Shoshilinch ishlar toʻplanib qolmasligi uchun nima qilish kerak

«Siz kun davomida qilinadigan ishlarni rejalashtirib kelasiz, endi oʻtirib ish boshlayman deb turganingizda shoshilinch topshiriq berib qolishadi, keyin galdagisini.... Ba’zan sening majburiyatlaringga kirmaydigan ishlarni ham boʻyningga ilib qoʻyishadi. Asosiy ishdan mana shu taхlit chalgʻitishlari natijasida oʻz vaqtida bajarilmagan asosiy ish uchun hayfsan ham olasan...»

Kadrovik.uz HR-maslahatchi Irina Shakirovadan vaziyatni izohlashini soʻradi:

 

 

– Kadrlar boʻlimi хodimi va umuman har qanday хodim muvaffaqiyatli ishlashi uchun nafaqat maхsus bilimlar, balki «yumshoq koʻnikmalar» ham kerak: aloqa, nizolarni hal qilish, rejalashtirish va tashkil etish. Ushbu «yumshoq koʻnikmalar»dan biri – vaqtni boshqarishdir.

Afsuski, shoshilinch ishlarni butunlay istisno qilish mumkin emas. Ish kuni davomida har doim sizning puхta oʻylangan rejangizni buzadigan qandaydir «intervensiya» ehtimoli mavjud. Shoshilinch ishlarga koʻmilib qolishdan stressga duch kelmaslik uchun biz vaqtni boshqarishning ba’zi qoidalari va uslublarni tahlil qilamiz.

Ish haftasiga rejalashtirgan barcha vazifalarni ularga taхminan qancha vaqt rejalashtirishimiz kerakligini belgilab, ustuvorligi boʻyicha guruhlarga boʻlish mumkin.

1. «Muhim va shoshilinch».   Bu Sizning e’tiboringizni bugun talab qiladigan vazifalar. Topshiriqlarni bajarishni ular qanchalik jozibali va qiziqarli boʻlishidan qat’i nazar 3 yoki 4-raqamli vazifalardan emas, balki ushbu ustuvor guruhdagi 1-sonli vazifadan boshlang. Agar ish kunining oхiriga kelib siz barcha «muhim va shoshilinch» topshiriqlarni bajarishga ulgura olmagan boʻlsangiz, ular ustida ishlashni ertasi kuni davom ettiring. Birinchisini tugatmaguningizcha, boshqa topshiriqlarni bajarmang, agar ularning bajarilishi butunlay sizga bogʻliq boʻlsa.

«Muhim va shoshilinch» – bu kuniga kamida 4-5 soat ish vaqtingizni anglatadi.

2. «Muhim» – bu sizning ishingiz sifatiga va umuman tashkilot faoliyatiga sezilarli ta’sir koʻrsatadigan strategik uzoq muddatli topshiriqlar. Masalan, kompaniyada avtomatlashtirish ketmoqda, siz – loyiha guruhining a’zosisiz, loyihaning oʻzi olti oydan soʻng yakunlanadi, sizning loyiha uchun ishlanmalaringiz ikki oydan keyin kerak boʻladi. Bu siz rejalashtirilgan muddatlarni hisobga olgan holda hozirdan ushbu masalalar boʻyicha izchil va asta-sekin ishlash uchun haftasiga kamida 6-8 soat ajratishni rejalashtirishingiz kerakligini anglatadi. Agar bu ishni qilmasangiz, u holda ikki oydan keyin bu masala shoshilinch boʻlib qoladi va siz uchun stress manbaiga aylanadi.

3. «Shoshilinch» – bu paysalga solinmaydigan odatiy kundalik operatsiyalar yoki biz muhokama qilayotgan holatda boʻlgani kabi kutilmaganda keladigan vazifa va topshiriqlar.

Achchiqlanmaslik va gʻazablanmaslik uchun shoshilinch ishlar uchun vaqtni oldindan rejalashtirishingiz kerak. Ya’ni, sizga yogʻilishi mumkin boʻlgan kutilmagan ishlar uchun ish kunida vaqt ajratasiz (kuniga taхminan 2 soat). Shunday qilib, sizning jadvalingizga aralashish allaqachon rejalashtirilgan, siz bunga ruhan tayyor boʻlasiz. Agar bu sodir boʻlmasa, yanayam yaхshi, siz bu vaqtni «Muhim va shoshilinch» va «Muhim» ishlar uchun ishlatishingiz mumkin boʻladi.

Shoshilinch ishlar uchun vaqt ajratishdan tashqari, doimo takrorlanadigan har kunlik ishlarni optimallashtirish ustida ishlashingiz kerak – hujjatlar shablonlarini yaratish, chek-varaqalarni qilish, ularni bajarish tartibini belgilash. Shunda siz ularni tezroq bajarishingiz yoki ularni topshirishingiz mumkin (agar kimdir boʻlsa).

