Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: порядок оформления и образец

18 июля 2025 г.

Появление электронных трудовых книжек не снимает с работодателя ответственность по ведению бумажных трудовых. Ответственным лицом за ведение трудовых книжек, их учет и выдачу работодатель может назначить специалиста кадрового отдела или другого работника компании. Такое решение оформляют приказом, который необходимо составить в соответствии с установленными требованиями. В статье расскажем, зачем нужен такой документ и как его оформить, а также приведем актуальный на 2025 год пример приказа о ведении трудовых книжек.

Для чего нужен приказ о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

Трудовая книжка – юридически значимый документ, в котором фиксируют данные о стаже, переводах и прекращении трудовых договоров с работниками . Трудовые книжки могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде. А на отдельных работников ведут оба варианта трудовой книжки. Ответственность за их ведение несет работодатель, однако на практике данную обязанность поручают конкретному сотруднику. Ответственное лицо назначают в целях:

обеспечения порядка в кадровом учете;
исключения ошибок при заполнении;
соблюдения правил хранения и передачи документов;
обеспечения своевременной выдачи книжек при увольнении работников;
фиксации ответственного лица в случае потери или порчи документа.

Приказ о назначении помогает официально закрепить обязанности, избежать спорных ситуаций и правильно организовать работу кадровой службы.

Если на предприятии есть отдел кадров, то ведением трудовых книжек обычно занимается кадровик, что прописано в его должностной инструкции и трудовом договоре. Если в этих документах не указаны обязанности по ведению трудовых книжек, необходимо внести изменения в должностную инструкцию и заключить дополнительное соглашение с кадровиком. В этом случае отдельный приказ не требуется, так как изменений в документах уже будет достаточно для выполнения новых обязанностей.

В небольших компаниях, где отсутствует отдельный отдел кадров, возникает необходимость определить, какой сотрудник будет отвечать за ведение трудовых книжек. В таких случаях руководитель приказом назначает штатного сотрудника для выполнения этой функции.

Порядок составления приказа на ответственного за ведение трудовых книжек

Утвержденной формы приказа нет. Каждая организация оформляет документ в произвольной форме. Но при этом в приказ обязательно включать следующее:

1. Название компании и наименование документа. Номер распоряжения, которым на работника возлагают ответственность за ведение трудовых книжек.

2. Основная часть:

Ф. И. О. и должность сотрудника, на которого возлагают ответственность;
причина назначения ответственного лица;
ссылка на законодательный акт, который регламентирует требования по ведению трудовых книжек;
перечень обязанностей, которые предстоит исполнять работнику.

3. Дата вступления приказа в силу.

4. Подпись работодателя или уполномоченного лица, а также подпись работника об ознакомлении с приказом.

После того, как издали и подписали приказ, необходимо провести его регистрацию в журнале регистрации приказов.

Образец приказа на ответственного за ведение трудовых книжек

Чтобы оформление приказа не занимало много времени, рекомендуем заранее подготовить его бланк. Также можно воспользоваться готовым образцом от экспертов справочно-экспертной системы Kadrovik PRO.

Разъяснения подготовлены с учетом норм, действующих на момент публикации материала и отражают мнение экспертов. Окончательное решение пользователь принимает самостоятельно с учетом конкретных обстоятельств