В рекомендации:

– как правильно делить отпуск на части:

правила использования частей отпуска в пределах текущего рабочего года;

правила переноса части отпуска на следующий рабочий год;

правила замены части отпуска денежной компенсацией;

– когда нельзя делить отпуск и может ли работодатель отказать в разделении отпуска;

почему работодатель может отказать работнику в делении отпуска на части;

– может ли работодатель предоставлять отпуск частями в связи с производственной необходимостью без согласия работника;

– как оформить разделение отпуска на части;

оформление разделения отпуска по инициативе работника;

оформление разделения отпуска по инициативе работодателя;

– как отражать разделение отпуска на части в графике отпусков.

Как правильно делить отпуск на части

Разделение отпуска на части ТК допускает, но только по соглашению сторон.

При делении отпуска на части главное – чтобы одна из его частей была не менее 14 календарных дней . Это неделимая часть отпуска. Ее работник должен использовать единовременно и обязательно в том рабочем году, за который предоставляют отпуск (далее – текущий рабочий год).

Остальные дни отпуска по соглашению между работником и работодателем можно:

• использовать в пределах текущего рабочего года;
• перенести на следующий рабочий год – по правилам статьи 230 ТК;
• заменить денежной компенсацией – часть отпуска сверх 21 календарного дня .

Как использовать оставшиеся дни отпуска в пределах текущего рабочего года

Оставшиеся дни отпуска сверх 14 календарных дней в текущем рабочем году можно использовать единовременно или по частям: по 1, 2, 3, 4 рабочих дня и т. д.

Закон не запрещает делить трудовой отпуск больше, чем на две части. Ограничений по количеству частей при разделении отпуска в ТК также нет. Главное – чтобы работодатель и работник договорились об этом и оба были согласны.

Напоминаем

Ежегодный основной минимальный отпуск без дополнительных отпусков не может быть менее 21 календарного дня , но может быть больше. Тогда это уже – ежегодный основной удлиненный отпуск. Подробно об этом см. «Кому и как предоставляются трудовые отпуска».

Законодательство не устанавливает требований к периоду между частями отпуска, используемыми в текущем рабочем году. Использовать следующую часть отпуска можно через любой промежуток времени, по соглашению между работником и работодателем.

В какой очередности использовать части отпуска, также не имеет значения. Можно использовать сначала неделимую часть в 14 дней, а затем – оставшиеся дни, либо, наоборот, неделимую часть – в последнюю очередь. Нарушения в этом нет. Последовательность частей может быть любой и зависеть от того, как договоритесь с работником.

Конкретного периода, когда стороны должны договориться о разделении отпуска, в ТК нет. Это можно сделать как на этапе составления графика отпусков, так и в последующем. Главное – взаимное согласие на это работника и работодателя. Если решение о разделении отпуска принято на стадии составления графика отпусков, нужно отразить в нем эти сведения. В данном случае в графике указывают конкретную продолжительность каждой части и время их предоставления – точные даты или календарные месяцы.

Как перенести оставшиеся дни отпуска на следующий рабочий год

Часть трудового отпуска, превышающую 14 календарных дней, можно перенести на следующий рабочий год. Но делать это можно только:

• в исключительных случаях, когда невозможно предоставить отпуск полностью в текущем году по причинам производственного характера;
• по взаимному соглашению работника и работодателя.

В течение следующего рабочего года перенесенную часть отпуска нужно использовать обязательно и в натуральном виде. Перенос этой части отпуска на последующие рабочие годы уже не допускается. 

Решить вопрос о переносе части отпуска на следующий рабочий год можно в любое время текущего рабочего года. Главное, чтобы работник успел использовать обязательные 14 дней в рабочем году, за который предоставляете отпуск

В графике отпусков «остатки» отпуска за прошлый рабочий год плюсуются к дням отпуска за следующий рабочий год. Все пояснения по дням отпуска работника можно дать в отдельной графе. Подробнее см. «Как составить и утвердить график отпусков». 

Как при разделении трудового отпуска заменить часть отпуска денежной компенсацией

Кроме переноса части отпуска на следующий рабочий год, ТК допускает заменить ее денежной компенсацией. Но делать это можно в строгом соответствии с правилами статьи 234 ТК.

Во-первых, денежную компенсацию в период работы можно выплатить только за ежегодный трудовой отпуск сверх минимальной его продолжительности. Минимальная продолжительность ежегодного трудового отпуска – 21 календарный день . Их работник должен использовать в натуре, а все, что сверх этого, можно заменить деньгами.

Во-вторых, нельзя компенсировать деньгами часть отпусков, которые ТК предусматривает использовать только в натуре:

• ежегодные основные удлиненные отпуска несовершеннолетним и работникам с инвалидностью I и II групп ;
• дополнительные отпуска за работу в неблагоприятных условиях труда ;
• дополнительные отпуска за работу в неблагоприятных природно-климатических условиях .

Когда нельзя делить отпуск и может ли работодатель отказать в разделении отпуска 

Нельзя делить трудовой отпуск на части, если:

• нарушаются нормы статьи 231 ТК, в которой говорится о том, что хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней;
• нет возможности выполнить требования по переносу части отпуска на следующий рабочий год . То есть если в связи с делением отпуска на части до окончания рабочего года предоставить работнику обязательные 14 дней отпуска, отпуск разбивать нельзя.

