Если приняли сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании

«Директор принял на работу сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании. Это обнаружили по прошествии года».

Как исправить ситуацию, подсказала эксперт «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:

– Действительно, произошла ошибка или какая-то несогласованность в действиях. Специалист кадровой службы при оформлении приема на работу должен был заметить это нарушение и указать на него работодателю.

Как правило, именно кадровики владеют полной картиной штатного расписания, сведениями о вакансиях. В настоящее время, если своевременно вносятся сведения о заключенных трудовых договорах в систему ЕНСТ, сама система не позволит внести эти сведения на отсутствующую в штатном расписании должность.

Но прием на работу и трудовая деятельность работника будут признаны действительными, если:

    1) между работодателем и работником заключен трудовой договор в письменном виде и издан приказ о приеме на работу, где указана должность, на которую принимается работник;

    2) если работник фактически работал и получал заработную плату.

Если работник допущен к работе, это уже означает, что с ним заключили трудовой договор – в устной форме. И такой договор имеет ту же юридическую силу, как и заключенный в письменной форме .

Как исправить ошибку

Если вы обнаружили, что в штатном расписании нет должности, в которой работает сотрудник, рекомендуем:

    1) признать ошибку приказом работодателя, если необходимо – указать на обстоятельства и виновное лицо;

    2) далее – внести изменение в штатное расписание (о включении в него дополнительной должности) и указать дату вступления его в силу.

См. образец приказа.