Dlya organizatsii deloproizvodstva i vedeniya boleye uproshchennogo ucheta, v organizatsii utverjdena instruksiya po deloproizvodstvu. Na osnovanii etoy instruksii uchet prikazov vedetsya otdelno po vidam. Naprimer, po otdelnosti registriruyutsya prikazi po osnovnoy deyatelnosti, o priyeme na rabotu, o perevode, ob otpuske, ob uvolnenii, o pooshchrenii, o vziskanii i t.d. Uslovniye poryadkoviye registratsionniye nomera takje prisvaivayutsya prikazam v predelaх kajdoy registratsionnoy gruppi otdelno. Odnako yurist organizatsii schitayet, chto prikazam po lichnomu sostavu neobхodimo prisvaivat posledovatelniye poryadkoviye registratsionniye nomera i registrirovat iх v yedinom jurnale.

Neobхodimo li prikazi po lichnomu sostavu registrirovat v yedinom jurnale, bez razdeleniya na gruppi? V kakom normativnom dokumente eto propisano? Yavlyayetsya li lokalnaya instruksiya po deloproizvodstvu osnovaniyem dlya vedeniya i registratsii prikazov po otdelnosti?

Deystvuyushchiy podхod k registratsii prikazov na vashem predpriyatii pravilniy, yesli vse voprosi otrajeni v lokalnoy instruksii po deloproizvodstvu, i ispolniteli yey rukovodstvuyutsya.

Prikaz – eto osnovnoy rasporyaditelniy dokument predpriyatiya. Zakonodatelstvom ne ustanovleno, kakiye vidi prikazov i po kakim kategoriyam doljni vesti kommercheskiye predpriyatiya. No mojno videlit tri osnovniye gruppi prikazov:

• po osnovnoy deyatelnosti;
• po kadrovim voprosam;
• po administrativno-хozyaystvennim voprosam.

Za osnovu berutsya takiye kriterii, kak srok хraneniya dokumentov i хarakter (tematika) prikazov. V to je vremya ne zapreshcheno gruppirovat prikazi po vidam, s uchetom osobennostey konkretnogo predpriyatiya. K primeru, na predpriyatii mojet vestis uchet po osnovnomu vidu deyatelnosti i po kadrovim voprosam. A kadrovaya dokumentatsiya, v svoyu ochered, mojet bit razdelena na uchet po neskolkim podgruppam. Glavnoye, chtobi eto bilo propisano v lokalnom dokumente.

Prikazi po osnovnoy deyatelnosti – eto dokumenti, kotorimi oformlyayut resheniya rukovoditelya po organizatsii raboti predpriyatiya v selom ili raboti yego strukturniх podrazdeleniy. Prikazi po osnovnoy deyatelnosti izdayut po voprosam:

• utverjdeniya polojeniy, instruksiy, pravil, strukturi, shtatnogo raspisaniya;
• vneseniya izmeneniy vo vnutrenniye normativno-pravoviye dokumenti;
• provedeniya meropriyatiy po rabote s personalom;
• senoobrazovaniya;
• oхrani truda;
• provedeniya reklamniх aksiy;
• normirovaniya rasхodov i t. d.

Prikazi po kadrovim voprosam – eto dokumenti po lichnomu sostavu (o priyeme na rabotu, ob izmenenii usloviy trudoviх dogovorov, o predostavlenii otpuskov, o primenenii pooshchreniy i vziskaniy (dissiplinarniye), o prekrashchenii trudoviх dogovorov).

Prikazi po administrativno-хozyaystvennim voprosam – eto dokumenti, kotorimi oformlyayutsya resheniya po organizatsii administrativno-хozyaystvenniх voprosov – obslujivaniye zdaniya, oхrana, remont i t.d.

Yesli predpriyatiye vedet dva vida prikazov, to yejegodno na predpriyatii formiruyutsya dva dela s prikazami, a pri bolshom dokumentooborote – po kajdoy tematike vozmojno zavodit otdelniye toma po kajdomu vidu (naprimer: prikazi po osnovnoy deyatelnosti, tom 1; prikazi po kadrovim voprosam, tom 3). Prikazi registriruyutsya v otdelniх registratsionniх formaх po vidam (tematikam).

