Для организации делопроизводства и ведения более упрощенного учета, в организации утверждена инструкция по делопроизводству. На основании этой инструкции учет приказов ведется отдельно по видам. Например, по отдельности регистрируются приказы по основной деятельности, о приеме на работу, о переводе, об отпуске, об увольнении, о поощрении, о взыскании и т.д. Условные порядковые регистрационные номера также присваиваются приказам в пределах каждой регистрационной группы отдельно. Однако юрист организации считает, что приказам по личному составу необходимо присваивать последовательные порядковые регистрационные номера и регистрировать их в едином журнале.

Необходимо ли приказы по личному составу регистрировать в едином журнале, без разделения на группы? В каком нормативном документе это прописано? Является ли локальная инструкция по делопроизводству основанием для ведения и регистрации приказов по отдельности?

Действующий подход к регистрации приказов на вашем предприятии правильный, если все вопросы отражены в локальной инструкции по делопроизводству, и исполнители ей руководствуются.

Приказ – это основной распорядительный документ предприятия. Законодательством не установлено, какие виды приказов и по каким категориям должны вести коммерческие предприятия. Но можно выделить три основные группы приказов:

• по основной деятельности;
• по кадровым вопросам;
• по административно-хозяйственным вопросам.

За основу берутся такие критерии, как срок хранения документов и характер (тематика) приказов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам, с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии может вестись учет по основному виду деятельности и по кадровым вопросам. А кадровая документация, в свою очередь, может быть разделена на учет по нескольким подгруппам. Главное, чтобы это было прописано в локальном документе.

Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений. Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

• утверждения положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
• внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
• проведения мероприятий по работе с персоналом;
• ценообразования;
• охраны труда;
• проведения рекламных акций;
• нормирования расходов и т. д.

Приказы по кадровым вопросам – это документы по личному составу (о приеме на работу, об изменении условий трудовых договоров, о предоставлении отпусков, о применении поощрений и взысканий (дисциплинарные), о прекращении трудовых договоров).

Приказы по административно-хозяйственным вопросам – это документы, которыми оформляются решения по организации административно-хозяйственных вопросов – обслуживание здания, охрана, ремонт и т.д.

Если предприятие ведет два вида приказов, то ежегодно на предприятии формируются два дела с приказами, а при большом документообороте – по каждой тематике возможно заводить отдельные тома по каждому виду (например: приказы по основной деятельности, том 1; приказы по кадровым вопросам, том 3). Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах по видам (тематикам).

Журналы заводятся отдельно, в зависимости от внутренней классификации. Журнал регистрации приказов является информационно-справочным инструментом для работы с приказами, для их оперативного поиска. Регистрация и нумерация приказов ведется в течение одного календарного года. Журнал можно вести и в электронной форме.

Типовых форм журналов регистрации приказов нет. В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе. Те приказы, которые касаются прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения.

Порядок оформления, утверждения, отмены и внесения изменений в приказы следует изложить в локальных документах, например в инструкции по делопроизводству.

Можно ли оформлять кадровые приказы в организации сразу на двух языках – русском и узбекском? Не будет ли это нарушением норм законодательства, и какой язык должен считаться приоритетным при оформлении документов?

Государственным языком является узбекский, и в органах госвласти и управления делопроизводство и официальная документация должны вестись именно на узбекском языке. Вместе с тем в законе закреплено право организаций и граждан использовать другие языки, если большинство работающих не владеет узбекским языком. Таким образом, оформление приказов параллельно на узбекском и русском языках возможно.

На практике некоторые организации применяют двуязычную форму: приказ составляется на узбекском языке как на государственном, а рядом приводится его перевод на русском. В этом случае он представляет собой двуязычную версию одного и того же документа. При этом стороны вправе определить, текст на каком из двух языков имеет приоритетную юридическую силу в случае расхождений.

