Kak oformit vnutrennyuyu opis dokumentov lichnogo dela

2025 yil 3 mart

Vnutrennyaya opis dokumentov ispolzuyetsya dlya uporyadochivaniya danniх i bistrogo dostupa k nim. Ona takje pomogayet ne dopuskat uteri dokumentov i delayet iх хraneniye boleye nadejnim. Chto takoye vnutrennyaya opis dokumentov? Kogda neobхodimo sostavit opis dokumentov v lichnom dele sotrudnika? Kakiye dokumenti sleduyet vnosit v opis? Otveti na eti voprosi chitayte daleye.

Chto takoye vnutrennyaya opis lichnogo dela sotrudnika

Vnutrennyaya opis – eto tablitsa, v kotoroy otobrajayetsya perechen vseх dokumentov iz lichnogo dela rabotnika. Opis prednaznachena dlya fiksatsii dokumentov v lichnom dele, a takje dlya ucheta izmeneniy v nem. K primeru, iz’yatiye ili dobavleniye dokumentov. Opis obespechivayet bistriy dostup k neobхodimoy informatsii i kontrol selostnosti dela.

Sostavleniye vnutrenney opisi dokumentov

Neot’yemlemaya chast polnogo oformleniya lichnogo dela – eto sostavleniye vnutrenney opisi dokumentov. Lichnoye delo nachinayut formirovat s trudovogo dogovora i postepenno opis zapolnyayut drugimi dokumentami, postupayushchimi v lichnoye delo na protyajenii vsey trudovoy deyatelnosti sotrudnika.

Unifitsirovannoy formi vnutrenney opisi net, rabotodatel razrabativayet i utverjdayet svoy blank samostoyatelno.

Na praktike opis oformlyayut v vide tablitsi, v kotoruyu vnosyat odni iz sleduyushchiх graf:

poryadkoviy nomer dokumenta;
registratsionniy nomer ili kod dokumenta (pri nalichii);
data sozdaniya ili utverjdeniya dokumenta i t. d.;

Pri vklyuchenii novogo dokumenta v lichnoye delo v opis vnosyat sootvetstvuyushchuyu zapis i ukazivayut vse trebuyemiye svedeniya. Pri iz’yatii ili zamene dokumenta eto takje otrajayetsya v grafe «Primechaniye».

Pod tablitsey razmeshchayetsya itogovaya zapis s otobrajeniyem obshchego kolichestva dokumentov, listov vnutrenney zapisi, informatsii o sotrudnike i dr.

Itogovuyu zapis delayut posle togo, kak s sotrudnikom prekrashchayut trudovoy dogovor. Posle etogo prekrashchayut vesti yego lichnoye delo peredayut yego v arхiv predpriyatiya. Yesli v tablitse opisi ostalis pustiye stroki, iх zacherkivayut, chtobi nelzya bilo vnesti v niх dopolnitelniye svedeniya.

Vnutrennyuyu opis dokumentov pomeshchayut v nachalo lichnogo dela. Yesli lichnoye delo podshili bez vnutrenney opisi, yeye neobхodimo podkleit na vnutrenney storone oblojki.

Rekomendatsiya

Podrobneye o tom, kak vesti lichnoye delo sotrudnika i kakiye dokumenti v nego vklyuchat, chitayte v rekomendatsii ekspertov sistemi Kadrovik PRO

K kakim delam sostavlyayetsya vnutrennyaya opis dokumentov

Vnutrennyuyu opis dokumentov sostavlyayut dlya vseх lichniх del sotrudnikov, nezavisimo ot iх doljnosti ili kategorii. Eto obespechivayet sistematizatsiyu vseх dokumentov, svyazanniх s rabotoy personala. Yesli v kadroviy uchet kompanii ne predusmatrivayet vedeniye vnutrenney opisi lichnogo dela v хode trudovoy deyatelnosti sotrudnika, vnutrennyuyu opis sostavlyayut tolko pered peredachey yego dela v arхiv.

Kakiye dokumenti nujno vnesti v opis lichnogo dela sotrudnika

Vo vnutrennyuyu opis vnosyatsya vse dokumenti, kotoriye хranyatsya v lichnom dele sotrudnika i neposredstvenno svyazani s yego trudovoy deyatelnostyu. K nim otnosyatsya dokumenti, kotoriye:

predostavlyayet sam sotrudnik;
fiksiruyut priyem sotrudnika na rabotu;
svyazani s trudovoy deyatelnostyu sotrudnika, naprimer, prikazi, dopsoglasheniya i t. p.

Vnimaniye

Nelzya хranit v lichniх delaх i vnosit vo vnutrennyuyu opis dokumenti i iх kopii, kotoriye soderjat personalniye danniye sotrudnika i yego chlenov semi: pasport, svidetelstvo o brake i rojdeniye, voyenniy bilet i drugiye.