Каждый кадровик сталкивается с необходимостью оформлять приказы: о приеме на работу, переводе, изменении условий труда или прекращении трудового договора. Ошибки при их составлении могут привести к штрафам, спорам с работниками и проверкам контролирующих органов.

В рекомендации разберем ключевые ошибки при оформлении приказов, покажем, как их избежать и составить документы так, чтобы они были правильными, законными и понятными.

Типичные ошибки в приказах

Ошибка 1. Приказ не оформлен документально или не издан вовремя

Суть ошибки:

 Иногда кадровики откладывают оформление приказа или ограничиваются устной фиксацией события (прием на работу, перевод, увольнение). В результате фактически трудовые отношения уже начались, а приказ отсутствует либо не подписан в установленный срок.

Почему это важно:

• отсутствие приказа затрудняет подтверждение правомерности действий работодателя;
• при проверках ГТИ несвоевременное оформление приказа может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства и признано незаконным.

Как избежать ошибки:

1. Оформляйте приказ в сроки, установленные ТК.
2. Регистрируйте приказы в журнале или электронной системе, фиксируя дату и время подписания.

Ошибка 2. Некорректные сведения в содержательной части приказа

Суть ошибки:

 В приказе неверно указывают дату, условия трудового договора, сведения о трудовой деятельности, размере оплаты труда, сроках договора или режиме рабочего времени, что приводит к неточностям в кадровом учете.

Почему это важно:

• ошибки часто допускаются в датах приема, перевода и увольнения;
• некорректные сведения о зарплате, сроках договора или режиме рабочего времени вызывают вопросы при проверках и могут быть расценены как нарушение прав работника.

Как избежать ошибки:

1. Проверяйте данные о работнике и условия договора перед изданием приказа.
2. Исправьте ошибки путем издания приказа о внесении изменений:

• сделайте ссылку на приказ, в котором допущена ошибка;
• укажите конкретные изменения;
• при наличии документов-оснований (например, докладной об обнаружении ошибки) отразите их в тексте приказа;
• ознакомьте работника с приказом под подпись.

Ошибка 3. Приказ подписан неуполномоченным лицом

Суть ошибки:

 Приказ о приеме, переводе, увольнении или ином кадровом событии подписывает лицо, не имеющее на это полномочий: заместитель без доверенности, руководитель подразделения или иное должностное лицо, чьи полномочия не подтверждены локальными актами.

Почему это важно: 

• приказ, подписанный неуполномоченным лицом, может быть признан недействительным, что может привести к штрафам;
• при проверках ГТИ такие приказы расцениваются как нарушение порядка оформления трудовых отношений.

Как избежать ошибки:

1. Подписывать приказы должен только руководитель организации либо лицо, наделенное соответствующими полномочиями.
2. Если приказ подписывает иное лицо:

• оформите доверенность либо приказ о возложении полномочий;
• проверьте, чтобы объем полномочий прямо включал право подписания кадровых приказов;
• храните документы, подтверждающие полномочия, вместе с кадровыми документами.

Ошибка 4. Отсутствие основания для издания приказа

Суть ошибки:

 В приказе не указаны документы или обстоятельства, на основании которых он издается (заявление работника, трудовой договор, дополнительное соглашение, служебная записка и т. д.).

Почему это важно:

• приказ без основания сложно обосновать при проверке или трудовом споре;
• при проверке сложно установить связь между волеизъявлением сторон и кадровым решением;
• возрастает риск споров с работником и претензий со стороны контролирующих органов.

Как избежать ошибки:

1. Указывайте основание для издания приказа в зависимости от кадрового события и документов, которыми оно подтверждается, например:

• трудовой договор или допсоглашение;
• заявление работника;
• медицинское заключение;
• докладная или служебная записка и пр.

1. Убедитесь, что документ-основание оформлен надлежащим образом.
2. Формулируйте основание конкретно, с указанием реквизитов документа.

Ошибка 5. Отсутствует подпись работника в приказе

Суть ошибки:

 Работник не ознакомлен с приказом под подпись, либо подпись отсутствует на экземпляре работодателя.

Почему это важно:

• работодатель обязан ознакомить работников под подпись с кадровыми приказами;
• работник может заявить, что не знал о приказе и не соглашался с его условиями;
• при проверках ГТИ это расценивается как нарушение порядка ведения кадрового учета.

Как избежать ошибки:

1. Ознакомляйте работника с приказом под подпись в установленные сроки.
2. Если работник отказывается подписывать приказ – зафиксируйте отказ актом.
3. При электронном документообороте обеспечьте корректную электронную фиксацию ознакомления.

Специфические ошибки по видам приказов

Помимо общих ошибок, при оформлении приказов встречаются нарушения, характерные для конкретных кадровых процедур. Такие ошибки связаны с особенностями содержания приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, предоставлении отпусков и других кадровых действий.

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки отдельно по каждому виду приказов.

Приказы о приеме

Приказы о приеме на работу — один из ключевых кадровых документов. На их основе формируют сведения о трудовой деятельности, начисляют зарплату и подтверждают законность допуска к работе.

Ошибки в оформлении приказов о приеме могут привести к финансовым потерям или трудовым спорам, которые суды обычно разрешают в пользу работников. Ниже рассмотрены типичные ошибки при составлении приказов о приеме, их последствия и способы исправления.

Ошибка 1. Неверная дата выхода работника на работу

Суть ошибки:

В приказе о приеме на работу указана дата выхода, которая не совпадает с фактическим допущением работника к работе. Иногда кадровики ставят дату позже или раньше фактического выхода, либо ориентируются на дату подписания трудового договора, а не на реальный день начала работы сотрудника.