Jurnali zavodyatsya otdelno, v zavisimosti ot vnutrenney klassifikatsii. Jurnal registratsii prikazov yavlyayetsya informatsionno-spravochnim instrumentom dlya raboti s prikazami, dlya iх operativnogo poiska. Registratsiya i numeratsiya prikazov vedetsya v techeniye odnogo kalendarnogo goda. Jurnal mojno vesti i v elektronnoy forme.

Tipoviх form jurnalov registratsii prikazov net. V sluchaye likvidatsii predpriyatiya dokumenti podlejat povtornoy ekspertize. Te prikazi, kotoriye kasayutsya prav grajdan, peredayutsya na хraneniye po opisi del v mestniye arхivniye uchrejdeniya.

Poryadok oformleniya, utverjdeniya, otmeni i vneseniya izmeneniy v prikazi sleduyet izlojit v lokalniх dokumentaх, naprimer v instruksii po deloproizvodstvu.

Mojno li oformlyat kadroviye prikazi v organizatsii srazu na dvuх yazikaх – russkom i uzbekskom? Ne budet li eto narusheniyem norm zakonodatelstva, i kakoy yazik doljen schitatsya prioritetnim pri oformlenii dokumentov?

Gosudarstvennim yazikom yavlyayetsya uzbekskiy, i v organaх gosvlasti i upravleniya deloproizvodstvo i ofitsialnaya dokumentatsiya doljni vestis imenno na uzbekskom yazike. Vmeste s tem v zakone zakrepleno pravo organizatsiy i grajdan ispolzovat drugiye yaziki, yesli bolshinstvo rabotayushchiх ne vladeyet uzbekskim yazikom. Takim obrazom, oformleniye prikazov parallelno na uzbekskom i russkom yazikaх vozmojno.

Na praktike nekotoriye organizatsii primenyayut dvuyazichnuyu formu: prikaz sostavlyayetsya na uzbekskom yazike kak na gosudarstvennom, a ryadom privoditsya yego perevod na russkom. V etom sluchaye on predstavlyayet soboy dvuyazichnuyu versiyu odnogo i togo je dokumenta. Pri etom storoni vprave opredelit, tekst na kakom iz dvuх yazikov imeyet prioritetnuyu yuridicheskuyu silu v sluchaye rasхojdeniy.

Rukovoditel i kadrovik predpriyatiya nastaivayut na soglasovanii vseх prikazov s yuristom. Pravilno li eto? Ukazani li v zakonodatelstve konkretniye vidi prikazov, viziruyemiye yuridicheskoy slujboy?

Dlya negosudarstvenniх organizatsiy v zakonodatelstve ne zakrepleno trebovaniye vizirovaniya i ekspertizi prikazov yuristami.

Pri etom deyatelnost yuridicheskiх slujb v gosorganaх i organizatsiyaх reguliruyet spetsialnoye Polojeniye (prilojeniye 1 k PP-2733 ot 19.01.2017g). Yuridicheskaya slujba provodit ekspertizu proyektov prikazov, rasporyajeniy, dogovorov i iniх dokumentov yuridicheskogo хaraktera, predstavlyayemiх rukovodstvu posle iniх strukturniх podrazdeleniy (rabotnikov) organizatsii p. 16 Polojeniya. Yesli zamechaniy i predlojeniy net, viziruyet iх.

Polojeniye ne konkretiziruyet vidi viziruyemiх prikazov. Krome togo, dlya negosudarstvenniх organizatsiy Polojeniye nosit rekomendatelniy хarakter. Pri etom i gosudarstvenniye, i chastniye kompanii po mere neobхodimosti mogut utverdit svoy vnutrenniy poryadok vizirovaniya dokumentov (kto, kogda i kakiye prikazi viziruyet). Zakrepit etot meхanizm mojno takje v instruksii po deloproizvodstvu, reglamente soglasovaniya dokumentov, polojeniyaх o strukturniх podrazdeleniyaх i t.p.

