Как вести трудовую книжку

В рекомендации:

– приобретение трудовых книжек;
– запись о приеме на работу;
– запись о постоянном переводе;
– запись о прекращении трудового договора;
– учет и контроль движения трудовых книжек;
– выдача трудовых книжек;
– часто совершаемые ошибки.

Приобретение трудовых книжек

В связи с внедрением с 1 января 2020 года Единой национальной системы труда, предусматривающей ведение электронных трудовых книжек, центры содействия занятости населения (биржи труда) перестали выдавать бумажные трудовые книжки. Соответственно, если работник впервые приступил к трудовой деятельности в вашей организации после этой даты, записи о его работе вносите только в электронную трудовую книжку.

Оформляйте трудовую книжку и на иностранного работника, работающего в Узбекистане. Он является субъектом трудовых отношений, на него в полном объеме распространяется трудовое законодательство Узбекистана  .

Запись о приеме на работу

Хотя с 1 января 2020 года ведутся электронные трудовые книжки, поправки в действующее законодательство, касающиеся отмены бумажных трудовых книжек, пока не внесены. Согласно статье 80 Трудового кодекса и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек лица, поступающие на работу, кроме поступающих впервые, обязаны предоставлять бумажные трудовые книжки, а работодатель вносить в них соответствующие записи. Поэтому в настоящее время электронная трудовая книжка ведется параллельно с бумажной трудовой книжкой.

Трудовые книжки заполняются по правилам, предусмотренным разделами 3 и 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.

При приеме работника в графе 3 раздела «Сведения  о работе» в виде заголовка запишите полное наименование предприятия. Оно должно соответствовать наименованию, содержащемуся в уставе и других учредительных документах. Запись может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего наименование предприятия.

Если наименование изменилось, отразите это в трудовой книжке каждого работника предприятия. В графе 3 сделайте запись без присвоения очередного номера: «Предприятие _________________ с _____ числа переименовано в __________________».

Под заголовком в графе 1 проставьте порядковый номер.

В графе 2 укажите дату приема на работу.

В графе 3 запишите: «Принят  (назначен или избран) в _________ цех, отдел, подразделение,  участок и т. д. на должность ______ (по профессии, специальности)». Четко укажите присваиваемый квалификационный разряд (в случае его присвоения).

В графе 4 укажите, на основании какого документа произведена запись, проставьте его дату и порядковый номер.

Запись о постоянном переводе

При постоянном переводе:

• в графе 1 проставьте порядковый номер записи;
• в графе 2 укажите дату начала работы;
• в графу 3 внесите запись о переводе: «Переведен на должность (профессию, специальность) _________________». Укажите структурное подразделение, куда переводится работник (если перевод осуществляется в конкретное структурное подразделение);
• в графу 4 внесите номер и дату соответствующего приказа.

Запись о прекращении трудового договора

При прекращении трудового договора:

• в графе 1 проставьте порядковый номер записи;
• в графе 2 укажите дату прекращения трудового договора;
• в графу 3 внесите запись: «Трудовой договор прекращен»;
• в графе 4 укажите дату и номер приказа.

Основание (причину) увольнения в трудовую книжку не записывайте. Также не указывайте пункт и статью Трудового кодекса. Если все же указали, то внесите в трудовую книжку исправление по нижеследующему образцу.

Запись о прекращении трудового договора заверьте подписью руководителя предприятия или уполномоченного на это лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Учет и контроль движения трудовых книжек

Для надлежащего контроля оборота трудовых книжек в организации оформите Книгу ведения учета трудовых книжек. Ее ведет кадровая служба. Если она не создана, приказом назначьте ответственное лицо. Форма Книги установлена приложением № 3 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.

Книгу пронумеруйте, прошнуруйте, скрепите подписью директора и печатью (при наличии) .

В Книге ведения учета трудовых книжек отражайте прием трудовых книжек работников при поступлении на работу и их выдачу при прекращении трудовых договоров с указанием серий и номеров.

Выдача трудовых книжек

Трудовую книжку выдайте:

•  в период работы по требованию сотрудника – на срок до 5 дней с условием ее возврата;
•  при прекращении трудового договора.

По письменной просьбе работника можете выдать трудовую книжку временно с условием ее возврата на срок не более 5 дней . Факт передачи зафиксируйте в Книге ведения учета трудовых книжек. При необходимости заведите отдельную Книгу для временной выдачи. Укажите дату и поставьте подписи работника и инспектора по кадрам.

При прекращении трудового договора в последний день работы выдайте заполненную трудовую книжку с подписью руководителя или иного уполномоченного лица и печатью работодателя (при наличии) или печатью ОК . Не задерживайте выдачу, в том числе при наличии не исполненных работником обязательств.

При выходе в отпуск с последующим увольнением выдайте трудовую книжку в день окончания отпуска  .

Трудовую книжку вручите работнику лично, а если это невозможно, направьте по почте при наличии письменного заявления работника , либо телеграммы или письма, присланного работником почтой. Без письменного согласия работника трудовую книжку почтой не пересылайте.

При выдаче трудовой книжки в Книге ведения учета трудовых книжек:

•  укажите дату в графе 12;
•  потребуйте от работника поставить подпись в графе 14 .

Передаточный акт составлять необязательно.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения и нет его согласия на отправку по почте, то в этот же день направьте ему уведомление по месту жительства с требованием явиться для получения трудовой книжки либо направить письменное извещение о ее высылке почтой . Если после уведомления книжка не была востребована работником, храните ее 2 года в отделе кадров отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе, а затем передайте в архив организации. По истечении 50 лет трудовые книжки могут быть уничтожены в установленном порядке .

В случае смерти работника трудовую книжку выдайте его ближайшему родственнику под роспись или по его заявлению отправьте по почте . В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» запишите: «Трудовые отношения прекращены».

Часто совершаемые ошибки

Ошибка 1. Трудовой договор прекращен 15 июня. В этот день работодатель не выдал работнику трудовую книжку из-за отсутствия начальника отдела кадров. Запись об увольнении внесли и книжку выдали 19 июня, но дату прекращения договора поставили 15 июня.

– Нарушена статья 108 Трудового кодекса. Трудовую книжку с записью об увольнении, удостоверенной подписью руководителя (иного уполномоченного лица) и печатью работодателя (при ее наличии) необходимо выдать в день прекращения трудового договора.

Виновное должностное лицо может быть оштрафовано по статья 49 Кодекса об административной ответственности.

По обращению работника суд может обязать работодателя оплатить вынужденный прогул из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки .

Ошибка 2. При заполнении трудовой книжки инспектор отдела кадров указал причину прекращения трудового договора.

– Нарушен пункт 2.20 Инструкции о порядке выдачи трудовых книжек. Основание (причина) прекращения трудового договора в трудовую книжку не вносится.

Внесите исправление в трудовую книжку.