Как подготовить кадровые документы за 10 минут

Вы сможете это сделать с помощью любой нейросети – ChatGPT, Claude.ai или другой. Главное – соблюсти при этом требования безопасности, работая с персональными данными сотрудников в ИИ-инструментах.

Краткую инструкцию о том, как это сделать, подготовили основатель бухгалтерской компании TA-VAT Александра ТОЛМАЧЕВА и юрист, сооснователь Академии BEPS, эксперт по цифровой трансформации Рустам ВАХИТОВ:

 

– Кадровики ежедневно сталкиваются с рутиной по подготовке и оформлению документов. При приеме нового сотрудника нужно подготовить пакет документов: приказ о приеме, трудовой договор, соглашение о конфиденциальности, акт приема-передачи имущества, другие документы в зависимости от конкретной ситуации. Вы можете потратить час только на документацию по одному сотруднику. А если их – несколько, это займет еще более продолжительное время.

ChatGPT или другая нейросеть создает все документы одновременно по единому шаблону. Достаточно ввести паспортные данные и должность – и вы получите готовый пакет документов для подписания.

 

Вопросы безопасности персональных данных при автоматизации

Кадровые документы содержат персональные данные работников. Для предотвращения их несакционированного распространения и соблюдения законодательства об ограничении трансграничной передачи данных при работе с внешними нейросетями необходимо соблюдать меры безопасности.

Есть два безопасных подхода:

1. Локальная обработка (с помощью Python) – все данные при этом обрабатываются на вашем компьютере без передачи во внешние нейросети. И в этом случае вы можете использовать реальные данные сотрудников без изменений. Написать нужную программу вам помогут те же самые нейросети (GPT или Claude.AI стоимостью $20 в месяц).

2. Решения с маскированием данных – в этом случае вы меняете персональные данные сотрудников на условные при загрузке в нейросеть (например, «Джонсон Петр Францевич» вместо реального Ф. И. О. сотрудника) – с последующей обратной автозаменой на оригинальные данные в готовых документах.

Оба подхода минимизируют риски утечки персональных данных и нарушения законодательства о защите персональных данных.

Пошаговая инструкция:

Шаг 1. Отсканируйте паспорт сотрудника через мобильное приложение или сканер. Прилагаемая к сканеру программа распознавания данных или ваше решение на Python автоматически извлекут данные: Ф. И. О., дату рождения, номер паспорта, место прописки.

Шаг 2. Данные автоматически заносятся в таблицу со структурой:

A	B	C	D	E	F
Ф. И. О.	Дата рождения	Номер паспорта	Прописка	Должность	Оклад

 

Шаг 3. Выберите способ автоматизации:

Вариант А – Python-программа: Напишите скрипт, который считывает данные из и подставляет их в Word-шаблоны.

Не пугайтесь, это не так сложно, как выглядит на первый взгляд. Мы покажем работу этого решения на нашем вебинаре 17 июня и посвятим пошаговому разбору и инструкции по его реализации отдельную лекцию на нашем курсе по инструментам искусственного интеллекта для бухгалтеров и финансистов, который начнется 24 июня.

Вариант B – ИИ-бот: Создайте своего бота в нейросети с загруженными шаблонами документов. Бот получит данные из таблицы и заполнит все документы автоматически.

Это тоже не трудно: расскажем, покажем…

Шаг 4. Система генерирует готовые документы с условными (подставленными) данными: «Приказ о приеме на работу Джонсона Петра Францевича, 15.03.1985 г.р., паспорт AA1234567, на должность бухгалтера с окладом 4 500 000 сум».

В случае использования решения на программе Python обработка данных производится локально и можно использовать реальные данные сотрудников без изменений.

Если же вы хотите загружать данные напрямую во внешнюю нейросеть, используйте условные данные. И потом замените их в готовых документах на оригинальные – через программу или обычной автозаменой. Такое изменение также можно автоматизировать.

Также нейросеть, например GPT, позволяет отключить использование вашей с ним переписки для обучения ИИ-моделей. Отключите, чтобы избежать утечки данных.

Дополнительные возможности

ИИ-бот является быстрым решением. Загрузите шаблоны документов в бота один раз, настройте интеграцию с Google Sheets или Excel. Бот будет автоматически создавать документы при добавлении новой строки в таблицу. Однако необходимо учитывать ограничения при работе с трансграничной передачей персональных данных.

 

Практический результат

Полная автоматизация – от сканирования паспорта до готовых документов – сокращает время обработки документации одного сотрудника до нескольких минут. Исключается человеческий фактор при переносе данных, снижается количество опечаток в документах с 15% до менее 1%.

Стоит один раз потратить время и разобраться, как это все работает, чтобы потом не тратить его на рутинные операции. 

 

На правах рекламы