Нужно ли выдавать выписку из электронной трудовой книжки при увольнении

13 января 2023 г.

«У работника – только электронная трудовая книжка, т.к. он устроился на работу впервые в 2022 году. Обязан ли работодатель в день увольнения выдать ему выписку из электронной трудовой книжки? Если работник не вышел на работу в последний рабочий день, можно ли отправить ему выписку по почте или по электронным средствам связи?».

На вопросы по просьбе kadrovik.uz ответили руководитель экспертной группы по подготовке проекта ТК Михаил ГАСАНОВ и эксперт «Нормы» Ленара ХИКМАТОВА:

– Порядок выдачи работнику документов при прекращении трудового договора установлен статьей 171 нового ТК.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку либо выписку из электронной трудовой книжки, а также копию приказа о прекращении трудового договора. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой.

Если в день прекращения трудового договора работник отсутствует или отказывается получать документы, работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.

Пример

Работник отсутствует в день увольнения

Трудовой договор по инициативе работника прекращается 10 января. В этот день работник на работу не явился. Это не препятствует оформлению прекращения трудового договора. Но не позднее 11 января работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку.

Со дня отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Своевременно не востребованную работником трудовую книжку работодатель должен выдать не позднее 3 дней со дня обращения работника.

Внимание

Направлять бумажную трудовую книжку по почте без согласия на это работника – нельзя. А вот копию приказа о прекращении трудового договора работодатель вправе отправить по почте – с уведомлением о вручении почтового отправления. Получать согласие работника на это не нужно.

Также в ТК нет запрета на отправку по почте выписки из электронной трудовой книжки. Значит, работодатель может направить ее вместе с копией приказа о прекращении трудового договора – с уведомлением о вручении почтового отправления.

Целесообразно сделать опись вложения, указав наименования документов и их реквизиты, чтобы работодатель смог подтвердить, что он действительно их отправил.

Если копия приказа и выписка из электронной трудовой потеряются или испортятся, работник вправе обратиться к работодателю за получением новых. Работодатель должен выдать их работнику не позднее 3 дней со дня обращения.

Копия приказа и других связанных с работой документов, а также выписка из электронной трудовой должны быть заверены:

подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, обладающего правом приема на работу и прекращения трудового договора;
печатью организации (при ее наличии).

Кроме того, допускается отправить выписку из электронной трудовой книжки электронными средствами связи, например, на адрес электронной почты работника. В этом случае документ должен быть заверен ЭЦП руководителя или иного уполномоченного лица.

Внимание

Документы, связанные с работой, и их копии предоставляются работнику безвозмездно.

❖