Тавсияномада:

 – шахсий йиғма жилдларни юритишнинг умумий қоидалари;

– ходимнинг шахсий йиғма жилдини расмийлаштириш;

– шахсий йиғма жилднинг таркиби;

– шахсий йиғма жилдни янгилаш;

– шахсий йиғма жилдда ҳужжатларни сақлашга чеклашлар;

– шахсий йиғма жилдларни юритишдаги хатолар.

МК ходимларнинг шахсий йиғма жилдларини юритиш мажбуриятини юкламайди. Бундай мажбурият фақат муайян ходимлар тоифасига, масалан, давлат хизматчиларига нисбатан мавжуд. Бироқ шахсий йиғма жилдларни юритиш кадрларга оид маълумотларни тизимлаштириш, ходим ва керакли ҳужжатлар тўғрисидаги маълумотларни қисқа муддатларда олишга ёрдам беради.

Шахсий йиғма жилдларни юритишда қандай қоидаларга риоя қилиш керак

Ҳар бир ходимнинг шахсий йиғма жилдини у ишга қабул қилинган пайтдан бошлаб, ишдан бўшаш пайтигача бутун меҳнат фаолияти давомида шакллантиринг. Шахсий йиғма жилдда ходимнинг меҳнат фаолияти билан боғлиқ бўлган ҳужжатларни сақланг.

Шахсий йиғма жилдга қуйидагилар киритилади:

• ходимнинг шахсга доир маълумотлари;
• меҳнат шартномаси;
• ишга қабул қилиш тўғрисида ва меҳнат муносабатларини бекор қилиш тўғрисидаги буйруқлар;
• бошқа ишга ўтказишлар тўғрисидаги буйруқлар;
• аттестация натижалари ва ҳоказо.

Иш берувчи шахсий йиғма жилднинг барча ҳужжатларини нафақат шунчаки расмийлаштириши, балки уни тўғри юритиши ҳам керак. Ходимнинг шахсий йиғма жилди – бу маҳфий ҳужжат, шунинг учун ундан фойдаланиш имконияти чекланган бўлиши лозим.

Ходимлар ўзининг шахсий йиғма жилдида нималар борлигини билишга ҳақли. Ходим ўзига унинг меҳнат фаолияти билан боғлиқ ҳужжатларни беришини сўраб иш берувчига мурожаат қилишга ҳақли .   

Шахсий йиғма жилдни ёпиш ходим билан меҳнат шартномаси бекор қилинган куни расмийлаштирилади, унинг ҳужжатлари эса архивда сақлаш учун топширилади.

Эътибор беринг

Шахсий йиғма жилдларда ходимнинг шахсга доир маълумотлари сақланади. Иш берувчи уларни ҳимоя қилиш талабларига риоя қилиши – уларнинг хавфсизлиги ва маҳфийлигини таъминлаши шарт.

Ходимнинг шахсий йиғма жилди қандай расмийлаштирилади  

Алоҳида папка очинг ва титул варағини тўлдиринг.

Ходимнинг шахсий йиғма жилдининг титул варағида қуйидагиларни кўрсатинг:

• ташкилотнинг номи;
• янги мутахассис ишлайдиган бўлимнинг номи;
• шахсий йиғма жилд рақами;
• ходимнинг фамилияси, исми, отасининг исми;
• ишнинг бошланиш санаси.

Шахсий йиғма жилд таркибида қандай ҳужжатлар бўлиши керак 

Иш берувчи ходимнинг шахсий йиғма жилдида қандай ҳужжатлар бўлишини ўз фаолиятининг ўзига хос хусусиятларини эъттиборга олган ҳолда, ўзи мустақил ҳал қилади. Шахсий йиғма жилднинг тартиби, шакли, таркибини локал ҳужжатларда мустақил тасдиқланг.

Шахсий йиғма жилдга ҳужжатларни хронологик тартибда жойланг: биринчи ишга жойлашиш тўғрисидаги ҳужжатлар – ариза, меҳнат шартномаси, буйруқ. Охирида – меҳнат шартномасини бекор қилиш тўғрисидаги буйруқ.

Йиғма жилднинг ичидаги ички ҳужжатлар рўйхатини тўлдиринг. Ушбу рўйхатни папка шакллантирилгандан кейин дарҳол, яъни ходим ишга қабул қилинган куни тузиш керак.

Рўйхатни тузишда ҳужжатнинг рақамини,  у эгаллаган йиғма жилд варақлариннг номи ва рақамини кўрсатинг.

Ходимнинг янги ҳужжатларини ҳам ички рўйхатга киритинг. Рўйхатнинг ўзи папкага қолган ҳужжатлар ёнига жойланади. Бунда рўйхатни йиғма жилд муқовасининг ички олд тарафига ёпиштириб қўйиш мумкин.

Шахсий йиғма жилд папкасида ходимнинг меҳнат фаолиятига алоқадор ёки у тўғрисидаги турли маълумотларни тасдиқлаш учун керакли бўлган ҳужжатларни сақланг, масалан:

• шахсга доир маълумотларга ишлов беришга розилик;
• сирга алоқадор маълумотларни ошкор қилмаслик тўғрисида келишув;
• ишга жойлашиш чоғида ходим томонидан тўлдирилган анкета.
• кадрларни ҳисобга олиш бўйича шахсий варақа.
• шахсий варақага қўшимча.
• меҳнат шартномаси ва унга қўшимча келишув;
• лавозим йўриқномаси;
• қабул қилиш тўғрисидаги, ички бошқа ишга ўтказишлар тўғрисидаги буйруқларнинг нусхалари;
• якка тартибдаги моддий жавобгарлик тўғрисида шартнома (агар лавозим уни назарда тутадиган бўлса).
• аввалги иш берувчилардан тавсифномалар ва хатлар.
• ходим ўзининг иш даврида ёзган турли аризалар.
• аттестация ҳақидаги маълумотлар ва ҳоказо.

