Как организовать кадровое делопроизводство
06.03.2024
В рекомендации:
– этапы при организации кадрового делопроизводства;
– основные ошибки в ведении кадрового делопроизводства;
– кадровое делопроизводство в электронном формате.
Основная цель кадрового делопроизводства – обеспечить правильное и законное ведение трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. В рамках этого процесса создаются и хранятся документы, которые регулируют трудовые отношения в организации.
Кадровое делопроизводство также включает в себя поддержание актуальной информации о каждом сотруднике, его карьерном росте, обучении и профессиональном развитии
Ведение кадрового делопроизводства обязательно для любой компании вне зависимости от организационно-правовой формы.
Организация кадрового делопроизводства
1. Определите ответственного за ведение кадрового делопроизводства
Определите, кто в организации будет заниматься кадровым документооборотом и отвечать за него.
Чтобы утвердить полномочия ответственных, оформите приказы об их назначении. Можно разделить обязанности кадровиков в зависимости от конкретного функционала. Например, ответственного за воинский учёт, хранение документов, ведение трудовых книжек, охрану труда и т. п.
Ситуация
Отдельная штатная единица для кадровика
Обязательно ли в частной организации иметь отдельную штатную единицу кадровика? Или кадровые вопросы по совместительству может вести другой специалист?
– Нет, не обязательно, кадровые вопросы по совместительству может вести другой специалист. Однако, важно понимать, что кадровый специалист будет профессиональнее решать кадровые вопросы — это поможет сократить ошибки в оформлении документов и предотвратить возможные проблемы для работодателя.
Есть ли нормы труда для кадровика
«У нас частная компания с численностью штата порядка 200 человек. На все предприятие – один инспектор по кадрам. Текучесть кадров – высокая, объем работы – колоссальный. Директор отказывается увеличивать штат и брать еще одного специалиста по кадрам. Существуют ли какие-то нормы нагрузки на 1 кадровика? Какую численность штата он должен обслуживать?»
– Действующее законодательство не устанавливает нормативы численности специалистов по кадрам. Работодатели вправе решать этот вопрос самостоятельно. Конечно, здесь нужен разумный подход с учетом специфики организации.
Существенно увеличивают нагрузку кадровика:
- производственная деятельность предприятия;
- рабочие места с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры;
- регулярное обучение и аттестация персонала;
- воинский учет;
- сдача отчетов в органы по труду и статистики и т. д.
Слишком высокая нагрузка на специалиста кадровой службы порождает риск ошибок и упущений в его работе. А это в свою очередь может повлечь за собой несоблюдение отдельных требований трудового законодательства, нарекания от контролирующих органов и административные штрафы. Еще один риск заключается в «человеческом факторе»: кадровик, как и остальные работники, может уйти на больничный, в отпуск, уехать в командировку и т. п. Но кадровую работу в связи с этим никто не отменяет. В этот период может понадобиться оформить какую-либо кадровую процедуру – срочно принять или уволить работника и т. п. В такой ситуации зачастую возникают трудности с заменой кадровика тем специалистом, который сможет грамотно все оформить, в том числе в ЕНСТ.
Что делать кадровику, которого перегрузили работой
1. Если вы сообщаете руководителю о перегрузке, нехватке времени, других проблемах и связанных с ними рисках, делайте это в письменной форме. Например, в докладной записке. Нелишним будет обратиться в профсоюзный комитет или иной представительный орган работников, если он есть на предприятии. Если в будущем встанет вопрос о вашем профессиональном несоответствии, у вас будут доказательства того, что вы не справляетесь с работой не по своей вине, а по объективным причинам.
2. Инициируйте нормирование вашего труда в качестве специалиста по кадрам. Для этого сделайте примерный расчет временных затрат на каждую кадровую процедуру. Полученные результаты покажут, сколько задач выполняет кадровик и сколько времени на них уходит.
Канал в телеграм 