Табель учета рабочего времени: как заполнять и считать часы при заполнении

Табель учета рабочего времени относится к первичным документам. Он важен для расчета различных выплат сотрудникам и помогает контролировать соблюдение норм времени работы и отдыха. Расскажем, как заполнить табель учета рабочего времени, что важно учесть при его составлении и как суммировать проставленные в табеле часы.

 

Как составить табель учета рабочего времени

Обязанностью работодателя является организация учета явки сотрудников на работу и ухода с нее (ст. 200 ТК). Для этого на предприятии ведется табель учета рабочего времени. Это документ, в котором фиксируется информация о количестве отработанных часов сотрудниками предприятия, а также сведения об отпуске, командировках, опоздании, переработке, неявке на работу за определенный учетный период. На основании этого документа производится расчет заработной платы, больничных, отпускных, осуществляется анализ трудозатрат и планирования кадровых ресурсов.

Составление табеля учета рабочего времени сотрудников имеет свои этапы. Их важно соблюсти, чтобы не нарушить весь процесс.

1. Определение формы табеля.

Можно использовать табели учета рабочего времени типовой формы: № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» и № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени». Также можно разработать собственный шаблон, который будет соответствовать требованиям законодательства.

При разработке собственного шаблона табеля работодатель может добавить или убрать некоторые сведения, но при этом в нем обязательно должны быть указаны:

• Ф.И.О. сотрудника;
• Должность;
• Подразделение (если применимо);
• Период учета;
• Количество отработанных рабочих дней;
• Часы, отработанные сотрудником (по дням);
• Отпуска, больничные, командировки (если есть);
• Общее количество отработанных часов.

Форма табеля утверждается приказом о введении табеля учета рабочего времени или Положением о табеле учета рабочего времени, где также будут детально прописаны правила его ведения.

2. Назначение ответственного за ведение табеля.

Приказом руководителя на одного из работников возлагается функция по ведению табеля. На предприятии, где действуют должностные инструкции, обязанность по ведению табеля следует внести в должностную инструкцию по соответствующей должности. Также эта обязанность может быть прописана в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

 

 

3. Определение периода учета.

Периодом учета может быть неделя, месяц, квартал или применен сменный учет, который включает фиксирование времени работы по каждой смене.

4. Заполнение данных.

Заполнить табель учета рабочего времени можно только на основании фактического рабочего времени сотрудников. В табель:

• вносятся данные о начале и конце рабочего дня;
• учитываются выходные дни, праздники и другие нерабочие дни;
• записываются все виды отсутствия на рабочем месте (отпуска, больничные, прогулы и прочее).

5. Подсчет итогов.

В конце периода подсчитывается общее количество отработанных часов, дней отсутствия и другие показатели.

6. Проверка данных.

Табель должен быть проверен на наличие ошибок и несоответствий. Следует убедиться, что все данные корректны.

7. Утверждение табеля.

После проверки табель подписывается ответственными лицами, например, руководителем отдела и бухгалтером.

 

 

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени требует соблюдения определенных правил, которые помогут обеспечить корректный учет рабочего времени, защитить права сотрудников и минимизировать риски для работодателя. Вот основные из них:

1. Соблюдение законодательства. Табель должен соответствовать требованиям законодательства по учету рабочего времени, включая нормы о рабочем времени, перерывах и выходных.
2. Регулярное обновление. Табель должен обновляться регулярно, обычно на еженедельной или ежемесячной основе. Все изменения (например, отсутствие на работе) должны фиксироваться своевременно.
3. Точность данных. Следует указывать точные данные о количестве отработанных часов, включая начало и конец рабочего дня, а также время перерывов. Ошибки могут привести к неверному расчету заработной платы.
4. Фиксация отсутствий. Обязательно фиксировать все причины отсутствия сотрудников (больничные, отпуска, командировки и т. д.) с указанием соответствующих документов (больничные листы, заявки на отпуск).
5. Подписи ответственных лиц. Табель должен быть подписан ответственными лицами для подтверждения его достоверности.
6. Хранение и доступность. Необходимо обеспечить надлежащее хранение табелей учета рабочего времени (в бумажном или электронном виде) в течение установленного законом срока. Доступ к ним должен быть ограничен.
7. Ведение учета по всем сотрудникам. Следует учитывать рабочее время всех сотрудников, включая временных работников и стажеров, чтобы избежать нарушений.
8. Анализ и корректировка. Регулярный анализ данных табеля позволяет выявить такие тенденции, как переработки или частые отсутствия, и при необходимости вносить изменения в график работы.

