В рекомендации:

– как составить график отпусков;
– как утвердить график отпусков;
– как изменить время использования отпуска по графику отпусков.

Очередность получения работниками ежегодного трудового отпуска определяется в графике отпусков. Он утверждается работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников до начала каждого календарного года .

График отпусков – это обязательный локальный акт. Оформлять его обязаны все организации независимо от формы собственности и численности штата. За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности с наложением штрафа.

Как составить график отпусков

Укажите в графике время использования отпуска каждым работником – календарный месяц или конкретный период. Обычно указывается только календарный месяц, чтобы можно было предоставить отпуск в любые его даты. В этом случае нужно получить от работника заявление о предоставлении отпуска с указанием конкретной даты его начала и издать приказ, с которым ознакомить работника.

Если же в графике указывается конкретная дата начала отпуска, подавать заявление работнику не обязательно. Но если по факту работник возьмет отпуск в другую дату, изменение нужно отразить в графике отпусков. Поэтому решайте сами, какой вид графика наиболее оптимален для вашей организации.

Что касается формы графика, то законодательно она не установлена. Поэтому каждая организация вправе разработать собственную форму (см. образец).

В график целесообразно включать следующие графы:

• наименование структурного подразделения (отдела);
• Ф. И. О. и табельный номер работника;
• наименование его должности;
• продолжительность отпуска в рабочих днях;
• время использования отпуска (календарный месяц или конкретный период);
• планируемую и фактическую даты выхода на работу;
• иные сведения: информацию об изменении отпуска, его переносе, разделении на части, отзыве и т. д.).

Утвержденный руководителем предприятия график отпусков доводится до сведения всех работников предприятия. Для этого можно включить в график дополнительную графу, где работники будут ставить отметки об ознакомлении.

Как утвердить график отпусков

Проект графика отпусков перед утверждением работодателем передается для согласования в профсоюзный комитет или иной представительный орган работников.

Представительный орган работников рассматривает проект графика на своем заседании и по его итогам либо дает согласие на утверждение, либо отказывает в этом и возвращает проект для доработки и устранения выявленных нарушений. Решение о согласовании или отказе в согласовании принимается большинством голосов присутствующих на заседании членов представительного органа.

Номер и дата протокола представительного органа работников проставляются в верхнем левом углу титульного листа графика, что подтверждает его согласование. Копию протокола желательно приложить к графику отпусков.

Как изменить время использования отпуска по графику

И работодатель, и работник должны придерживаться утвержденного графика отпусков. Причем работодатель не обязан согласовывать время использования отпуска с каждым работником. Очередность выхода в отпуска устанавливается с таким расчетом, чтобы их использование не нарушало нормального хода работы предприятия. Учесть пожелания каждого работника о времени выхода в отпуск получится не всегда. Например, когда два специалиста с одинаковыми функциями хотят в отпуск в одном и том же месяце, но по условиям производства их одновременное отсутствие невозможно.

Стороны не вправе в одностороннем порядке менять установленное графиком время ухода в отпуск. Если работник по каким-либо причинам не согласен с периодом предоставления ему отпуска по графику и хочет изменить время его начала, он должен обратиться с такой просьбой к работодателю.

Из этого правила есть исключение. Следующим категориям работников отпуск по их желанию предоставляется в летнее или другое удобное для них время :

• одиноким родителям (вдовам, вдовцам, разведенным, одиноким матерям) и женам военнослужащих срочной военной службы, воспитывающим одного или более детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида – до 16 лет);
• инвалидам I и II групп;
• участникам войны 1941–1945 годов и приравненным к ним по льготам лицам;
• лицам моложе 18 лет;
• обучающимся без отрыва от производства в образовательных учреждениях ;
• в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением.

Поэтому, если такой работник хочет поменять изначально установленное время выхода в отпуск (даже если график уже утвержден), работодатель должен выполнить его требование.

Кроме того, время использования отпуска, установленного графиком, можно изменить и по соглашению между работником и работодателем .

Ситуация

Работник просит изменить время отпуска, установленное графиком отпусков 

Работник по семейным обстоятельствам попросил изменить время отпуска, установленное графиком отпусков.

Обязан ли работодатель удовлетворить просьбу работника?

 – Работодатель не обязан удовлетворять просьбу работника, если он не входит в перечень категорий работников, которым отпуск предоставляется в летнее или другое удобное для них время . Вопрос решается по обоюдному согласию сторон, чтобы изменение времени отпуска не повлияло на нормальный ход работы предприятия.

Если работник самовольно ушел в отпуск в другое время вне графика, не дожидаясь согласия работодателя, считайте это дисциплинарным нарушением.

Ситуация

Работник вышел в отпуск самовольно 

Работник оставил заявление об отпуске и не вышел на работу. В графике отпусков время использования его отпуска не указано, так как он устроился позже принятия документа. Приказ не издан. В телефонном разговоре о причине отсутствия на работе он ответил, что находится в отпуске.

Как поступить?

– Оформить прогул и привлечь работника к дисциплинарной ответственности .