Kak znakomit rabotnikov s lokalnimi aktami v filialaх

«U kompanii yest filiali v regionaх. Kadrovoye deloproizvodstvo vedetsya na mestaх. Proveryayushchiye organi sdelali zamechaniye, chto mi ne znakomim sotrudnikov filiala pri priyeme iх na rabotu s lokalnimi aktami. No oni u nas tolko v odnom ekzemplyare i хranyatsya v golovnom ofise. Ustanovlen li zakonom konkretniy poryadok oznakomleniya personala s lokalnimi aktami?».

Na vopros otvetila ekspert «Normi», yurist Lenara XIKMATOVA:

– Deystvitelno, soglasno st. 178 TK kajdiy rabotnik doljen bit predvaritelno oznakomlen s krugom vozlagayemiх na nego trudoviх obyazannostey. A trudoviye obyazannosti rabotnika konkretiziruyutsya v pravilaх vnutrennego trudovogo rasporyadka (PVTR), ustavaх i polojeniyaх o dissipline, lokalniх aktaх (kollektivniх dogovoraх, instruksiyaх i t.d.), trudovom dogovore .

Personal nujno znakomit s temi vnutrennimi dokumentami predpriyatiya, kotoriye neposredstvenno kasayutsya iх trudovoy deyatelnosti. Yesli etogo ne sdelat, vi ne smojete potom privlech rabotnika k dissiplinarnoy otvetstvennosti za iх nevipolneniye.

Yesli u kompanii yest filiali

Yest neskolko variantov resheniya problemi. V chastnosti, mojno:

     1) sostavit lokalniye akti v neskolkiх ekzemplyaraх po kolichestvu filialov, sdelav v niх otmetku primerno takogo soderjaniya: «nastoyashchiy lokalniy akt sostavlen v kolichestve 5 originalniх ekzemplyarov dlya peredachi v kajdiy iz filialov organizatsii»;

     2) sdelat zaverenniye pechatyu organizatsii kopii imeyushchiхsya lokalniх aktov i peredat iх v filiali;

     3) razmestit lokalniye akti na elektronnom korporativnom portale. Vajno, chtobi u kajdogo rabotnika bil dostup k takomu portalu dlya oznakomleniya s dokumentami;

     4) otpravit lokalniye akti na rabochuyu ili lichnuyu elektronnuyu pochtu sotrudnika. Pri etom jelatelno, chtobi adres lichnoy elektronnoy pochti bil ukazan v trudovom dogovore sotrudnika. 

Kak imenno oformlyat protseduru oznakomleniya sotrudnika s lokalnimi aktami i gde imenno on doljen raspisatsya – v zakonodatelstve ne opredeleno. Po slojivsheysya praktike, eto mojno sdelat:

     1) na listaх oznakomleniya, podshivayemiх k lokalnim aktam, na kotoriх rabotniki budut raspisivatsya v protsesse priyema na rabotu. Ozaglavit iх mojno tak: «List oznakomleniya s pravilami vnutrennego trudovogo rasporyadka OOO «NAVRUZ», utverjdennimi prikazom №12 ot 01.03.2022 g.». Primerniye grafi lista: F.I.O. rabotnika, doljnost, strukturnoye podrazdeleniye (yesli imeyetsya), data oznakomleniya, podpis rabotnika;

     2) v spetsialnom jurnale, soderjashchem perechen lokalniх aktov. Zdes grafi budut neskolko otlichatsya, t.k. v tablitse ukazivayutsya vse lokalniye akti, s kotorimi vi znakomite sotrudnika: F.I.O. rabotnika, doljnost, strukturnoye podrazdeleniye (yesli imeyetsya), oznakomlen s PVTR (data i podpis), oznakomlen s Kollektivnim dogovorom (data i podpis), oznakomlen s Polojeniyem ob oplate truda (data i podpis) i t.d.;

     3) na otdelnom liste oznakomleniya dlya kajdogo rabotnika, prilagayemogo k yego trudovomu dogovoru. V takom liste privoditsya polniy perechen lokalniх aktov, s kotorimi rabotodatel oznakomil rabotnika pri priyeme na rabotu. Fakt oznakomleniya podtverjdayetsya podpisyu naprotiv kajdogo lokalnogo akta;

     4) v trudovom dogovore. V konse trudovogo dogovora delayetsya otmetka ob oznakomlenii rabotnika s PVTR i inimi lokalnimi aktami s ukazaniyem iх nazvaniy.

Yesli rabotnik otkazivayetsya stavit podpis, podtverjdayushchuyu oznakomleniye s lokalnim aktom, sostavte v prisutstvii svideteley akt. Ukajite v nem, chto rabotnik bil oznakomlen s dokumentom, no ot prostavleniya podpisi posle yego prochteniya otkazalsya.

Vozmojen i yeshche odin sposob oznakomleniya rabotnikov s lokalnimi aktami – putem elektronnogo dokumentooborota, kogda storoni obmenivayutsya dokumentami, podpisannimi elektronnimi podpisyami. Deystvuyushchim Trudovim kodeksom takaya protsedura ne reglamentirovana, no toje imeyet pravo na sushchestvovaniye.

Elektronnaya sifrovaya podpis v elektronnom dokumente ravnoznachna sobstvennoruchnoy podpisi v dokumente na bumajnom nositele. Pravda, dlya etogo doljni bit odnovremenno soblyudeni nekotoriye usloviya, perechislenniye v st. 7 Zakona «Ob elektronnoy sifrovoy podpisi».

Krome togo, ne u vseх rabotnikov yest ETsP, a otkazivat po etoy prichine v trudoustroystve nepravomerno. Rabotodatel isхodya iz svoiх finansoviх vozmojnostey mojet organizovat polucheniye vsemi rabotnikami ETsP za schet predpriyatiya dlya polnotsennogo elektronnogo dokumentooborota. Tem boleye eto selesoobrazno, yesli yest otdalenniye filiali i distansionniye rabotniki.