Как работодателю правильно оформить листок временной нетрудоспособности

Листок нетрудоспособности (бюллетень) – это документ, по которому работников освобождают от работы, выплачивают пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, ведут учет заболеваемости с временной утратой трудоспособности.

Как действовать работодателю, после того как работник предъявит такой документ, разъяснила эксперт и руководитель кадровой службы «Нормы» Валерия ЛЯНДРЕС:

 

– Временную нетрудоспособность работников независимо от места их работы, включая лиц, занятых индивидуальной трудовой деятельностью, удостоверяет листок нетрудоспособности, а в отдельных случаях – справка. Оба документа составляются по формам, утвержденным Министерством здравоохранения.

Порядок выдачи листков нетрудоспособности и справок регулирует Инструкция о порядке выдачи листков нетрудоспособности №2667 от 17.04.2015 г.

Приказом министра здравоохранения  №2667-3 от 15.07.2021 г. утверждена обновленная форма листка нетрудоспособности.

 

Нюансы оформления документа в ЛПУ

Листок нетрудоспособности выписывают лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ). Заболевший работник должен для этого предъявить паспорт или заменяющий документ. Записи в нем должны быть сделаны четко, без сокращений и исправлений чернилами или шариковой ручкой синего или черного цвета.

Ошибка в части, заполняемой врачом, влечет недействительность документа. Взамен него выдается новый листок нетрудоспособности.

Заключительный диагноз в листке должен отражать заболевание, послужившее причиной временной нетрудоспособности. В верхней правой части листка проставляется шифр, соответствующий номеру строки учетной формы по временной нетрудоспособности.

 

Если листок или справка утеряны

В этом случае по запросу организации-работодателя с разрешения главврача ЛПУ или его заместителя выдается дубликат. В верхнем правом углу документа проставляется запись «Дубликат». В дубликате указывается дата его выдачи, графа «Освобождение от работы» заполняется за весь период нетрудоспособности одной строкой. Дубликат заверяется подписью врача, заведующего отделением и печатью ЛПУ.

 

Порядок представления листка работодателю

Листок нетрудоспособности (или – по беременности и родам) представляется по основному месту работы.

Его, как правило, рассматривает специальная комиссия по социальному страхованию. Ее состав и кандидатуру председателя утверждает руководитель предприятия. Если такая комиссия на предприятии не создана, пособия назначает сотрудник, уполномоченный на это приказом работодателя .

Работники предъявляют листок временной нетрудоспособности (по заболеванию или по уходу за больным членом семьи) в день выхода на работу по окончании периода временной нетрудоспособности. В случае продолжительной болезни листок нетрудоспособности может быть предъявлен к оплате ко времени очередной выплаты заработной платы.

 

Алгоритм действий:

1. После того, как работник представит листок временной нетрудоспособности, кадровик проверяет заполненный лечебным учреждением бланк (лицевую сторону):

• нет ли ошибок в написании Ф.И.О. работника;
• правильно ли заполнена графа «место работы» (должно быть указано действующее наименование организации);
• прописан ли диагноз (предварительный и окончательный);
• указан ли шифр заболевания;
• правильно ли указаны даты болезни;
• все ли подписи должностных лиц лечебного заведения проставлены;
• есть ли штамп лечебного заведения и две печати.

2. Если обнаружены какие-либо неточности или ошибки, работник направляется в лечебное учреждение для их исправления и заверения подписями и печатями. Либо – для замены листка нетрудоспособности на новый бланк.

3. Приняв правильно оформленный листок нетрудоспособности, ответственный сотрудник работодателя должен его правильно оформить и передать для оплаты в бухгалтерию.

Оборотную сторону листка нетрудоспособности (см. пример оформления) заполняет работодатель. Она разделена на четыре части в зависимости от того, кто ответственен за внесение записей в соответствующую часть бюллетеня. Эти лица или отделы указаны в левой части листка:

• в части с пометкой «Заполняет табельщик» – в верхней свободной строке укажите наименование предприятия, ниже – профессию, должность работника. Далее в свободных строках должны быть проставлены табельный номер работника и подпись мастера или начальника цеха (отдела).

В данном разделе указываются также даты выходных и праздничных дней, приходящихся на период нетрудоспособности и отпуска по беременности и родам исходя из рабочей недели, принятой на предприятии, или по графику сменности работника. При большом количестве таких дней в строке (особенно по беременности и родам) можно проставить общее их количество со ссылкой на приложение, которое рекомендуем оформить отдельно. В нем укажите даты выходных и праздничных дней (см. образец).

• в части «Заполняет отдел кадров» – в верхней строке укажите трудовой стаж работника к началу нетрудоспособности (прописью). В абзаце, следующем после строки, подчеркните информацию, относящуюся к работнику: «имеет на иждивении 3 и более детей до 16 лет (учащихся до 18 лет)»; «инвалид войны 1941-1945 гг.»; «участник ликвидации последствий на Чернобыльской АЭС»; «круглый сирота». Далее в свободной строке ответственный сотрудник указывает свою должность и фамилию, ставит подпись и заверяет ее печатью. На микрофирмах и малых предприятиях в этих строках приводятся данные директора и проставляется печать предприятия (при наличии);
• часть «Заполняет уполномоченный по соцстрахованию» заполняется после первых двух частей комиссией по социальному страхованию или уполномоченным лицом.

Как правило, все три первые части оборотной части листка заполняет работник кадровой службы, т.к. зачастую именно он одновременно является и табельщиком, и председателем комиссии по социальному страхованию (уполномоченным лицом).

Он или комиссия по социальному страхованию определяют право работника на пособие, его размер (в % к заработной плате) и число дней, подлежащих оплате. Эта часть оформляется на основании решения комиссии или уполномоченного лица – с приведением даты и номера решения (протокола) о назначении пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (нужное подчеркивается), а также размера выплачиваемого пособия за указанное количество рабочих дней.

В этом же разделе приводятся причины отказа в выплате пособия согласно акту формы Н-1. В конце раздела должен расписаться председатель комиссии или уполномоченное лицо.

4. Если в части листка нетрудоспособности, заполняемой на предприятии, допущена ошибка, исправления вносятся зачеркиванием ошибочной записи и внесением правильной. Исправление подтверждается записью «исправленному верить» и подписью уполномоченного лица, внесшего ранее неправильную запись, и заверяется печатью работодателя.

5. Далее комиссия передает оформленный листок временной нетрудоспособности и протокол о назначении пособия в бухгалтерию (расчетный отдел) предприятия для начисления и выплаты пособия.

6. Бухгалтерия заполняет часть листка с пометкой «Заполняет бухгалтерия (расчетный отдел) предприятия, учреждения».

Данная работа требует от всех должностных лиц четкого знания НПА, связанных с оформлением и начислением пособий по государственному социальному страхованию.

 

Внешние совместители

Внешнему совместителю ЛПУ выдает копию листка нетрудоспособности или справки о нетрудоспособности, чтобы он мог представить ее и по месту работы по совместительству. Эту копию заверяет завотделением ЛПУ.

Разъясните внешним совместителям: оформляя в лечебном учреждении листок нетрудоспособности, работник должен сразу снять ксерокопию и обратиться к завотделением ЛПУ, чтобы заверить копию. В «окошке выдачи листков нетрудоспособности» работнику нужно проставить на заверительной подписи печать лечебного учреждения.

Подлинник листка нетрудоспособности он представит в кадровую службу по основному месту работы, а заверенную копию – по совместительству. Работодатель оформляет копию листка в том же порядке, что и для основных работников.