При приеме работника заключите с ним трудовой договор в письменной форме (см. примерную форму). На основании трудового договора издайте приказ. Не заключайте договор устно, заменив его заявлением работника, это нарушение.

С каждым работником заключайте индивидуальный трудовой договор, имеющий свой отдельный номер. Не оформляйте один договор на несколько лиц.

Ситуация

Предприятие принимает на работу трех работников на одну и ту же должность, по одинаковой специальности и с выполнением одинаковых функций 

Можно ли заключить с работниками один трудовой договор (под одним номером)?

– Заключить один договор с несколькими работниками нельзя. Трудовой договор – это двустороннее соглашение конкретного физического лица с работодателем о выполнении трудовой функции в данной организации в качестве работника   . Поэтому вы обязаны заключать его индивидуально с каждым работником. Трудовой договор должен иметь собственный номер, отличающий его от других.

Перед заключением трудового договора необязательно получать от работника письменное заявление о приеме на работу. Но если вы попросите сотрудника написать его, в этом нет ничего противозаконного. Подшейте заявление в личное дело (см. образцы заявлений о приеме на работу на неопределенный срок и определенный срок на время отсутствия основного работника).

Трудовой договор оформите в двух экземплярах: один оставьте в кадровых документах, второй передайте работнику . Факт получения работником экземпляра трудового договора зафиксируйте. Это можно сделать отметкой в трудовом договоре «Второй экземпляр трудового договора получил» с подписью работника рядом. Можно попросить работника расписаться о получении в журнале учета трудовых договоров, если он ведется в организации.

Если договор не оформлен письменно, но работник приступил к работе, считайте это заключением трудового договора со дня, когда работник был фактически допущен к выполнению трудовых обязанностей . При этом вы все равно обязаны составить письменный договор. За его отсутствие руководителя могут оштрафовать при проверке .

В конце договора указывайте реквизиты сторон: адрес, ИНН, номера телефонов и дату подписания.

Договор подписывают работник и руководитель организации или другое должностное лицо, обладающее правом приема на работу. Подпись должностного лица заверьте основной печатью организации (при ее наличии).

Работник должен выйти на работу с даты, указанной в трудовом договоре. Если она не указана, требуйте выхода на работу не позднее следующего рабочего дня (смены) после даты подписания договора .

Ситуация

Сотрудница через 3 месяца уходит в отпуск по беременности и родам, компания уже подобрала другого специалиста 

Можно ли трудовой договор с новым сотрудником заключить заранее, до фактического ухода работницы в отпуск по беременности и родам?

– Можно. Но укажите дату выхода нового сотрудника на работу. В противном случае датой будет считаться день, следующий за подписанием договора . Например, дата подписания трудового договора 1 августа, дата выхода на работу – 1 ноября.