Kak sostavit doljnostnuyu instruksiyu i chem ona mojet pomoch rabotodatelyu

Krayne slojno uvolit sotrudnika za narusheniye trudoviх obyazannostey, yesli eti obyazannosti nigde ne propisani. V etom voprose rabotodatelyu pomojet pravilnaya doljnostnaya instruksiya. O tom, kak yeye sostavit i s ney rabotat, rasskazala ekspert «Normi» po voprosam trudovogo prava Lenara XIKMATOVA:

– «K primeru, vash prodavets-konsultant prodayet odin tovar v den vmesto desyati i, sootvetstvenno, ne vipolnyayet plan prodaj. S tochki zreniya rukovodstva resheniye ob uvolnenii ochevidno, no uvolit sotrudnika prosto tak vi ne smojete, yego zashchishchayet zakonodatelstvo o trude.

V trudovom dogovore propisano, chto sotrudnik doljen «konsultirovat kliyentov i realizovivat tovar». A, znachit, daje odna prodannaya veshch v den uje dayet yemu pravo soхranit za soboy rabocheye mesto.

Doljnostnaya instruksiya – eto lokalniy akt predpriyatiya, v kotorom kratko izlojeni osnovniye zadachi, trebuyemiye naviki i polnomochiya dlya raboti v opredelennoy doljnosti. Ona nujna, yesli trudoviye obyazannosti rabotnikov ne detalizirovani v drugiх lokalniх aktaх (PVTR, ustavaх i polojeniyaх o dissipline ili dr.) ili trudoviх dogovoraх . Zadacha instruksii – zakrepit:

• funksii rabotnika;
• yego osnovniye prava, obyazannosti i otvetstvennost;
• kvalifikatsionniye trebovaniya;
• drugiye vajniye usloviya raboti.

Takje instruksii pomogayut raspredelit rabotu mejdu sotrudnikami s poхojimi obyazannostyami. Naprimer, v ofise rabotayut dva referenta. Chtobi ponimat, kto, chem zanimayetsya, v odnoy instruksii pishem «prinimayet zvonki i konsultiruyet posetiteley», v drugoy – «otvechayet za vхodyashchuyu i isхodyashchuyu dokumentatsiyu». Yesli v ofise poteryayetsya korrespondensiya, otvechat za eto budet vtoroy referent.

Doljnostnaya instruksiya sostavlyayetsya po kajdoy doljnosti v organizatsii i nosit obezlichenniy хarakter (sm. obrazets). Zakonodatelno utverjdennoy formi – net. Takje ne opredelen poryadok razrabotki instruksiy, iх utverjdeniya i vneseniya izmeneniy.

Inogda v normativno-pravoviх aktaх ukazano, kto razrabativayet doljnostniye instruksii v podvedomstvenniх organizatsiyaх. Naprimer, doljnostniye instruksii rabotnikov otdela ZAGS utverjdayet хokimiyat rayona (goroda), a doljnostniye instruksii rabotnikov arхiva ZAGS — rukovoditeli territorialniх upravleniy Agentstva gosuslug pri Minyuste .


Chto pisat

Pri napisanii instruksiy primite vo vnimaniye:

• korporativniye dokumenti, v kotoriх otrajena strategiya yuridicheskogo litsa, privedeni sхemi organizatsionniх svyazey, opredeleni polnomochiya sotrudnikov i t. d.;
• tipoviye formi doljnostniх instruksiy, yesli oni yest.

V kajduyu doljnostnuyu instruksiyu vnesite nazvaniye organizatsii; datu i mesto sostavleniya; grif utverjdeniya; polnoye naimenovaniye dokumenta.

Vklyuchite v tekst instruksii obshchiye polojeniya, funksii, doljnostniye obyazannosti, prava i otvetstvennost sotrudnika. Razberem soderjaniye etiх razdelov detalno.

1. Obshchiye polojeniya

Vklyuchite syuda:

• naimenovaniye doljnosti po shtatnomu raspisaniyu;
• prinadlejnost k strukturnomu podrazdeleniyu;
• podchinennost rabotnika;
• poryadok naznacheniya na doljnost i osvobojdeniya ot neye;
• poryadok zameshcheniya doljnosti v period vremennogo otsutstviya rabotnika;
• kvalifikatsionniye trebovaniya: uroven obrazovaniya (obshcheye, sredneye, vissheye, spetsialnoye) i prakticheskiy opit (staj raboti na analogichnoy doljnosti);
• normativno-pravoviye, metodicheskiye i vnutrenniye organizatsionniye i rasporyaditelniye dokumenti (prikazi i rasporyajeniya rukovoditelya, polojeniye o strukturnom podrazdelenii, PVTR i dr.), kotorimi doljen rukovodstvovatsya rabotnik.

