Как провести разработку и утверждение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает работодателю устанавливать четкие обязанности, задачи, квалификационные требования к сотруднику на конкретной должности. При ее наличии, работодателю легче разрешать конфликты и увольнять сотрудников за невыполнение трудовых функций. Как разработать должностную инструкцию сотрудника, что в нее включить и как утвердить, читайте далее.

 

Какие бывают виды должностных инструкций

Должностная инструкция – это документ с описанием обязанностей, полномочий, ответственности и других деталей по конкретной должности на предприятии. В документе содержится информация о том, какие задачи предстоит работнику выполнять и какие процедуры, стандарты качества и безопасности он должен соблюдать. Кроме того, что должностная инструкция помогает понять работнику его роль в компании, она также является важным инструментом для работодателя в качестве оценки производительности работника, его навыков и знаний.

Должностные инструкции не являются обязательными локальными документами. В компании самостоятельно решают, утверждать их или нет. Однако наличие должностной инструкции помогает работодателю нанимать и обучать персонал, организовывать рабочий процесс и разрешать трудовые споры.

Существует два вида должностных инструкций:

1. Типовая для должности. Это стандартный документ для всех работников, которые работают на указанной должности. При приеме на работу, сотрудника знакомят с ней под роспись.
2. Индивидуальная для сотрудника. Документ разрабатывается специально для конкретного сотрудника на определенной должности в компании. В данном документе, в отличие от типового, могут быть более детально описаны должностные обязанности работника, с учетом его личных и профессиональных качеств.

 

Кто составляет должностные инструкции на предприятии

На предприятии должностные инструкции обычно разрабатываются совместно несколькими структурными подразделениями:

1. Отдел кадров предоставляет общие шаблоны для составления должностных инструкций. Они могут предоставить общий список обязанностей и требований к каждой должности, а также стандартные формы для заполнения.
2. Руководители отделов, которые обладают более глубоким пониманием специфики работы в своих подразделениях, предоставляют информацию о конкретных задачах, ответственностях и целях.
3. Непосредственные руководители работников предоставляют информацию об обязанностях, которые выполняет конкретный сотрудник, дают описание его сильным и слабым сторонам, и что необходимо для его развития.

Сам сотрудник, иногда также участвует в процессе составления инструкции, предоставляя конкретизированную информацию о своих обязанностях, которые он ежедневно выполняет.

В результате сотрудничества этих подразделений создается должностная инструкция, учитывающая как общие стандарты организации, так и конкретные особенности работы одного сотрудника.

 

Как разработать проект должностной инструкции и что в нее включить

Разработка проекта должностной инструкции имеет следующий алгоритм:

Шаг 1. Определяется цель и область деятельности. На данном этапе определяются цели, которые ставят перед работником на определенной должности, а также область его деятельности, включая функции и ответственности.

Шаг 2. Подробно описываются обязанности и задачи, которые должен выполнять сотрудник. Следует указать, какие задачи являются основными, а какие – второстепенными. Их разделяют по категориям или областям деятельности.

Шаг 3. Устанавливаются ожидания и стандарты качества работы сотрудника. На данном этапе определяются необходимые навыки, знания и опыт для успешного выполнения задач. Следует прописать требования к профессиональному поведению, коммуникации и эффективности работы.

Шаг 4. Указываются лица, которым сотрудник сдает отчетность и с кем он коммуницирует в ходе выполнения работы. Следует определить, кому сотрудник будет подчиняться, и кому он будет подотчетен. Какую отчетность требуется предоставлять и какие коммуникационные процессы должны быть установлены.

Шаг 5. Указываются требования к квалификации. Определяются необходимые навыки, знания, образование и опыт работы, которые требуются для данной должности.

Шаг 6. Прописываются права и ответственность, установленные для сотрудника. Указываются права, которые есть у сотрудника на должности, к примеру, сотрудник может вносить предложения по совершенствованию своей работы. Также указывается ответственность, которая предусмотрена за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей.

Шаг 7. Проводится рецензия и утверждение должностной инструкции. Проект инструкции представляется заинтересованным сторонам для рецензии и финального утверждения. Как правило, с проектом дают ознакомиться руководителям отделов и другим заинтересованным лицам для получения обратной связи и внесением необходимых изменений, в том числе сотрудникам. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации или иное уполномоченное на это должностное лицо.

В справочной системе Kadrovik PRO вы можете скачать образцы должностных инструкций по разным должностям. Инструкции разработаны экспертами системы и могут стать основой для должностных инструкций на вашем предприятии.

 

Как утвердить должностную инструкцию

Чтобы разработанная должностная инструкция имела силу как локальный акт, она должна быть утверждена приказом руководителя компании. Так как форма приказа в законодательстве не установлена, составляется он в произвольной форме или по образцу, который разработан на предприятии.

В приказе указывается:

• наименование компании;
• название документа, его номер, дата и место составления;
• основное содержание, где прописывается основание для издания приказа, перечень утверждаемых должностных инструкций и срок их действия;
• должностные лица, ответственные за исполнение приказа;
• должность, Ф.И.О. и подпись руководителя.

Если необходимо внести изменения в уже утвержденную должностную иснтрукцию, можете воспользоваться шаблоном приказа о внесении изменений в должностную инструкцию в системе Kadrovik PRO.

На титульном листе должностной инструкции проставляется гриф «Утверждено приказом №__ от __», должность руководителя, его Ф.И.О., подпись и дата утверждения. С утверждёнными должностными инструкциями необходимо ознакомить работников под роспись, для этого можно использовать также журнал ознакомления. Один из экземпляров должностной инструкции предоставляется сотруднику.