Руководитель и кадровик предприятия настаивают на согласовании всех приказов с юристом. Правильно ли это? Указаны ли в законодательстве конкретные виды приказов, визируемые юридической службой?

Для негосударственных организаций в законодательстве не закреплено требование визирования и экспертизы приказов юристами.

При этом деятельность юридических служб в госорганах и организациях регулирует специальное Положение (приложение 1 к ПП-2733 от 19.01.2017г). Юридическая служба проводит экспертизу проектов приказов, распоряжений, договоров и иных документов юридического характера, представляемых руководству после иных структурных подразделений (работников) организации п. 16 Положения. Если замечаний и предложений нет, визирует их.

Положение не конкретизирует виды визируемых приказов. Кроме того, для негосударственных организаций Положение носит рекомендательный характер. При этом и государственные, и частные компании по мере необходимости могут утвердить свой внутренний порядок визирования документов (кто, когда и какие приказы визирует). Закрепить этот механизм можно также в инструкции по делопроизводству, регламенте согласования документов, положениях о структурных подразделениях и т.п.

Визируя документы, юрист соглашается, что по форме и содержанию они соответствуют закону. Визы проставляют обычно на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования. Юрист также может дать юридическое заключение, в котором указывает все недостатки, выявленные в документе. 

Директор ООО оформил очередной трудовой отпуск. Однако во время своего отдыха он подписывал документы предприятия (приказы, бухгалтерские и прочие документы). Имеет ли право руководитель, находясь в отпуске, подписывать документы предприятия?

Руководитель, как и любой работник, во время своего трудового отпуска фактически отсутствует на рабочем месте и не может выполнять свои должностные обязанности, в том числе подписывать документы от имени организации. В данном случае его выход на работу во время отпуска следовало оформлять отзывом из отпуска.

На период отсутствия руководителя правом подписи на документах организации можно наделить его заместителя или другое лицо. Для этого необходимо оформить:

• приказ;
• доверенность на право подписи, с указанием срока доверенности и конкретным перечнем документов, которые поверенное лицо может подписывать.

В процессе оформления распорядительных документов был выявлен пропуск в нумерации приказов. Например: после приказа №45 сразу идет приказ №47, а приказа №46 в деле нет. Является ли пропуск номера нарушением и нужно ли составлять какой-либо дополнительный документ, объясняющий сбой в нумерации?

В действующем законодательстве нет нормы, которая бы прямо устанавливала обязанность вести непрерывную сквозную нумерацию приказов, без пропусков. Однако требования к организации делопроизводства для госучреждений содержатся в инструкциях  и госстандартах (O´Z DST 1157:2008), а также в правилах документооборота, где рекомендуется обеспечивать системность и учет распорядительных документов. Пропуск номера сам по себе не является юридической ошибкой и не влечет недействительности приказов, если сами документы оформлены корректно и зарегистрированы в журнале.

Тем не менее, при проверке могут возникнуть вопросы, поскольку пропуски могут свидетельствовать об утрате или сокрытии документов. Поэтому целесообразно зафиксировать факт пропуска. Обычно для этого в журнале регистрации приказов в строке с отсутствующим номером делается отметка: «номер пропущен».

В случае если приказ был издан, но впоследствии принято решение его аннулировать, издайте дополнительный приказ и оставьте его в деле с отметкой «Аннулирован приказом № ___ от ___». Если же необходимо полностью изъять приказ (например, чтобы его содержание не просматривалось), на его место подшивается карточка-заместитель с указанием: «Приказ № 47 от ___ аннулирован приказом № 52 от ___». При этом сам приказ № 52 должен храниться в подшивке, где рекомендуется сделать отметку: «Аннулированный приказ изъят из дела».

Такой подход позволит избежать подозрений в подлоге или недобросовестном ведении документации.

Таким образом, пропуск в нумерации приказов не считается ошибкой в юридическом смысле, но требует документального пояснения для поддержания прозрачности учета.