Вазият

Қабул қилиш чоғидаги ариза 

Ходимдан ишга қабул қилиш тўғрисида ёзма ариза олиш керакми ёки бу шарт эмасми?

Йўқ, бу шарт эмас. МК бундай талабни белгиламайди.

Бироқ, агар сиз ходимдан ишга қабул қилиш тўғрисида ариза олсангиз – бу қонунни бузиш ҳисобланмайди. Аризани ходимнинг шахсий йиғма жилдига солинг. Асосийси - сизда ҳар қандай ҳолатда ходим билан меҳнат шартномаси тузилган бўлиши керак, чунки фақат у ишга қабул қилиш тўғрисидаги буйруқ учун асос бўлади .

Алоҳида ҳолларда ходим муайян лавозимга ишга жойлашишда иш берувчига қўшимча ҳужжатларни тақдим этади. Масалан, агар иш мажбурий тиббий кўрикларни назарда тутса, у ҳолда умумий пакетга ходимнинг касбий яроқлилиги тўғрисидаги тиббий хулоса илова қилинади.

Шахсий йиғма жилд қачон янгиланади 

Иш берувчи шахсий йиғма жилдда  ходимнинг меҳнат фаолияти билан боғлиқ ўзгаришларни белгилайди. Шунингдек уни мунтазам янгилаб туриш муҳим. Мисол учун, агар ишлаш даврида ходимнинг маълумотлари ўзгарса ёки янги маълумотлар пайдо бўлса, у ҳолда шахсий йиғма жилдни янгилаш керак.

Ходимнинг шахсий йиғма жилдини янгиланг, агар:

• ходим билан қўшимча келишув тузган бўлсангиз;
• уни бошқа лавозимга ўтказиш тўғрисида буйруқ расмийлаштирган бўлсангиз;
• ходимни рағбатлантирган ёки уни интизомий жазога тортган бўлсангиз;
• ходим даврий тиббий кўрикдан ўтган бўлса ва ҳоказо.

Агар ходимда янги ҳужжатлар пайдо бўлса, уларни шахсий йиғма жилдга ва ички рўйхатга киритинг.

Қандай ҳужжатларни шахсий йиғма жилдда сақлаш мумкин эмас 

Текширув чоғида даъво қилишларининг олдини олиш учун йиғма жилдда ходимларнинг шахсий ҳужжатларининг нусхаларини сақламанг. Ходимдан ҳужжатларни олгандан кейин, текшириб, керакли маълумотларни ўзингизга белгилаб олганингиздан кейин, уларни ходимга қайтаринг.

Демак, шахсий йиғма жилдда қуйидаги ҳужжатларнинг нусхаларини сақлаш мумкин эмас:

1. паспортнинг;
2. ҳарбий гувоҳноманинг;
3. маълумоти тўғрисидаги дипломнинг;
4. никоҳ тузилганлиги ёки никоҳнинг бекор қилинганлиги тўғрисидаги гувоҳноманинг;
5. боланинг туғилганлиги тўғрисидаги гувоҳноманинг.

Эътибор беринг

Шахсга доир маълумотларга ишлов бериш ва уларни сақлаш билан боғлиқ қонунбузарликлар учун мансабдор шахсга БҲМ 50 баравари миқдорида жарима солишлари мумкин  .

Шахсий йиғма жилдларни юритишда қандай хатолар бўлиши мумкин

Амалиётда, ҳужжатларни юритишда кўпинча қуйидаги хатоларга йўл қўйилади:

• шахсий йиғма жилдга меҳнат шартномаси, тиббий маълумотномалар, маълумоти тўғрисидаги ҳужжатлар киритилмайди.

• шахсий йиғма жилдга унда бўлмаслиги лозим бўлган ҳужжатлар киритилади; 
• шахсий йиғма жилдлар чет ташкилотлар ва шахсларга берилади. 

Агар шахсий йиғма жилдларда ходимларнинг шахсий ҳужжатларининг нусхаларини сақласангиз – бу иш берувчини маъмурий жавобгарликка тортиш учун асос ҳисобланади. Шахсга доир маълумотлар тўғрисидаги қонунчиликни бузганлик учун мансабдор шахсга БҲМ 50 баравари миқдорида жарима солишлари мумкин  .

Текширув чоғида меҳнат инспекцияси ёки ДМИ мутахассиси ҳар бир ходим бўйича муҳим ҳужжатларни талаб талаб қилишлари мумкин, иш берувчи эса уларни тақдим этиши шарт. Бу иш берувчининг МК мажбурий талабларига риоя қилаётганини тасдиқловчи ҳужжатлар: меҳнат шартномалари, уларни тузиш, ўзгартириш, бекор қилиш тўғрисидаги буйруқлар, шунингдек ходимларни огоҳлантиришлар, лавозим йўриқномалари ва бошқалар.

Шундай қилиб, иш берувчининг шахсий йиғма жилдларни юритиши шарт эмаслигига қарамай, бу ходимлар тўғрисидаги ахборотни тизимлаштириш, иш ва керакли ҳужжатлар тўғрисидаги маълумотларни қисқа муддатларда олишга ёрдам беради.