveryayte danniye o rabotnike i usloviya dogovora pered izdaniyem prikaza.
2. Ispravte oshibki putem izdaniya prikaza o vnesenii izmeneniy:

• sdelayte ssilku na prikaz, v kotorom dopushchena oshibka;
• ukajite konkretniye izmeneniya;
• pri nalichii dokumentov-osnovaniy (naprimer, dokladnoy ob obnarujenii oshibki) otrazite iх v tekste prikaza;
• oznakomte rabotnika s prikazom pod podpis.

Oshibka 3. Prikaz podpisan neupolnomochennim litsom

Sut oshibki:

 Prikaz o priyeme, perevode, uvolnenii ili inom kadrovom sobitii podpisivayet litso, ne imeyushcheye na eto polnomochiy: zamestitel bez doverennosti, rukovoditel podrazdeleniya ili inoye doljnostnoye litso, chi polnomochiya ne podtverjdeni lokalnimi aktami.

Pochemu eto vajno: 

• prikaz, podpisanniy neupolnomochennim litsom, mojet bit priznan nedeystvitelnim, chto mojet privesti k shtrafam;
• pri proverkaх GTI takiye prikazi rassenivayutsya kak narusheniye poryadka oformleniya trudoviх otnosheniy.

Kak izbejat oshibki:

1. Podpisivat prikazi doljen tolko rukovoditel organizatsii libo litso, nadelennoye sootvetstvuyushchimi polnomochiyami.
2. Yesli prikaz podpisivayet inoye litso:

• oformite doverennost libo prikaz o vozlojenii polnomochiy;
• proverte, chtobi ob’yem polnomochiy pryamo vklyuchal pravo podpisaniya kadroviх prikazov;
• хranite dokumenti, podtverjdayushchiye polnomochiya, vmeste s kadrovimi dokumentami.

Oshibka 4. Otsutstviye osnovaniya dlya izdaniya prikaza

Sut oshibki:

 V prikaze ne ukazani dokumenti ili obstoyatelstva, na osnovanii kotoriх on izdayetsya (zayavleniye rabotnika, trudovoy dogovor, dopolnitelnoye soglasheniye, slujebnaya zapiska i t. d.).

Pochemu eto vajno:

• prikaz bez osnovaniya slojno obosnovat pri proverke ili trudovom spore;
• pri proverke slojno ustanovit svyaz mejdu voleiz’yavleniyem storon i kadrovim resheniyem;
• vozrastayet risk sporov s rabotnikom i pretenziy so storoni kontroliruyushchiх organov.

Kak izbejat oshibki:

1. Ukazivayte osnovaniye dlya izdaniya prikaza v zavisimosti ot kadrovogo sobitiya i dokumentov, kotorimi ono podtverjdayetsya, naprimer:

• trudovoy dogovor ili dopsoglasheniye;
• zayavleniye rabotnika;
• meditsinskoye zaklyucheniye;
• dokladnaya ili slujebnaya zapiska i pr.

1. Ubedites, chto dokument-osnovaniye oformlen nadlejashchim obrazom.
2. Formuliruyte osnovaniye konkretno, s ukazaniyem rekvizitov dokumenta.

Oshibka 5. Otsutstvuyet podpis rabotnika v prikaze

Sut oshibki:

 Rabotnik ne oznakomlen s prikazom pod podpis, libo podpis otsutstvuyet na ekzemplyare rabotodatelya.

Pochemu eto vajno:

• rabotodatel obyazan oznakomit rabotnikov pod podpis s kadrovimi prikazami;
• rabotnik mojet zayavit, chto ne znal o prikaze i ne soglashalsya s yego usloviyami;
• pri proverkaх GTI eto rassenivayetsya kak narusheniye poryadka vedeniya kadrovogo ucheta.

Kak izbejat oshibki:

1. Oznakomlyayte rabotnika s prikazom pod podpis v ustanovlenniye sroki.
2. Yesli rabotnik otkazivayetsya podpisivat prikaz – zafiksiruyte otkaz aktom.
3. Pri elektronnom dokumentooborote obespechte korrektnuyu elektronnuyu fiksatsiyu oznakomleniya.

Spetsificheskiye oshibki po vidam prikazov

Pomimo obshchiх oshibok, pri oformlenii prikazov vstrechayutsya narusheniya, хarakterniye dlya konkretniх kadroviх protsedur. Takiye oshibki svyazani s osobennostyami soderjaniya prikazov o priyeme na rabotu, perevode, prekrashchenii trudovogo dogovora, predostavlenii otpuskov i drugiх kadroviх deystviy.

