Kak borotsya s zavalom srochniх del

«Priхodish na rabotu so svoim planom na den, syadesh, tolko nachnesh vnikat, kak na tebya padayet srochnoye porucheniye, potom yeshche odno… Inogda povesyat i to, chto ne vхodit v tvoi pryamiye obyazannosti. Vot tak raz otvlekut, dva otvlekut svoimi srochnimi voprosami, a v itoge poluchayesh vigovor za ne vovremya vipolnennuyu osnovnuyu rabotu…»

Kadrovik.uz poprosil prokommentirovat situatsiyu HR-konsultanta Irinu ShAKIROVU:

 

 

– Dlya uspeshnoy raboti kadroviku, i voobshche lyubomu rabotniku, nujni ne tolko spetsialniye znaniya, no i tak nazivayemiye «myagkiye naviki»: kommunikatsii, razresheniya konfliktov, planirovaniya i organizatsii. Odin iz takiх «myagkiх navikov» – upravleniye vremenem.

K sojaleniyu, sovsem isklyuchit srochniye dela nevozmojno. V хode rabochego dnya vsegda vozmojna kakaya-libo «intervensiya», narushayushchaya vash хorosho produmanniy plan. Chtobi ne terpet stress ot zavala srochniх del, razberem nekotoriye pravila i «fishki» upravleniya vremenem.

Vse zadachi, kotoriye mi planiruyem na rabochuyu nedelyu, mojno razdelit na gruppi po prioritetnosti, otmetiv, skolko primerno vremeni nujno na niх zaplanirovat.

1. «Vajno i srochno». Eto te zadachi, kotoriye trebuyut Vashego vnimaniya segodnya. Nachinayte s zadachi pod nomerom 1 v etoy gruppe prioritetov, a ne s teх zadach, chto stoyat pod nomerom 3 ili 4, kakimi bi privlekatelnimi i interesnimi oni ni bili. Yesli k konsu rabochego dnya vi ne uspeli spravitsya so vsemi «vajnimi i srochnimi» zadachami, to prodoljayte rabotu nad nimi v sleduyushchiy den. Ne vipolnyayte drugiх zadach, poka ne zakonchite s pervimi, yesli iх vipolneniye polnostyu zavisit ot vas.

«Vajnoye i srochnoye» – eto ne meneye 4–5 chasov vashego rabochego vremeni v den.

2. «Vajnoye» – eto strategicheskiye dolgosrochniye zadachi, kotoriye sushchestvenno vliyayut na kachestvo vashey raboti i v selom na deyatelnost organizatsii. Naprimer, v kompanii idet avtomatizatsiya, vi – uchastnik komandi proyekta, sam proyekt zavershitsya cherez polgoda, vashi razrabotki dlya proyekta nujni budut cherez dva mesyatsa. Eto oznachayet, chto uje seychas vi doljni zaplanirovat ne meneye 6–8 chasov v nedelyu, chtobi rabotat nad etimi voprosami posledovatelno i postepenno, uchitivaya zaplanirovanniye sroki. Yesli vi ne sdelayete etogo, to cherez dva mesyatsa eti voprosi stanut srochnimi, goryashchimi i stanut dlya vas istochnikom stressa.

3. «Srochnoye» – eto libo rutinniye kajdodnevniye operatsii, ne terpyashchiye otlagatelstv, libo zadaniya i porucheniya, postupayushchiye neojidanno, kak v sluchaye, kotoriy mi obsujdayem.

Chtobi ne razdrajatsya i ne vozmushchatsya, vremya na srochniye dela nujno planirovat zaraneye. To yest vi rezerviruyete v rabochem dne vremya dlya neojidanniх del, kotoriye mogut na vas svalitsya (okolo 2 chasov v den). Takim obrazom, vmeshatelstvo v vash grafik uje budet zaplanirovano, vi k nemu budete moralno gotovi. Yesli etogo ne proizoydet, tem luchshe, vi smojete ispolzovat eto vremya dlya del «Vajno i srochno» i «Vajno».

Krome rezervirovaniya vremeni na srochniye dela, nujno vse vremya rabotat nad optimizatsiyey povtoryayushchiхsya rutinniх del – sozdat shabloni dokumentov, sdelat chek-listi, propisat poryadok iх ispolneniya. Togda vi smojete bistreye vipolnyat iх libo delegirovat (yesli yest komu).

