«При плановой проверке нам сделали замечание, что отсутствует график отпусков. У нас маленькая компания, в которой работает всего 10 человек, некоторые из которых – «срочники». Обязательно ли составлять такой график? Включать ли в него сотрудников, устроившихся всего на 6 месяцев?».

На вопрос читателя ответила эксперт «Нормы» по трудовому праву Ленара ХИКМАТОВА:

– «Обратимся к статье 144 ТК. В ней сказано, что очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком. При этом никаких исключений в зависимости от численности организации или ее формы собственности законодательство не делает. График отпусков – это тот локальный нормативный акт, который непосредственно предусмотрен Трудовым кодексом и в обязательном порядке должен быть на каждом предприятии. Микрофирма вы или промышленный «гигант», частная компания или государственная – будьте любезны распланировать отдых ваших сотрудников на следующий календарный год.

Отсутствие графика отпусков в организации – это нарушение законодательства о труде, за которое предусмотрена административная ответственность . Также важно оформлять его своевременно и правильно. Ст. 144 ТК обязывает утвердить документ до начала календарного года по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников. График, как правило, составляется ближе к концу года. Если его утвердили уже в январе следующего года или не согласовали с представительным органом работников – это могут посчитать за нарушение.

График отпусков нужен чтобы:

• определить очередность ухода работников в ежегодные отпуска;
• заблаговременно (не менее чем за 2 недели) известить сотрудника о времени отпуска;
• заранее найти ему замену;
• не допустить накапливания неиспользованных отпускных дней. Для этого перед составлением графика отпусков на следующий год анализируют их использование в текущем году и определяют порядок предоставления неиспользованных отпусков в следующем;
• распределить отпуска среди сотрудников так, чтобы это не нарушало нормальный ход работы предприятия;
• выплатить отпускные. Сроки оплаты отпуска устанавливаются в коллективном договоре и не могут быть позднее последнего рабочего дня до начала отпуска .

Очередность предоставления отпусков, как правило, зависит от специфики деятельности организации, поэтому единого варианта составления графика нет. Каждая организация, решая вопрос, кто и в какое время уйдет в отпуск, ориентируется на интересы своих работников и характер выполняемых ими задач.

Например, компании с сезонным характером работ, образовательные учреждения могут дать отпуск одновременно большинству своих сотрудников в определенный период времени, когда в них нет острой необходимости.

Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс это прямо не предусматривает. Ч. 2 ст. 144 ТК говорит только о том, что нужно извещать работника о времени предоставления отпуска минимум за 15 дней до его начала. Однако считаем целесообразным все же знакомить сотрудников с графиком «под роспись», так как это – локальный акт организации, напрямую затрагивающий права и интересы работников.

Каким образом вы будете доводить до работников информацию об утвержденном графике отпусков – полностью на ваше усмотрение. К примеру, работник может расписаться в самом графике – в специально отведенной для этого графе. Также подпись работника может стоять в листе ознакомления с графиком отпусков, в журнале ознакомления с локальными нормативными актами компании и т.п. Иными словами, какой бы способ информирования вы не выбрали, главное – подтвердить сам факт ознакомления.

Включать ли «срочников» в график отпусков

Сотрудники, работающие по срочному трудовому договору, имеют те же права и гарантии, что и принятые на неопределенный срок. Поэтому предоставить им отпуск – прямая обязанность работодателя. Но трудовые договоры могут заключаться и на совсем короткий срок, например, на 6 месяцев или даже меньше. Трудовым кодексом определен лишь предельный срок действия срочного договора – 5 лет, нижний его порог – не установлен.

Согласно ст. 143 ТК ежегодный основной отпуск за первый рабочий год предоставляется по истечении 6 месяцев работы со дня начала работы по трудовому договору. Поэтому логично предположить, что включать в график сотрудников, принятых на 6 месяцев и меньше, – просто нет смысла.

Вместе с тем, в локальных актах и трудовом договоре могут быть установлены дополнительные по сравнению с законодательными актами трудовые права и гарантии для работника. В частности, предприятие может закрепить в них случаи, когда работник приобретает право на получение отпуска за первый рабочий год до истечения 6 месяцев работы (например, в компаниях, «загруженность» которых зависит от определенного календарного периода и т.д.). Кроме того, такое право можно оговорить при приеме на работу или впоследствии, включив в трудовой договор.

Таким образом, если в локальном акте или трудовом договоре содержится условие о предоставлении «срочнику», принятому на полгода, отпуска до истечения 6 месяцев –обязательно включите его в график отпусков. Если такого условия нет, работника в график можно не вносить, так как до окончания работы он еще не получит право на отпуск. Но помните, что при прекращении трудового договора вы должны будете выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени.

Также имейте в виду, что срок трудового договора может быть изменен, и работник по истечении 6 месяцев работы получит право на отпуск. Поэтому не будет ошибкой, если вы впишете временного работника в график, но без указания дат отпуска. Вы сможете внести даты потом, если стороны договорятся о предоставлении отпуска. Возле фамилии сотрудника можно поставить знак примечания, а в самом примечании – указать срок действия договора и прописать, что при изменении срока трудового договора, время отпуска будет запланировано.

Кроме того, не забывайте о категориях работников, которым закон прямо гарантирует право получить отпуск до истечения 6 месяцев работы :

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или после него;
• инвалидам I и II группы;
• лицам моложе 18 лет;
• военнослужащим срочной военной службы, уволенным в резерв и поступившим на работу;
• совместителям – одновременно с отпуском по основному месту работы с оплатой пропорционально времени работы по совместительству;
• обучающимся без отрыва от производства в школах, средних специальных, профессиональных учебных заведениях, вузах, на курсах повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров, – если они хотят приурочить свой ежегодный отпуск ко времени сдачи экзаменов, зачетов, выполнения дипломных, курсовых, лабораторных и других учебных работ;
• работникам, высвобожденным по п. 1 ч. 2 ст. 100 ТК.
• преподавательскому составу школ, высших и средних специальных, профессиональных учебных заведений, институтов и курсов повышения квалификации и переподготовки кадров ежегодный отпуск в первый  рабочий год предоставляется в период летних каникул полной продолжительностью, независимо от времени поступления на работу с оплатой пропорционально отработанному времени».