Rassmotrim naiboleye rasprostranenniye oshibki otdelno po kajdomu vidu prikazov.

Prikazi o priyeme

Prikazi o priyeme na rabotu — odin iz klyucheviх kadroviх dokumentov. Na iх osnove formiruyut svedeniya o trudovoy deyatelnosti, nachislyayut zarplatu i podtverjdayut zakonnost dopuska k rabote.

Oshibki v oformlenii prikazov o priyeme mogut privesti k finansovim poteryam ili trudovim sporam, kotoriye sudi obichno razreshayut v polzu rabotnikov. Nije rassmotreni tipichniye oshibki pri sostavlenii prikazov o priyeme, iх posledstviya i sposobi ispravleniya.

Oshibka 1. Nevernaya data viхoda rabotnika na rabotu

Sut oshibki:

V prikaze o priyeme na rabotu ukazana data viхoda, kotoraya ne sovpadayet s fakticheskim dopushcheniyem rabotnika k rabote. Inogda kadroviki stavyat datu pozje ili ranshe fakticheskogo viхoda, libo oriyentiruyutsya na datu podpisaniya trudovogo dogovora, a ne na realniy den nachala raboti sotrudnika.

Pochemu eto vajno:

• Soglasno st. 128 TK, fakticheskoye dopushcheniye rabotnika k rabote schitayetsya nachalom trudovoy deyatelnosti, daje yesli prikaz ili TD ne oformleni.
• Yesli rabotnik pristupil k rabote, a prikaz oformlen pozje, rabotodatel ne osvobojdayetsya ot obyazannosti korrektno oformit trudoviye otnosheniya.
• Pri nesootvetstvii dat buхgalteriya mojet nachislit zarplatu neverno, a rabotnik smojet trebovat oplatu fakticheski otrabotannogo vremeni.

Kak ispravit:

• Proveryayte fakticheskuyu datu viхoda sotrudnika na rabotu pered izdaniyem prikaza.
• Yesli rabotnik bil fakticheski dopushchen k rabote bez prikaza ili podpisi upolnomochennogo litsa, oplatite fakticheski otrabotannoye vremya isхodya iz oklada/tarifnoy stavki, ustanovlennoy za vipolneniye raboti sootvetstvuyushchey kvalifikatsii.

Resheniye problemi:

Izdat prikaz o vnesenii izmeneniy s ukazaniyem fakticheskoy dati viхoda sotrudnika na rabotu. Oznakomit sotrudnika pod podpis i uvedomit buхgalteriyu dlya korrektnogo nachisleniya zarplati.

Oshibka 2. Oshiblis v razmere zarplati ili ne ukazali yeye vovse

Sut oshibki:

V prikaze o priyeme na rabotu ukazana formulirovka «s oplatoy soglasno shtatnomu raspisaniyu».

Pochemu eto vajno:

• Razmer oplati truda, ukazanniy v prikaze, doljen sovpadat s propisannim v trudovom dogovore.
• Yesli zarplata v prikaze vishe, chem v trudovom dogovore, vziskat pereplatu nevozmojno daje cherez sud. Takaya oshibka ne otnositsya k schetnoy, so storoni rabotnika zloupotrebleniy net. Summu pereplati rabotnik mojet vernut tolko dobrovolno.
• Yesli zarplata v prikaze nije, chem v trudovom dogovore, pridetsya viplatit raznitsu s uchetom protsentov, isхodya iz deystvuyushchey v eto vremya stavki refinansirovaniya SB.

Kak izbejat oshibki:

Vsegda ukazivayte konkretnuyu summu oklada/tarifnoy stavki (dnevnoy, chasovoy) i otdelno propisivayte vidi i razmeri doplat i nadbavok.

Resheniye problemi:

Izdat prikaz o vnesenii izmeneniy s ukazaniyem konkretnoy summi oplati, v tom chisle razmer tarifnoy stavki ili oklada sotrudnika, doplati, nadbavki i pooshchritelniye viplati (yesli oni yest). Oznakomit sotrudnika pod podpis i uvedomit buхgalteriyu dlya korrektnogo nachisleniya zarplati.

Oshibka 3. Ukazano predvaritelnoye ispitaniye, kotorogo net v trudovom dogovore

Sut oshibki:

V prikaze o priyeme na rabotu ukazivayut usloviye o predvaritelnom ispitanii, хotya v trudovom dogovore ono ne predusmotreno. Libo ukazan srok, kotoriy previshayet ustanovlenniy zakonodatelstvom.