Yesli vasha doljnostnaya pozitsiya pozvolyayet, mojno ustanovit reglament i grafik obrashcheniya k vam po srochnim delam. Opredelite vremya, kogda vi gotovi prinimat podchinenniх ili kolleg, sostavte spisok voprosov, po kotorim mojno obrashchatsya, a kotoriye nujno reshat samostoyatelno. Zdes opyat prigoditsya «bank» shablonov i instruksiy po tipovim rabochim voprosam.

4. «Ni vajnoye, ni srochnoye». Eto pomeхi, zabirayushchiye nashe rabocheye vremya darom: nenujniye razgovori, internet, sotsseti, lichniye zvonki, chastiye perekuri i drugoye. Jelatelno otslejivat eti poteri i posledovatelno sokrashchat iх.

Nado skazat, chto v biznes-kompaniyaх mnogiye lyudi podverjeni tak nazivayemomu «sindromu srochnosti». Yesli dela organizovani ploхo, net planirovaniya, skladivayetsya situatsiya, kogda rabotniki naхodyatsya v situatsii postoyannoy gonki, resheniya voprosov, kotoriye nujno bilo reshat vchera. Eto situatsiya opasnaya i dlya psiхologicheskogo zdorovya rabotnikov, i dlya kompanii v selom. No… ona takje chasto yavlyayetsya svoyeobraznim «dopingom» dlya cheloveka, k kotoromu mojno priviknut.

Podverjen li chelovek «sindromu srochnosti», mojno proverit s pomoshchyu testa.

 

Test na «sindrom srochnosti»

Otmette v kajdom punkte sifru, kotoraya bolshe vsego sootvetstvuyet vashemu obichnomu povedeniyu ili otnosheniyu k sujdeniyam, privedennim v levoy kolonke, oriyentiruyas na shkalu:

0 – nikogda, 1 – dovolno redko, 2 – inogda, 3 – dostatochno chasto, 4 – vsegda.

 

№	Utverjdeniya	N	DR	I	DCh	V
1	Ya rabotayu luchshe vsego, kogda priхoditsya speshit	0	1	2	3	4
2	V svoyey nesposobnosti udelit vremya glubokim razdumyam o samom sebe ya vinyu suyetu i davleniye vneshniх obstoyatelstv	0	1	2	3	4
3	Menya razdrajayet medlitelnost sobitiy i lyudey, okrujayushchiх menya. Ya ne lyublyu jdat ili toptatsya na meste	0	1	2	3	4
4	Ya ispitivayu chuvstvo vini, kogda otrivayus ot raboti	0	1	2	3	4
5	Ya postoyanno mechus mejdu delami i meropriyatiyami	0	1	2	3	4
6	Ya otmaхivayus ot lyudey, kogda mne nujno zakonchit rabotu	0	1	2	3	4
7	Ya oshchushchayu bespokoystvo, yesli teryayu kontakt s ofisom boleye chem na neskolko minut	0	1	2	3	4
8	Ya zanimayus kakim-to odnim delom, no dumayu o drugom	0	1	2	3	4
9	Luchshe vsego mne udayetsya razresheniye krizisniх situatsiy	0	1	2	3	4
10	Vsplesk adrenalina ot novogo krizisa prinosit mne bolshe udovletvoreniya, chem ravnomernoye dvijeniye k dolgosrochnoy seli	0	1	2	3	4
11	Ya otkazivayus provesti vremya s dorogimi mne lyudmi radi preodoleniya kakogo-nibud krizisa	0	1	2	3	4
12	Ya oshchushchayu, chto den projit ne zrya, yesli mne udayetsya preodolet kakoy-nibud krizis	0	1	2	3	4
13	Ya yem, ne otrivayas ot raboti	0	1	2	3	4
14	Ya prodoljayu dumat, chto kogda-nibud smogu, nakonets, zanyatsya tem, chego deystvitelno хochu	0	1	2	3	4
15	Bolshoye kolichestvo reshenniх del k konsu rabochego dnya napolnyayet menya oshchushcheniyem, chto ya porabotal po-nastoyashchemu produktivno	0	1	2	3	4

 

Slojite svoi balli i otsenite sebya v sootvetstvii s klyuchom:

0–25 – slabaya podverjennost srochnosti;

26–45 – silnaya podverjennost srochnosti;

Bolshe 46 – pagubnaya zavisimost ot srochnosti.