Как отразить в кадровых документах переименование организации-работодателя: пошаговая инструкция

«Организация сменила наименование. Считается ли это изменением условий труда и нужно ли отражать это в трудовых договорах, бумажных и электронных трудовых книжках работников?»

Подробный алгоритм действий в такой ситуации представили руководитель экспертной группы по разработке нового Трудового кодекса, кандидат юридических наук Михаил ГАСАНОВ и эксперт «Нормы», юрист Ленара ХИКМАТОВА:

 

 

Важно различать условия трудового договора и его реквизиты

– Условия трудового договора и реквизиты трудового договора – разные понятия.

Условия трудового договора – это те условия, о которых работник и работодатель договариваются при приеме на работу и включают в трудовой договор. Условия трудового договора составляют его содержание и делятся на обязательные и дополнительные (факультативные) . Соответственно, чтобы изменить условия, закрепленные в трудовом договоре, работник и работодатель должны дать на это обоюдное согласие. Для этого они заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о внесении соответствующих изменений. Это предусмотрено частью 2 статьи 149 ТК.

Реквизиты трудового договора – это обязательные атрибуты (сведения, данные), обеспечивающие юридическую силу этого документа.

Статья 107 Трудового кодекса устанавливает, какие реквизиты сторон должен содержать трудовой договор:

1. Реквизиты работника:

• Ф. И. О.;
• сведения о документах, удостоверяющих личность;
• адрес места жительства или пребывания, контактные данные;
• ПИНФЛ, номер ИНПС, ИНН (при наличии).

2. Реквизиты работодателя:  

•  наименование работодателя. При этом если работодатель:

– организация – указывается наименование организации;
– обособленное подразделение организации (филиал, представительство и пр.) – наименование этого подразделения;
– физлицо – его Ф. И. О. и паспортные данные (данные ID-карты);
– индивидуальный предприниматель – его Ф. И. О., паспортные данные (данные ID-карты), номер и дата выдачи свидетельства о госрегистрации;

• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями, если работодатель – организация или ее обособленное подразделение;
• место нахождения (почтовый адрес) работодателя – организации или ее обособленного подразделения, адрес места жительства или пребывания работодателя – физлица;
• ИНН (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• банковские реквизиты для работодателей – организаций или их обособленных подразделений, а также индивидуальных предпринимателей;
• контактные данные работодателя (номера телефонов, адрес электронной почты и другие).

При изменении реквизитов одной из сторон трудового договора закон обязывает уведомить об этом другую сторону в течение 3 рабочих дней с момента изменения.

 

Нужно ли оформлять допсоглашение о внесении изменений в трудовой договор при изменении реквизитов

В трудовом кодексе об этом прямо не сказано. Но в нем есть такая оговорка: если какие-либо реквизиты, предусмотренные статьей 107 ТК, не были включены в трудовой договор при его заключении, это нужно сделать в последующем – путем оформления допсоглашения . Поэтому в ситуации с изменением реквизитов целесообразно действовать аналогично.

В преамбуле допсоглашения об изменении условий трудового договора ключевой является фраза о том, что «…стороны пришли к взаимному согласию внести в трудовой договор следующие изменения…». А допсоглашение об изменении реквизитов лишь констатирует факт изменения или дополнения реквизитов. Рекомендуем в тексте документа использовать фразы типа: «Настоящим допсоглашением в трудовой договор вносятся следующие недостающие реквизиты…» или «Настоящим допсоглашением в трудовой договор вносятся изменения в следующие реквизиты…». В конце документа указываются реквизиты сторон и проставляются подписи работника и уполномоченного лица работодателя, обладающего правом приема на работу.

 

Пошаговый алгоритм действий при изменении наименования организации

1. На основании документа, свидетельствующего о переименовании организации, составьте в свободной форме приказ о внесении изменений в кадровые документы.

2. Уведомите всех работников об изменении наименования работодателя в письменной форме в течение 3 рабочих дней с момента регистрации изменений .

Конкретный порядок процедуры уведомления ТК не определяет, оставляя это на локальное урегулирование. Например, можно сделать лист ознакомления с графой для подписей работников. А если успеть оформить допсоглашения до истечения вышеуказанных 3 дней, отдельное уведомление можно и не делать. Ведь из допсоглашения работник узнает о переименовании организации и подписывает его в подтверждение ознакомления. Поскольку в ТК прямо не указано, в течение какого срока следует заключать допсоглашение после изменения реквизитов, целесообразно установить его в локальном порядке.  Это должен быть разумный срок, чтобы, с одной стороны, оформить без спешки процедуру надлежащим образом, а с другой – не затягивать этот процесс.

3. Допсоглашение составьте в письменной форме.

Как правило, изменяемые разделы договора, где фигурирует наименование компании, это преамбула (вводная часть), содержащая информацию о сторонах договора, а также раздел об адресах и реквизитах работодателя и работника.

Присвойте допсоглашению номер и укажите дату заключения. Вручите работнику экземпляр допсоглашения под подпись на экземпляре работодателя.

4. Внесите изменения в бумажные трудовые книжки тех работников, у которых они имеются. Действуйте в соответствии с пунктом 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. Внесите запись об изменении наименования организации в графу 3 трудовой книжки (см. образец записи ниже). В графу 4 впишите номер и дату приказа о внесении изменений в кадровые документы.

 

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№№ п/п	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и о прекращении трудового договора	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	год	день	месяц
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Navruz» с 15 сентября 2023 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Orom»

 

5. Проверьте, изменилось ли наименование организации в электронных трудовых книжках работников. Самим вам вносить эти данные на my.mehnat.uz не нужно. Идентификатором работодателя в Единой национальной системе труда является его ИНН. Сведения об организации (ИНН организации, наименование, адрес госрегистрации, форма собственности, данные о руководителе и другие) поступают в систему в автоматическом режиме через Центральную базу данных юридических лиц (организаций). При смене названия организации на сайте my.mehnat.uz эта информация также обновляется в автоматическом режиме через ИНН организации.

Подробнее в публикации:

• Нужно ли отражать в ЕНСТ смену наименования организации.

 

6. Измените наименование организации в личных карточках работников формы Т-2.

Как это сделать, законодательство не устанавливает. Примерный план действий может быть таким. Прежнее название организации зачеркивается одной чертой. Над ней или рядом вписывается новое наименование с указанием реквизитов приказа о внесении изменений в кадровые документы. Специалист, внесший эти сведения, указывает свои Ф.И.О. и должность, ставит дату и расписывается.