 

 

Как заполняется табель учета рабочего времени

Для заполнения табеля используются буквенные и цифровые коды – это условные обозначения видов рабочих часов, отдыха и причин пропусков. В типовой форме Т-12 на первой странице представлен полный список этих обозначений. В форме Т-13, которая является более упрощенной, списка кодов нет, но их также можно использовать для заполнения.

Заполнение табеля формы Т-12:

1. Заголовок

В верхней части табеля указывается:

• наименование предприятия и наименование структурного подразделения, если табеля на предприятия ведутся отдельно по цехам и отделам;
• номер табеля и дата составления
• период, за который ведется учет.

2. Данные о работниках

В первой части таблицы необходимо заполнить следующие данные:

• Ф.И.О. работника;
• должность;
• табельный номер (если имеется).

3. Учет рабочего времени

В основной части табеля, где проставлены числа месяца, следует указывать для каждого работника: количество отработанных часов, отметки о выходных, праздниках и других нерабочих днях.

4. Коды видов работ

Для обозначения различных видов рабочего времени используются следующие коды:

• отработка (обычные часы) – при нормальном 8-часовом рабочем дне «Я» или «01», а строкой ниже «8» (если шестидневная неделя, то «7», при суммированном учете – не более 12);
• сверхурочные – в верхней ячейке будет указано два кода «Я/С» и если, например, сотрудник отработал 2 часа сверхурочно, то ниже проставляется «8/2»
• отпуск – «ОТ» или «14»;
• больничный – «Б» или «25»;
• прогул – «ПР» или «31» и др.

5. Суммирование

В конце табеля:

• подсчитывается общее количество отработанных часов для каждого работника;
• указывается количество дней, отработанных каждым работником.

6. Подписи

В нижней части табеля должны быть подписи:

• работника, который ведет табель;
• руководителя структурного подразделения.

 

Как считать часы в табеле учета рабочего времени

В конце учетного периода суммируются все отработанные часы для каждого сотрудника. Это можно сделать автоматически в электронных таблицах или вручную, если используется бумажный вариант. Важно правильно подсчитывать отработанные часы, чтобы обеспечить точность расчетов заработной платы. Вот основные рекомендации по учету рабочего времени:

• Определите нормальную продолжительность рабочей смены для сотрудников вашего предприятия. При этом стоит помнить, что рабочее время не может превышать 40 часов в неделю при пятидневной или шестидневной рабочей неделе (ст. 182 ТК). Например, при пятидневной рабочей неделе нормальная продолжительность рабочего дня – 8 часов.
• Если ваш график работы отличается (например, сменный или неполный), учитывайте это при подсчете.
• Записывайте фактическое количество отработанных часов за каждый день. Например, сотрудник работает с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед, значит его отработанное время составит 8 часов. Но если он пришел на работу позже или ушел раньше, соответственно количество отработанных часов следует уменьшить.
• Количество сверхурочных часов указывается в отдельной колонке или строке. Так как сверхурочная работа оплачивается не ниже, чем в двойном размере (ст. 262 ТК).
• Дни, когда сотрудник отсутствовал на работе (больничный, прогул и прочее), не должны учитываться в общем количестве отработанных часов. Например, если сотрудник был на больничном 2 дня, то вычтите эти дни из общего количества рабочих дней.
• Если сотрудник находился в командировке или в отпуске, то эти дни учитываются как отработанные, но с учетом специфики оплаты (отпускные или командировочные).

Например, в месяце было 20 рабочих дней, 2 из которых работник был на больничном. Итоговое количество отработанных часов будет: (20 – 2) × 8 = 144 часа.