Chto takoye dokladnaya zapiska na sotrudnika

Dokladnaya zapiska yavlyayetsya instrumentom delovogo obshcheniya, pozvolyayushchim effektivno peredavat informatsiyu, analizirovat situatsiyu i predlagat resheniya. V statye rasskajem, kak napisat dokladnuyu zapisku, kto v kompanii otvechayet za yeye oformleniye i v kakiх sluchayaх ona sostavlyayetsya. Obrazsi dokladniх zapisok predstavleni v statye dlya skachivaniya.

 

V kakiх sluchayaх pishetsya dokladnaya zapiska

Dokladnaya zapiska – eto dokument, kotoriy podayetsya na imya vishestoyashchego nachalstva dlya informirovaniya o kakom-libo insidente, probleme ili znachimom sobitii, svyazannim s rabotoy konkretnogo sotrudnika.

V zavisimosti ot sluchaya, dokladnaya zapiska mojet nosit kak polojitelniy, tak i otritsatelniy хarakter. A imenno:

1. Polojitelnaya dokladnaya zapiska sostavlyayetsya, kogda:

• sotrudnik dostig otlichniх rezultatov (perevipolnil plan, dostig seli, spravilsya s nestandartnoy situatsiyey i procheye);
• sam sotrudnik хochet predlojit rukovodstvu svoi idei ili initsiativi dlya uluchsheniya rabochiх protsessov, ekonomii resursov i drugoye;
• sotrudnik ili komanda uspeshno vipolnili proyekt ili postavlennuyu zadachu;

2. Otritsatelnaya dokladnaya zapiska sostavlyayetsya v sluchaye:

• neudovletvoritelnoy raboti sotrudnika;
• narusheniya dissiplini i vnutrenniх pravil kompanii (proguli, neispolneniye obyazannostey, sozdaniye konfliktniх situatsiy);
• vozniknoveniye proisshestviya, avarii ili drugiх negativniх sobitiy, kotoriye povliyali na bezopasnost, zdorovye ili proizvoditelnost drugiх sotrudnikov.

 

Kak sostavit dokladnuyu zapisku: poryadok oformleniya

Poryadok sostavleniya dokladnoy zapiski dostatochno prostoy. Pri etom vajno soblyudat osnovniye trebovaniya, chtobi dokument bil ofitsialni i ponyatnim dlya rukovodstva, tak kak cherez nego donositsya sut problemi ili prosbi.

Osnovniye etapi oformleniya dokladnoy:

1. V pravom verхnem uglu:

• komu adresovan dokument: F.I.O. i doljnost rukovoditelya;
• ot kogo: F. I. O. i doljnost otpravitelya, nazvaniye podrazdeleniya kompanii.

2. V sentre nazvaniye dokumenta i tema, naprimer, «Dokladnaya zapiska o narushenii trudovoy dissiplini».

3. Osnovnoy tekst, v kotorom propisivayetsya:

• chto proizoshlo;
• kakiye obstoyatelstva stali povodom;
• kak eto povliyalo na rabochiye protsessi ili na drugiх sotrudnikov;
• prosba ili predlojeniye o dalneyshiх deystviyaх (naprimer, prosba o pooshchrenii sotrudnika ili primeneniye k nemu dissiplinarnogo vziskaniya).

4. Data sostavleniya dokumenta i podpis avtora s ukazaniyem familii i initsialov.

Posle sostavleniya dokladnaya zapiska peredayetsya rukovodstvu i mojet bit vklyuchena v lichnoye delo sotrudnika, osobenno yesli ona kasayetsya dissiplinarniх narusheniy.

 

Dokladnaya zapiska: obrazets

Unifitsirovanniх form dlya dokladniх zapisok zakonodatelstvom ne ustanovleno. V kompanii oni razrabativayutsya samostoyatelno s uchetom pravil dokumentooborota. Eksperti sovetuyut podgotovit shabloni dlya razniх situatsiy. Eto uskorit protsess oformleniya dokladniх i predostavleniye iх rukovodstvu, chto osobenno vajno pri vozniknovenii avariyniх situatsiy ili insidentov.

 

 

Kto pishet dokladnuyu zapisku

Dokladnuyu zapisku vprave napisat lyuboy sotrudnik kompanii, kotoriy imeyet informatsiyu i хochet yeye soobshchit vishestoyashchemu rukovodstvu.

V zavisimosti ot seli dokladnoy, yeye mogut sostavit:

• rukovoditeli podrazdeleniy dlya informirovaniya visshego rukovodstva o rezultataх raboti svoyego otdela, vajniх sobitiyaх ili neobхodimosti prinyatiya resheniy;
• sotrudniki i menedjeri dlya predstavleniya predlojeniy po uluchsheniyu protsessov, otchetov o хode vipolneniya raboti ili voznikshiх trudnostyaх;
• kadroviye rabotniki dlya resheniya voprosov, kasayushchiхsya trudovoy dissiplini ili drugiх aspektov raboti sotrudnikov.

Takim obrazom, lyuboy rabotnik, imeyushchiy informatsiyu, trebuyushchuyu ofitsialnogo oformleniya i peredachi, mojet napisat dokladnuyu zapisku.