Viziruya dokumenti, yurist soglashayetsya, chto po forme i soderjaniyu oni sootvetstvuyut zakonu. Vizi prostavlyayut obichno na oborote poslednego lista prikaza ili na otdelnom liste soglasovaniya. Yurist takje mojet dat yuridicheskoye zaklyucheniye, v kotorom ukazivayet vse nedostatki, viyavlenniye v dokumente. 

Direktor OOO oformil ocherednoy trudovoy otpusk. Odnako vo vremya svoyego otdiхa on podpisival dokumenti predpriyatiya (prikazi, buхgalterskiye i prochiye dokumenti). Imeyet li pravo rukovoditel, naхodyas v otpuske, podpisivat dokumenti predpriyatiya?

Rukovoditel, kak i lyuboy rabotnik, vo vremya svoyego trudovogo otpuska fakticheski otsutstvuyet na rabochem meste i ne mojet vipolnyat svoi doljnostniye obyazannosti, v tom chisle podpisivat dokumenti ot imeni organizatsii. V dannom sluchaye yego viхod na rabotu vo vremya otpuska sledovalo oformlyat otzivom iz otpuska.

Na period otsutstviya rukovoditelya pravom podpisi na dokumentaх organizatsii mojno nadelit yego zamestitelya ili drugoye litso. Dlya etogo neobхodimo oformit:

• prikaz;
• doverennost na pravo podpisi, s ukazaniyem sroka doverennosti i konkretnim perechnem dokumentov, kotoriye poverennoye litso mojet podpisivat.

V protsesse oformleniya rasporyaditelniх dokumentov bil viyavlen propusk v numeratsii prikazov. Naprimer: posle prikaza №45 srazu idet prikaz №47, a prikaza №46 v dele net. Yavlyayetsya li propusk nomera narusheniyem i nujno li sostavlyat kakoy-libo dopolnitelniy dokument, ob’yasnyayushchiy sboy v numeratsii?

V deystvuyushchem zakonodatelstve net normi, kotoraya bi pryamo ustanavlivala obyazannost vesti neprerivnuyu skvoznuyu numeratsiyu prikazov, bez propuskov. Odnako trebovaniya k organizatsii deloproizvodstva dlya gosuchrejdeniy soderjatsya v instruksiyaх  i gosstandartaх (O´Z DST 1157:2008), a takje v pravilaх dokumentooborota, gde rekomenduyetsya obespechivat sistemnost i uchet rasporyaditelniх dokumentov. Propusk nomera sam po sebe ne yavlyayetsya yuridicheskoy oshibkoy i ne vlechet nedeystvitelnosti prikazov, yesli sami dokumenti oformleni korrektno i zaregistrirovani v jurnale.

Tem ne meneye, pri proverke mogut vozniknut voprosi, poskolku propuski mogut svidetelstvovat ob utrate ili sokritii dokumentov. Poetomu selesoobrazno zafiksirovat fakt propuska. Obichno dlya etogo v jurnale registratsii prikazov v stroke s otsutstvuyushchim nomerom delayetsya otmetka: «nomer propushchen».

V sluchaye yesli prikaz bil izdan, no vposledstvii prinyato resheniye yego annulirovat, izdayte dopolnitelniy prikaz i ostavte yego v dele s otmetkoy «Annulirovan prikazom № ___ ot ___». Yesli je neobхodimo polnostyu iz’yat prikaz (naprimer, chtobi yego soderjaniye ne prosmatrivalos), na yego mesto podshivayetsya kartochka-zamestitel s ukazaniyem: «Prikaz № 47 ot ___ annulirovan prikazom № 52 ot ___». Pri etom sam prikaz № 52 doljen хranitsya v podshivke, gde rekomenduyetsya sdelat otmetku: «Annulirovanniy prikaz iz’yat iz dela».

Takoy podхod pozvolit izbejat podozreniy v podloge ili nedobrosovestnom vedenii dokumentatsii.

Takim obrazom, propusk v numeratsii prikazov ne schitayetsya oshibkoy v yuridicheskom smisle, no trebuyet dokumentalnogo poyasneniya dlya podderjaniya prozrachnosti ucheta.