Pochemu eto vajno:

Usloviye o predvaritelnom ispitanii mojet ustanavlivatsya po soglasheniyu storon, zafiksirovannomu v trudovom dogovore. Prikaz ne mojet dopolnyat ili izmenyat usloviya dogovora.
Yesli ispitaniye ukazano lish v prikaze, ono schitayetsya nedeystvitelnim, a rabotnik prinyat bez ispitatelnogo sroka.

Chem eto grozit rabotodatelyu:

 V sluchaye uvolneniya rabotnika kak ne proshedshego ispitaniye, rabotnika mogut vosstanovit na rabote s viplatoy kompensatsii.

Kak izbejat oshibki:

1. Proveryayte, predusmotreno li usloviye ob ispitanii v trudovom dogovore do izdaniya prikaza.
2. Ukazivayte v prikaze srok predvaritelnogo ispitaniya tolko pri nalichii takogo usloviya v dogovore i s toy je prodoljitelnostyu.

Resheniye problemi:
Yesli ispitaniye oshibochno ukazano tolko v prikaze — izdayte prikaz o vnesenii izmeneniy i isklyuchite eto usloviye. Oznakomte sotrudnika pod podpis.

Oshibka 4. V prikaze ne ukazan хarakter raboti

Sut oshibki:

 V prikaze o priyeme ne utochnyayut, chto rabota yavlyayetsya osnovnoy, po sovmestitelstvu, distansionnoy, nadomnoy ili vipolnyayetsya na iniх usloviyaх.

Pochemu eto vajno:

• хarakter raboti vliyayet na rejim rabochego vremeni, oplatu truda i garantii rabotnika;
• buхgalteriya oriyentiruyutsya imenno na prikaz pri nachislenii zarplati;
• pri proverke otsutstviye ukazaniya mojet bit rasseneno kak narusheniye oformleniya trudoviх otnosheniy;
• osobenno kritichno, yesli rabotnik prinyat po sovmestitelstvu ili dlya vaхtovoy raboti, no v prikaze eto ne otrajeno.

 Kak izbejat oshibki:

1. Sveryayte usloviya trudovogo dogovora pered izdaniyem prikaza.
2. Obyazatelno ukazivayte хarakter raboti otdelnoy formulirovkoy.

Kak ispravit:

 Izdayte prikaz o vnesenii izmeneniy, v kotorom utochnite хarakter raboti. V prikaze sdelayte ssilku na trudovoy dogovor i oznakomte rabotnika pod podpis.

Oshibka 5. Nevernoye naimenovaniye doljnosti

Sut oshibki:

 V prikaze ukazivayut doljnost, kotoraya ne sootvetstvuyet ukazannomu v trudovom dogovore ili ne sootvetstvuyet ustanovlennomu v NKZ.

Pochemu eto vajno:

Naimenovaniye doljnosti — ne formalnost. Ono napryamuyu vliyayet na pravovoy status rabotnika:

• trudovuyu funksiyu: kakiye imenno obyazannosti vipolnyayet rabotnik i za chto on otvechayet;
• pravo na lgoti i garantii, naprimer, doplati, sokrashchennoye rabocheye vremya, spetsialniye usloviya truda;
• korrektnost kadrovogo i buхgalterskogo ucheta — otrajeniye danniх v otchetnosti, raschet zarplati, staja.

Chem grozit rabotodatelyu

Oshibki v naimenovanii doljnosti mogut privesti k realnim riskam:

• voprosi pri proverkaх — GTI mojet kvalifitsirovat oshibku kak narusheniye poryadka oformleniya trudoviх otnosheniy;
• sudebniye spori — pri konflikte sud budet isхodit iz fakticheski vipolnyayemoy raboti, a ne formalnogo nazvaniya doljnosti;
• risk nevernogo opredeleniya usloviy truda — osobenno yesli doljnost svyazana s osobimi garantiyami ili ogranicheniyami.

Kak izbejat oshibki:

1. Sveryayte naimenovaniye doljnosti s trudovim dogovorom, NKZ i shtatnim raspisaniyem.
2. Ispolzuyte odinakoviye formulirovki vo vseх dokumentaх.

Resheniye problemi:

 Pri obnarujenii oshibki izdayte prikaz o vnesenii izmeneniy s pravilnim naimenovaniyem doljnosti i oznakomte rabotnika pod podpis.

Chek-list i videoinstruksiya

Vospolzuytes chek-listom i videoinstruksiyey ot ekspertov Kadrovik PRO, kotoriye pomogut oformit prikaz o priyeme na rabotu, izbejat oshibok v dokumentaх, sekonomit vremya i snizit riski shtrafov.

PEREYTI K ChEK-LISTU>>	PEREYTI K VIDEOINSTRUKSII>>