Работодатель не обязан удовлетворять просьбу работника о разделении трудового отпуска на части. Такая обязанность может возникать при продлении или переносе отпуска если имеются объективные причины, по которым не получается использовать отпуск согласно статье 229 ТК.

Ситуация

Работодатель против деления отпуска на части  

В компании, ввиду специфики производства, большинство персонала уходит в трудовой отпуск в летний период. Для всех сотрудников установлен основной удлиненный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Один из работников обратился с заявлением с просьбой разделить отпуск на две части: по 10 и 14 дней – в зимний и летний периоды.

Обязан ли работодатель удовлетворить просьбу работника?

– Нет, действующее законодательство не обязывает работодателя делить отпуск работника на части по его запросу. Этот вопрос решается по соглашению сторон.

Если работодатель против, он может отказать работнику. Даже если тот входит в перечень категорий работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время . Эти категории работников могут требовать предоставления отпуска в удобное для них время, но не требовать делить его на части.

Почему работодатель может отказать работнику в делении отпуска на части

В первую очередь, это экономический расчет: при разделении отпуска производство теряет рабочие дни.

Приведем пример: общая продолжительность трудового отпуска работника – 21 календарный день, график работы – 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье.

Если отпуск предоставляется целиком, в его продолжительность включаются 3 субботы и 3 воскресенья.

Если отпуск делится на части, то в неделимую его часть включаются 2 субботы и 2 воскресенья. Остальные 7 календарных дней, если по желанию работника отпуск не используется непрерывно, а разбивается на части, могут и не захватывать третью пару выходных дней. То есть работник может использовать эти 7 дней так, чтобы они выпадали только на рабочие дни. Соответственно, работодатель останется без работника на 2 дня дольше, будет решать вопрос о замене работника на более продолжительный срок, смещать графики отпусков других сотрудников и т. п.

Работодатель ничего не потеряет с экономической точки зрения, если 7 календарных дней, оставшиеся после неделимой обязательной части – 14 календарных дней, работник отдохнет непрерывно. Ведь тогда в эту часть отпуска войдут суббота и воскресенье.

Поэтому на каждом производстве и в каждой организации к этому вопросу подходят по-разному. Любой конкретный случай рассматривается и решается индивидуально, исходя из сложившихся обстоятельств.

Может ли работодатель, в связи с производственной необходимостью, предоставлять отпуск частями без согласия работника

Работодатель не вправе по своей инициативе разбивать трудовые отпуска работников на части без их согласия. Никакие обстоятельства, в том числе связанные с производственной необходимостью, не могут быть поводом для этого.

Вопрос разделения отпуска на части решается исключительно по взаимному соглашению сторон. Работник вправе использовать положенный ему отпуск полностью, не разбивая его на части.

Как оформить разделение отпуска на части

Законодательство не содержит особых требований по оформлению отпуска, предоставляемого по частям. Рекомендуем для каждой из согласованных частей отпуска оформить отдельное заявление и отдельный приказ (распоряжение).

Внимание

Если работник и работодатель договорились о переносе части отпуска на следующий рабочий год, неделимую часть отпуска – 14 календарных дней – работник обязательно должен использовать в текущем рабочем году. Остальные дни можно присоединить к отпуску за следующий рабочий год .

Ситуация

Отказ работодателя в предоставлении отпуска по частям 

Работники постоянно обращаются с просьбами предоставить им отпуск частями. Но директор категорически против. Он считает, что дробить отпуска можно только в случае крайней необходимости. И работник должен аргументировано обосновать свою просьбу, а решение будет принимать работодатель.

Правомерна ли такая позиция?

– Да, позиция работодателя правомерна!

Статья 231 ТК предусматривает возможность деления трудовых отпусков на части. Но вникнем в текст этой нормы, как он есть: «По соглашению между работником и работодателем ежегодный трудовой отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее четырнадцати календарных дней».

Ключевые слова здесь: «по соглашению между работником и работодателем». Следовательно, одного желания работника недостаточно. Трудовой кодекс не обязывает работодателя, а лишь допускает возможность делить отпуск на части. Следовательно, работодатель:

1) не вправе принуждать работника использовать отпуск частями;

2) не обязан предоставлять его по частям.

Работник, в свою очередь, даже при наличии объективных причин также не вправе требовать разделения отпуска на части. Однако если стороны достигают такого соглашения перед утверждением графика отпусков, то в нем должно быть указано конкретное время использования каждой части. В этом случае работодатель будет обязан исполнить договоренность. Если необходимость разделить отпуск возникла внезапно – уже после утверждения графика отпусков, то вопрос решается по соглашению сторон в каждом конкретном случае . И достигнутая договоренность обязательно фиксируется в графике отпусков.

