Дистанционное заключение трудовых договоров: на что обратить внимание

Подписание трудового договора дистанционно актуально для удаленных сотрудников, международных компаний и ситуаций, требующих быстрого и эффективного оформления документов. Удаленное подписание достаточно удобно, однако требует особого внимания к деталям и соблюдения юридических норм. В статье расскажем, как заключить договор удаленно с будущим сотрудником, с кем можно заключать трудовые договора дистанционно и на что важно обратить внимание при такой процедуре.

 

С кем трудовой договор можно заключить дистанционно

Дистанционное заключение трудового договора – это способ оформления трудовых отношений между работником и работодателем, при котором весь процесс, от согласования условий до подписания договора, осуществляется удаленно с использованием электронных средств связи.

Преимуществами дистанционного заключения договора является:

• возможность заключать договоры с работниками из других городов и областей;
• оперативность документооборота и экономия времени для обеих сторон;
• юридическая значимость электронного документа. Использование электронных подписей уменьшает риск потери документов.

Дистанционное заключение трудового договора возможно с любым работником, чьи трудовые обязанности могут быть выполнены без необходимости физического присутствия в офисе или на объекте работодателя. Законодательств не устанавливает ограничений по категориям работников для дистанционного оформления договора, но есть определённые условия и сферы, где это наиболее применимо:

1. при работе с дистанционными (удаленными) работниками – это работники, которые выполняют свои трудовые обязанности удаленно, например, из дома или любого другого удобного места, используя Интернет и другие средства связи;
2. в условиях стартапа или малого бизнеса, когда компания только начинает свою деятельность.

Важные условия дистанционного заключения трудового договора:

1. Наличие необходимых технологий связи: интернет, электронная почта, системы электронного документооборота;
2. Идентификация сторон с помощью электронной подписи, которая подтверждает личности сторон;
3. Соблюдение законодательства: договор должен быть оформлен в соответствии с трудовым законодательством и содержать все необходимые условия (обязанности, права, оплату труда и прочее);
4. Согласия сторон на дистанционное подписание договора.

 

Как заключить договор дистанционно с сотрудником

Чтобы заключить трудовой договор дистанционно, придерживайтесь следующего алгоритма:

Шаг 1. Подготовьте проект договора и согласуйте его условия.

Перед заключением договора стороны должны обговорить (ст. 104 и ч.5 ст. 456 ТК):

• должностные обязанности и права сотрудника;
• характер работы, в данном случае, дистанционный;

 

 

• график дистанционной работы;
• использование технических средств и предоставление их работодателем;
• способы получения заданий (через мессенджеры, электронную почту) и порядок предоставления выполненных работ: сроки, формат, требования к оформлению и прочее;
• заработную плату и дополнительные выплаты;
• срок договора;
• условия расторжения договора.

При составлении договора работодатель вправе запросить (ст. 124 ТК):

• паспорт сотрудника или ID карту;
• ПИНФЛ;
• трудовую книжку;
• ИНПС;
• документ об образовании.

Эти сведения работник может предоставить дистанционно в виде электронного документа или по требованию работодателя отправить копии документов заказным письмом с уведомлением.

 

 

Шаг 2. Заключите договор путем использования электронного документооборота.

Для удаленного заключения договора необходимо использовать специализированную платформу для обмена документами. Перечень операторов, которые вправе предоставлять услуги по электронному документообороту, представлен на сайте soliq.uz.

Шаг 3. Зарегистрируйте трудовой договор в ЕНСТ.

После подписания договора обеими сторонами, работодатель обязан зарегистрировать его в ЕНСТ. При регистрации указывается: номер договора, дата заключения, срок действия, режим рабочего времени работника, информация об испытательном сроке, вид занятости, оплата труда. Все данные следует заверяются электронной подписью юридического лица.

Шаг 4. Обе стороны сохраняют экземпляры подписанного договора и при необходимости распечатывают.

 

Как подписать договор в электронном виде

Трудовой договор, представленный в электронном виде на специальной платформе, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП).

С помощью ЭЦП работник и работодатель подтверждают свое согласие на заключение договора и делают документ юридически значимым.

 

На что обратить внимание, если трудовой договор заключаете дистанционно

При дистанционном заключении трудового договора важно учитывать ряд аспектов, чтобы избежать юридических и практических ошибок. Рекомендуем обратить внимание на:

1. Подлинность документов работника: паспорта, трудовой книжки, дипломов, сертификатов;

2. Соответствие опыта работы, указанному в резюме, реальным документам (при необходимости);

3. Надежность форматов, в которых сохранены документы, полученные через специализированную платформу с отметками о подписи;

4. Дополнительные условия договора:

• кто берет на себя расходы на интернет, использование личного оборудования и прочее;
• как будет контролироваться выполнение обязанностей;
• как будет фиксироваться рабочий день;
• если работа сотрудника связана с созданием интеллектуальной собственности, необходимо уточнить, кому принадлежат права на созданные материалы.

 

 

5. Идентичность трудового договора каждой из сторон;

6. Соответствие условий договора трудовому законодательству.

 

Нужно ли обменяться бумажными копиями трудового договора, заключенного электронно

Если трудовой договор заключен с использованием ЭЦП, то обмен бумажными копиями не является обязательным, поскольку такой договор имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, подписанный собственноручно.

Однако, по требованию работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня получения этого требования направить работнику заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе (ч.2 ст. 456 ТК).