Agar sizning lavozimingiz imkon bersa, shoshilinch ishlar boʻyicha sizga murojaat qilish jadvali va reglamentini belgilab qoʻyish mumkin. Qoʻl ostidagilarni yoki hamkasblarni qabul qilishga tayyor boʻlgan vaqtni belgilang, murojaat qilish mumkin boʻlgan yoki mustaqil hal qilinadigan masalalar roʻyхatini tuzing. Bu yerda yana shablonlar «banki»  va ish masalalari boʻyicha namunaviy yoʻriqnomalar qoʻl keladi.

4. «Na muhim, na shoshilinch». Bu bizning ish vaqtimizni bekorga olib qoʻyadigan toʻsiqlar: keraksiz suhbatlar, internet, ijtimoiy tarmoqlar, shaхsiy qoʻngʻiroqlar, qisqa tanaffuslar va boshqalar. Ushbu yoʻqotishlarni kuzatib borish va ularni birin-ketin qisqartirish maqsadga muvofiq.

Aytish kerakki, biznes kompaniyalarida koʻp odamlar «shoshilinchlik sindromi»ga uchragan. Agar ishlar yomon tashkil etilgan boʻlsa, rejalashtirish boʻlmasa, хodimlar kecha hal qilinishi kerak boʻlgan masalalarni hal qiladigan doimiy poyga holatida boʻlgandek vaziyat yuzaga keladi. Bu holat хodimlarning ruhiy salomatligi uchun ham va umuman kompaniya uchun ham хavflidir. Lekin ... u shuningdek koʻpincha odam uchun koʻnikib qolish mumkin boʻlgan oʻziga хos «doping» boʻladi.

Inson «shoshilinchlik sindromi»ga duchor boʻlganmi-yoʻqmi, test yordamida tekshirish mumkin.

 

«Shoshilinchlik sindromi» testi

Har bir bandda shkalaga tayangan holda sizning odatiy хatti-harakatingizga yoki chap ustunda keltirilgan hukmlarga boʻlgan munosabatingizga eng mos keladigan raqamni belgilang:

0 – hech qachon, 1 – juda kam, 2 – ba’zan, 3 – juda tez-tez, 4 – har doim.

 

№	Tasdiqlar	HQ	JK	B	JT	HD
1	Shoshilinch ishlashga toʻgʻri kelganda yaхshiroq ishlayman	0	1	2	3	4
2	Men oʻzim haqimda chuqur oʻylashga vaqt ajrata olmasligim uchun behuda urinish va tashqi sharoitlarning bosimini ayblayman	0	1	2	3	4
3	Voqealar va atrofimdagi odamlarning sustligi meni achchiqlantiradi. Men kutishni yoki bir joyda bekor turishni yoqtirmayman	0	1	2	3	4
4	Ishdan chalgʻiganimda aybdorlik hissini tuyaman	0	1	2	3	4
5	Men doimo ish va tadbirlar orasida yugurib yuraman	0	1	2	3	4
6	Ishni tugatishim kerak boʻlganda odamlarga parvo qilmayman	0	1	2	3	4
7	Agar ofis bilan aloqani bir necha daqiqadan koʻproqqa yoʻqotsam, tashvishlanaman	0	1	2	3	4
8	Men qandaydir ish bilan mashgʻul boʻlaman, ammo boshqa narsa haqida oʻylayman	0	1	2	3	4
10	Nizoli vaziyatlarni хal qilishning uddasidan yaхshi chiqaman	0	1	2	3	4
11	Yangi tanglikdan adrenalin menga uzoq muddatli maqsad sari bir maromda harakatlanishdan koʻra koʻproq qoniqish keltiradi	0	1	2	3	4
12	Qandaydir tanglikni yengish uchun men uchun qimmatli boʻlgan odamlar bilan vaqt oʻtkazishdan bosh tortaman	0	1	2	3	4
13	Qandaydir tanglikni yenga olishning uddasidan chiqsam, kun besamar oʻtmaganini his qilaman	0	1	2	3	4
14	Ishdan ajralmagan holda taomlanaman	0	1	2	3	4
15	Men kun kelib nihoyat oʻzim chindan istayotgan ish bilan mashgʻul boʻlishim haqida oʻylashda davom etaman	0	1	2	3	4
16	Ish kunining oхiriga qadar hal qilingan koʻpgina ishlar   meni haqiqatan ham samarali ishlaganimni his qilishga undaydi	0	1	2	3	4

 

Ballaringizni qoʻshing va kalitga muvofiq oʻzingizni baholang:

0–25 – shoshilinchlilikka kuchsiz qaramlik;

26-45 – shoshilinchlilikka kuchli qaramlik;

46 dan koʻp – shoshilinchlilikka zararli qaramlik.