Как оформить разделение отпуска на части, если инициатором выступает работник

Разделение трудового отпуска на части возможно только по соглашению между работником и работодателем. При этом инициатива может исходить как от работника, так и от работодателя. Если желание разделить отпуск на части исходит от работника, то он пишет соответствующее заявление в произвольной форме. В заявлении работник может указать:

• конкретные даты начала каждой из частей отпуска;
• желаемые периоды использования частей отпуска без указания конкретных дат, тем более если часть отпуска работник хочет использовать в следующем рабочем году.

Также работнику следует указать в заявлении причины, по которым он просит разделить отпуск, – чтобы работодатель мог принять объективное решение.

Работодатель вправе как удовлетворить просьбу работника о разделении отпуска на части, так и отказать. В случае принятия положительного решения на основании заявления работника оформляют приказ работодателя о разделении отпуска на части, и в график отпусков вносятся соответствующие сведения. Подробно о составлении и оформлении графика отпусков см. «Как составить и утвердить график отпусков». 

Как оформить разделение отпуска на части, если инициатором выступает работодатель

Если в разделении отпуска заинтересован работодатель, он должен уведомить об этом работника и получить его согласие. Закон не конкретизирует, в какой форме работодатель должен обратиться к работнику, – вопрос может быть решен и устно. Но тогда в приказе о разделении отпуска на части желательно отразить не только факт ознакомления работника с приказом, но и его согласие с таким разделением. Пусть работник собственноручно сделает об этом запись и скрепит ее своей подписью.  

1. Направьте работнику письменное предложение о разделении отпуска на части.

Содержание документа зависит от того, какой вариант деления отпуска предлагается. Например: «в связи с производственной необходимостью предлагаем разделить на части положенный Вам трудовой отпуск: первую часть продолжительностью 14 календарных дней использовать с 1 марта текущего 2024 года, оставшуюся часть перенести на ноябрь этого же года (или – перенести на следующий рабочий год и использовать в марте 2025 года);

2. Если работник согласен с предлагаемым работодателем делением отпуска на части, зафиксируйте его согласие.

Работник может сделать соответствующую запись в письменном предложении работодателя или подать отдельное заявление. И запись, и заявление могут быть, к примеру, следующего содержания: «Согласен разделить положенный мне трудовой отпуск на части: первую часть продолжительностью 14 календарных дней использовать с 1 августа текущего 2024 года, оставшуюся часть перенести на ноябрь этого же года (или – перенести на следующий рабочий год и использовать в марте 2025 года)»;

3. На основании этих документов оформите приказ о разделении отпуска на части.

4. Внесите соответствующие изменения в график отпусков.

Как отражать разделение отпуска на части в графике отпусков

По соглашению сторон разделение отпуска можно предусмотреть непосредственно в графике отпусков, то есть сразу отразить это при составлении графика на будущий календарный год.

В графике отпусков указываются продолжительность каждой из частей отпуска и время их предоставления: 2 или более даты начала отпуска, либо 2 или более календарных месяца, в которых планируется использование отпуска. Детально, как заполнять график отпусков, см. «Как составить и утвердить график отпусков в соответствии с законодательством».

Внимание

И работодатель, и работник обязаны соблюдать утвержденный график отпусков и не вправе в одностороннем порядке менять установленное графиком время ухода в отпуск. Изменить время ухода в отпуск возможно только по их взаимному соглашению .

Если в графике отпусков указаны конкретные даты использования отпуска по частям – оформите только приказ. Если в графике указаны календарные месяцы использования отпуска по частям, то работника нужно известить о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 15 дней, а затем оформить приказ.

Ситуация

На сколько частей можно разделить отпуск 

Отпуск у работника составляет 24 календарных дня. Он намерен использовать его частями: два раза по одной неделе, и затем – оставшиеся 10 дней. Допустимо ли это? Если да, то как это правильно оформить? Обязан ли работодатель делить отпуск работника по его желанию?

– Делить ежегодный трудовой отпуск на части допускается, но только по обоюдному согласию работника и работодателя. Если работник хочет разделить свой отпуск на части, он должен обратиться к работодателю с соответствующим письменным заявлением. Работодатель, в свою очередь, может как удовлетворить просьбу работника, так и отказать в ней .

Более того, даже если работодатель согласен на разделение отпуска работника, он не обязан соглашаться с любыми условиями деления, о которых тот просит.

Одна из запрашиваемых частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, а остаток отпуска можно поделить по желанию работника ст. 231 ТК.

То есть в указанном примере поделить отпуск на части таким образом, как просит работник, не получится. Но можно, например, сделать так: 14 дней + 10 дней – сначала дать неделимую часть отпуска продолжительностью 2 недели, а затем – оставшиеся 10 дней. Или, наоборот:сначала 10 дней, потом 2 недели. Возможны и другие варианты:

• 7 + 14 + 3;
• 14 + 10 и т. п.

Вместе с тем, с точки зрения полноценного отдыха работника, не рекомендуется делить отпуск на слишком короткие части.

Деление отпуска на части можно изначально предусмотреть в графике отпусков. Либо работник и работодатель могут договориться об этом непосредственно перед предоставлением отпуска.

Если решение разделить отпуск принято после утверждения графика отпусков, работодатель:

• издает отдельный приказ (распоряжение) о предоставлении работнику заявленной им части отпуска;
• вносит изменения в график отпусков.