Почему это важно:

• Согласно ст. 128 ТК, фактическое допущение работника к работе считается началом трудовой деятельности, даже если приказ или ТД не оформлены.
• Если работник приступил к работе, а приказ оформлен позже, работодатель не освобождается от обязанности корректно оформить трудовые отношения.
• При несоответствии дат бухгалтерия может начислить зарплату неверно, а работник сможет требовать оплату фактически отработанного времени.

Как исправить:

• Проверяйте фактическую дату выхода сотрудника на работу перед изданием приказа.
• Если работник был фактически допущен к работе без приказа или подписи уполномоченного лица, оплатите фактически отработанное время исходя из оклада/тарифной ставки, установленной за выполнение работы соответствующей квалификации.

Решение проблемы:

Издать приказ о внесении изменений с указанием фактической даты выхода сотрудника на работу. Ознакомить сотрудника под подпись и уведомить бухгалтерию для корректного начисления зарплаты.

Ошибка 2. Ошиблись в размере зарплаты или не указали ее вовсе

Суть ошибки:

В приказе о приеме на работу указана формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию».

Почему это важно:

• Размер оплаты труда, указанный в приказе, должен совпадать с прописанным в трудовом договоре.
• Если зарплата в приказе выше, чем в трудовом договоре, взыскать переплату невозможно даже через суд. Такая ошибка не относится к счетной, со стороны работника злоупотреблений нет. Сумму переплаты работник может вернуть только добровольно.
• Если зарплата в приказе ниже, чем в трудовом договоре, придется выплатить разницу с учетом процентов, исходя из действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ.

Как избежать ошибки:

Всегда указывайте конкретную сумму оклада/тарифной ставки (дневной, часовой) и отдельно прописывайте виды и размеры доплат и надбавок.

Решение проблемы:

Издать приказ о внесении изменений с указанием конкретной суммы оплаты, в том числе размер тарифной ставки или оклада сотрудника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (если они есть). Ознакомить сотрудника под подпись и уведомить бухгалтерию для корректного начисления зарплаты.

Ошибка 3. Указано предварительное испытание, которого нет в трудовом договоре

Суть ошибки:

В приказе о приеме на работу указывают условие о предварительном испытании, хотя в трудовом договоре оно не предусмотрено. Либо указан срок, который превышает установленный законодательством.

Почему это важно:

Условие о предварительном испытании может устанавливаться по соглашению сторон, зафиксированному в трудовом договоре. Приказ не может дополнять или изменять условия договора.
Если испытание указано лишь в приказе, оно считается недействительным, а работник принят без испытательного срока.

Чем это грозит работодателю:

 В случае увольнения работника как не прошедшего испытание, работника могут восстановить на работе с выплатой компенсации.

Как избежать ошибки:

1. Проверяйте, предусмотрено ли условие об испытании в трудовом договоре до издания приказа.
2. Указывайте в приказе срок предварительного испытания только при наличии такого условия в договоре и с той же продолжительностью.

Решение проблемы:
Если испытание ошибочно указано только в приказе — издайте приказ о внесении изменений и исключите это условие. Ознакомьте сотрудника под подпись.

Ошибка 4. В приказе не указан характер работы

Суть ошибки:

 В приказе о приеме не уточняют, что работа является основной, по совместительству, дистанционной, надомной или выполняется на иных условиях.

Почему это важно:

• характер работы влияет на режим рабочего времени, оплату труда и гарантии работника;
• бухгалтерия ориентируются именно на приказ при начислении зарплаты;
• при проверке отсутствие указания может быть расценено как нарушение оформления трудовых отношений;
• особенно критично, если работник принят по совместительству или для вахтовой работы, но в приказе это не отражено.

 Как избежать ошибки:

1. Сверяйте условия трудового договора перед изданием приказа.
2. Обязательно указывайте характер работы отдельной формулировкой.

Как исправить:

 Издайте приказ о внесении изменений, в котором уточните характер работы. В приказе сделайте ссылку на трудовой договор и ознакомьте работника под подпись.

Ошибка 5. Неверное наименование должности

Суть ошибки:

 В приказе указывают должность, которая не соответствует указанному в трудовом договоре или не соответствует установленному в НКЗ.

Почему это важно:

Наименование должности — не формальность. Оно напрямую влияет на правовой статус работника:

• трудовую функцию: какие именно обязанности выполняет работник и за что он отвечает;
• право на льготы и гарантии, например, доплаты, сокращенное рабочее время, специальные условия труда;
• корректность кадрового и бухгалтерского учета — отражение данных в отчетности, расчет зарплаты, стажа.

Чем грозит работодателю

Ошибки в наименовании должности могут привести к реальным рискам:

• вопросы при проверках — ГТИ может квалифицировать ошибку как нарушение порядка оформления трудовых отношений;
• судебные споры — при конфликте суд будет исходить из фактически выполняемой работы, а не формального названия должности;
• риск неверного определения условий труда — особенно если должность связана с особыми гарантиями или ограничениями.

Как избежать ошибки:

1. Сверяйте наименование должности с трудовым договором, НКЗ и штатным расписанием.
2. Используйте одинаковые формулировки во всех документах.

Решение проблемы:

 При обнаружении ошибки издайте приказ о внесении изменений с правильным наименованием должности и ознакомьте работника под подпись.

Чек-лист и видеоинструкция

Воспользуйтесь чек-листом и видеоинструкцией от экспертов Kadrovik PRO, которые помогут оформить приказ о приеме на работу, избежать ошибок в документах, сэкономить время и снизить риски штрафов.

ПЕРЕЙТИ К ЧЕК-ЛИСТУ>>	ПЕРЕЙТИ К ВИДЕОИНСТРУКЦИИ>>