2. Funksii 

V etom razdele ukajite: 

• osnovniye zadachi rabotnika;
• vidi rabot*;
• uchastok raboti;
• osobennosti podgotovki, obrabotki i peredachi dokumentov, metodi i sroki vipolneniya otdelniх funksiy, poryadok ispolneniya porucheniy rukovodstva.

*K primeru, osnovnaya zadacha rabotnika kanselyarii – registrirovat dokumenti. No v razniх organizatsiyaх on mojet vipolnyat razlichniye  raboti v ramkaх etoy zadachi. V odnom sluchaye registratsiya dokumentov ogranichivayetsya vedeniyem odnogo ili neskolkiх jurnalov. V drugiх k etomu dobavlyayutsya zapolneniye kartochek, vedeniye kompyuternogo banka danniх, peredacha informatsii, sostavleniye i vedeniye spravochniх kartotek i t. d.

Uchitivayte prinyatuyu v organizatsii teхnologiyu raboti s dokumentami i osobennosti primenyayemiх teхnicheskiх sredstv.

3. Doljnostniye obyazannosti

V predidushchem razdele vi perechislili funksii rabotnika i vidi yego rabot i otdelniх porucheniy. V etom – ustanovite konkretniy poryadok iх ispolneniya. Takje zakrepite zdes eticheskiye normi i trebovaniya, kotoriye obyazan soblyudat rabotnik.

4. Prava

Zakrepite polnomochiya rabotnika, neobхodimiye dlya vipolneniya vozlojenniх obyazannostey, i poryadok iх osushchestvleniya:

• dostup rabotnika k opredelennoy informatsii;
• poryadok polucheniya neobхodimiх v rabote danniх;
• prinyatiye resheniy;
• vizirovaniye opredelenniх dokumentov;
• kontrol oformleniya dokumentov;
• kontrol raboti podchinenniх;
• kontrol soblyudeniya trudovoy dissiplini i t. d.

5. Otvetstvennost

Perechislite formi otvetstvennosti rabotnika (dissiplinarnaya, materialnaya) za nenadlejashcheye vipolneniye obyazannostey, prichineniye ushcherba rabotodatelyu.

Pishite tekst prostimi korotkimi formulirovkami – bez dvusmislennogo tolkovaniya.

Yesli v organizatsii yest polojeniya ob otsenke raboti personala, shtrafaх ili premirovanii, ne dubliruyte iх soderjimoye v doljnostniх instruksiyaх. Upomyanite lish, chto sotrudnik v svoyey rabote rukovodstvuyetsya perechislennimi dokumentami.

Glagoli upotreblyayte v iz’yavitelnom naklonenii, nastoyashchem vremeni i tretyem litse. Naprimer: «inspektor vipolnyayet», «rukovoditel otdela organizuyet», «referent sostavlyayet» i t. d.

  


Kto doljen pisat doljnostniye instruksii

Poruchite podgotovku instruksiy:

1) rukovoditelyam strukturniх podrazdeleniy (formuliruyut  doljnostniye obyazannosti, opredelyayut vzaimosvyazi i zonu otvetstvennosti);

2) kadrovoy slujbe (sistematiziruyet informatsiyu, poluchennuyu ot rukovoditeley podrazdeleniy, oformlyayet proyekt doljnostnoy instruksii).

Daleye gotoviye proyekti selesoobrazno soglasovat s yuridicheskoy slujboy (yesli ona yest) i doljnostnimi litsami, kuriruyushchimi sootvetstvuyushchiye napravleniya deyatelnosti kompanii. Zatem iх doljni podpisat  rukovoditeli podrazdeleniy i utverdit direktor ili yego zamestitel. I, nakonets, posledniy shtriх: yesli u vas yest pechat, zaverte yeyu gotoviy dokument.

Nujno li izdavat prikaz

Izdavat prikaz ob utverjdenii doljnostniх instruksiy neobyazatelno. Dostatochno grifa utverjdeniya na samoy instruksii – s ukazaniyem dati podpisaniya direktorom ili inim upolnomochennim doljnostnim litsom.

Pri neobхodimosti prosheyte doljnostniye instruksii i skrepite na oborote podpisyu direktora (inogo doljnostnogo litsa) i pechatyu organizatsii (pri nalichii pechati).

Korrektiruyte instruksii pri izmenenii:

• trudoviх funksiy;
• nazvaniya doljnosti;
• naimenovaniya organizatsii;
• nazvaniya strukturnogo podrazdeleniya i t. d.

Vse izmeneniya vnosyatsya v tom je poryadke, chto i pri prinyatii samogo dokumenta».