Если работник перешел на «удаленку», но кадровые документы этого не отражают

«Работник предприятия ушел на удаленный режим работы. Работал в другом городе, авиабилеты туда и обратно куплены за счет предприятия. Приказа на удаленный режим работы не было, как и приказа на командировку».

Как правильно оформить кадровые документы в такой ситуации, разъяснила эксперт и руководитель кадровой службы «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:

– В рассматриваемой ситуации на предприятии нарушены требования к оформлению кадровых процедур и финансовая дисциплина.

Работник самостоятельно не может перейти на удаленный режим работы, если это не предусматривается в трудовом договоре или локальном акте предприятия.

Работнику не оформлены должным образом документы об изменении условий трудового договора, предусматривающих перевод на удаленный режим работы:

     1) дополнительное соглашение к трудовому договору;

     2) приказ.

Безосновательно приобретены авиабилеты работнику за счет предприятия. Для этого так же нужен был либо приказ, либо распоряжение руководителя на основании соответствующих норм законодательства.

Оформлять «задним числом» необходимые документы – незаконно.

Что делать

Рекомендуем провести служебное расследование по данному факту и принять решение о наказании виновных. Истребуйте от должностных лиц объяснительные, в том числе – от самого работника.

Рассмотрите вопрос о признании времени на удаленном режиме – рабочим временем для работника, чтобы оплатить работу за этот период.

Примите решение:

• о законности оплаты предприятием авиабилетов работнику (в этом случае будут налоговые последствия),

либо

• об удержании стоимости авиабилетов с виновного лица, оплатившего авиаперелеты.