Что делать, если работник скоропостижно скончался

«Работник организации скоропостижно скончался, но родственники не приносят свидетельство о смерти.

Можно ли оформить прекращение трудовых отношений без этого документа? Какой датой издать приказ о прекращении трудового договора? Кому работодатель обязан выдать трудовую книжку после внесения всех необходимых записей?»

Как действовать работодателю в такой ситуации, отвечает эксперт «Нормы», юрист Ленара ХИКМАТОВА:

– Смерть работника – основание для прекращения его трудового договора в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 168 ТК («обстоятельства, не зависящие от воли сторон»).

Смерть работника подтверждается свидетельством о смерти, выданным компетентным госорганом в установленном порядке .

Как правило, свидетельство о смерти предоставляют родственники умершего. Если родственников нет или они не выходят на связь, работодатель вправе сам обратиться в соответствующий территориальный орган ЗАГС с просьбой выдать документ о смерти работника. Для этого представьте в ЗАГС:

• доверенность работодателя на представителя, который будет получать документ о смерти;
• запрос о выдаче документа о смерти. Нужно указать, что документ необходим для документального оформления прекращения трудовых отношений, но получить его другим способом не представляется возможным;
• копию трудового договора умершего работника.

На основании полученного документа о смерти в день его представления издайте приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. Указанная в этом документе дата смерти работника станет днем прекращения трудового договора. Проставьте эту дату в приказе и графе 2 бумажной трудовой книжки умершего работника (при ее наличии).

Таким образом, дата прекращения трудового договора может быть более ранней, чем дата самого приказа.

Как быть с документами умершего работника

Трудовую книжку либо выписку из электронной трудовой книжки, копию приказа о прекращении трудового договора выдайте на руки члену семьи умершего работника или находившемуся на его иждивении лицу. Личность родственника и его родственная связь с умершим работником должны быть подтверждены документально. Например, для супругов таким документом является свидетельство о браке, для родителей и детей, братьев и сестер – паспорт (ID-карта), свидетельство о рождении.

Запись о выдаче трудовой книжки отразите в графе 14 Книги ведения учета трудовых книжек в общем порядке и попросите получателя расписаться в подтверждение ее получения.

По требованию родственника документы можно выслать по почте. Следует получить письменное заявление, чтобы у работодателя было доказательство того, что отправить документы по почте было именно желанием самого родственника. Отправлять почту целесообразно «с уведомлением о вручении почтового отправления», чтобы работодатель получил почтовый бланк с подписью лица, получившего письмо. В графе 14 Книги ведения учета трудовых книжек напишите, что «трудовая» отправлена по почте и укажите реквизиты почтового отправления.

Если за трудовой книжкой никто не явился и не потребовал прислать по почте, направьте по месту жительства умершего работника почтовое уведомление. Укажите в нем о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Невостребованную трудовую книжку храните в течение 2 лет в отделе кадров – отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников. Если в течение 2 лет за трудовой книжкой никто не явится, отправьте ее в архив организации. Там она хранится 50 лет. По истечении этого срока невостребованную трудовую книжку можно уничтожить .