Как оформлять дистанционных работников и работать с ними (часть 1)

Все большее число работодателей находит удобной дистанционную форму работы для своих штатных сотрудников. Как заключать трудовой договор с такими работниками, как устанавливать им режим рабочего времени, знакомить с приказами и локальными актами, оплачивать их труд, разъяснили эксперт «Нормы», юрист Ленара ХИКМАТОВА и кандидат юридических наук, один из авторов Трудового кодекса Михаил ГАСАНОВ:

 

– Дистанционная работа – это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, обособленного подразделения организации (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Дистанционный работник работает и взаимодействует с работодателем через информационно-телекоммуникационные сети, в том числе – интернет . При этом работник считается дистанционным, если на дистанционную работу приходится не менее 50% его рабочего времени. 

 

Дистанционная работа может быть постоянной или временной .

Постоянная дистанционная работа предполагает, что работник заключил с работодателем:

• трудовой договор на неопределенный срок или срочный трудовой договор о дистанционной работе в течение всего времени работы, обусловленной договором;
• дополнительное соглашение к трудовому договору, включающее условие о работе вне стационарного рабочего места на постоянной основе.

Временная дистанционная работа – это режим работы, когда работник с его согласия временно выполняет свою трудовую функцию вне стационарного рабочего места.

 

На каком этапе трудовых отношений можно установить и как оформить дистанционный режим работы

Такой режим может быть установлен:

• при приеме на работу;
• в процессе работы, если работник переходит с обычного режима работы на «удаленку».

 

При приеме на работу дистанционного работника, с ним заключается трудовой договор о выполнении работы в дистанционном режиме.

В него помимо общих условий включаются также особые условия, связанные с дистанционным режимом работы:

• конкретный график работы: количество и периодичность рабочих дней и рабочих часов;
• способы обмена информацией между работником и работодателем о производственных заданиях и их выполнении;
• периоды работы на стационарном рабочем месте и дистанционной работы, а также порядок их чередования, когда устанавливается комбинированный режим дистанционной работы;
• порядок предоставления работнику оборудования/оргтехники для работы и обязанность работодателя по их ремонту. А если работник использует свое имущество, – порядок и условия возмещения ему связанных с этим расходов;
• обеспечение работника средствами связи, включая интернет, необходимыми для взаимодействия с работодателем;
• порядок и условия возмещения работнику расходов в связи с использованием им средств связи для выполнения трудовых обязанностей;
• условия возмещения работником ущерба, если он испортил переданное ему оборудование, оргтехнику;
• порядок инвентаризации переданных в пользование работнику оборудования, оргтехники, программно-технических средств, средств связи, средств защиты информации и иных средств и другие условия;
• порядок взаимодействия работника и работодателя путем обмена электронными документами;
• обязанность работника известить работодателя, если невозможно выполнить работу в срок с указанием причины;
• обязанность работодателя и работника соблюдать правила охраны и условий труда.

Если какое-либо из вышеуказанных условий в трудовой договор не включили – это не основание для его прекращения или признания незаключенным.  В этом случае просто включите недостающие пункты, оформив дополнительное соглашение к трудовому договору .

В трудовом договоре дистанционного работника можно также предусмотреть дополнительные основания его прекращения .

Примерную форму трудового договора с дистанционным работником утверждает правительство.

При приеме на работу дистанционный работник предъявляет документы, предусмотренные ст. 124 ТК в ред. ЗРУ №798 от 28.10.2022 г. Если трудовой договор заключается в электронном виде, их можно отправить в виде электронного документа. Но, если работодатель потребует, работник обязан направить бумажные копии по почте заказным письмом с уведомлением. Если договор заключается в бумажном виде, работник представляет документы в явочном порядке.

На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу.

 

Переход уже работающего сотрудника с обычного режима работы на дистанционный – это:

1) изменение условий труда – если сохраняется прежняя трудовая функция . Например, после перехода на дистанционный режим работник, занимающийся написанием статей в научный журнал, продолжает ту же работу;

2) перевод на другую работу – если трудовая функция изменяется. Например, секретарь-референт офиса после перехода на дистанционный режим работы выполняет функции переводчика статей на иностранный язык .

Переход на дистанционную работу может быть постоянным или временным. Оба варианта оформляются приказом работодателя. Основания для приказа :

1) при постоянном переходе – дополнительное соглашение к трудовому договору;

2) при временном переходе – заявление работника, отражающее его согласие на такой переход.

В допсоглашении к трудовому договору о постоянном переходе на дистанционную работу указываются условия ее выполнения, перечисленные выше .

Трудовой договор и допсоглашения к нему заключаются в общем порядке (в бумажной форме) либо путем обмена электронными документами.

Если трудовой договор (допсоглашение) заключается путем обмена электронными документами, работник вправе потребовать прислать его также на бумажном носителе. Не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого требования работодатель обязан направить работнику экземпляр документа, оформленный надлежащим образом. Т.е. на нем должна стоять подпись должностного лица, обладающего правом приема на работу, заверенная печатью работодателя (при наличии).

Документ отправляется по почте заказным письмом с уведомлением. Корешок уведомления с фамилией и подписью работника, получившего почту, следует сохранить.

О том, что подписанный экземпляр договора или допсоглашения – получен, стороны сообщают друг другу в электронной форме.

Продолжение следует…