Пригодится каждому кадровику в ноябре:
Как составить должностную инструкцию и чем она может помочь работодателю
Крайне сложно уволить сотрудника за нарушение трудовых обязанностей, если эти обязанности нигде не прописаны. В этом вопросе работодателю поможет правильная должностная инструкция. О том, как ее составить и с ней работать, рассказала эксперт «Нормы» по вопросам трудового права Ленара ХИКМАТОВА:
– «К примеру, ваш продавец-консультант продает один товар в день вместо десяти и, соответственно, не выполняет план продаж. С точки зрения руководства решение об увольнении очевидно, но уволить сотрудника просто так вы не сможете, его защищает законодательство о труде.
В трудовом договоре прописано, что сотрудник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар». А, значит, даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.
Должностная инструкция – это локальный акт предприятия, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия для работы в определенной должности. Она нужна, если трудовые обязанности работников не детализированы в других локальных актах (ПВТР, уставах и положениях о дисциплине или др.) или трудовых договорах . Задача инструкции – закрепить:
- функции работника;
- его основные права, обязанности и ответственность;
- квалификационные требования;
- другие важные условия работы.
Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто, чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, отвечать за это будет второй референт.
Должностная инструкция составляется по каждой должности в организации и носит обезличенный характер (см. образец). Законодательно утвержденной формы – нет. Также не определен порядок разработки инструкций, их утверждения и внесения изменений.
Иногда в нормативно-правовых актах указано, кто разрабатывает должностные инструкции в подведомственных организациях. Например, должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС — руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте .
Что писать
При написании инструкций примите во внимание:
- корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т. д.;
- типовые формы должностных инструкций, если они есть.
В каждую должностную инструкцию внесите название организации; дату и место составления; гриф утверждения; полное наименование документа.
Включите в текст инструкции общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника. Разберем содержание этих разделов детально.
1. Общие положения
Включите сюда:
- наименование должности по штатному расписанию;
- принадлежность к структурному подразделению;
- подчиненность работника;
- порядок назначения на должность и освобождения от нее;
- порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;
- квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);
- нормативно-правовые, методические и внутренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.
2. Функции
В этом разделе укажите:
- основные задачи работника;
- виды работ*;
- участок работы;
- особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.
*К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять различные работы в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.
Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств.
3. Должностные обязанности
В предыдущем разделе вы перечислили функции работника и виды его работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.
4. Права
Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:
- доступ работника к определенной информации;
- порядок получения необходимых в работе данных;
- принятие решений;
- визирование определенных документов;
- контроль оформления документов;
- контроль работы подчиненных;
- контроль соблюдения трудовой дисциплины и т. д.
5. Ответственность
Перечислите формы ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.
Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.
Если в организации есть положения об оценке работы персонала, штрафах или премировании, не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.
Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т. д.
Кто должен писать должностные инструкции
Поручите подготовку инструкций:
1) руководителям структурных подразделений (формулируют должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности);
2) кадровой службе (систематизирует информацию, полученную от руководителей подразделений, оформляет проект должностной инструкции).
Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем их должны подписать руководители подразделений и утвердить директор или его заместитель. И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, заверьте ею готовый документ.
Нужно ли издавать приказ
Издавать приказ об утверждении должностных инструкций необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.
При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при наличии печати).
Корректируйте инструкции при изменении:
- трудовых функций;
- названия должности;
- наименования организации;
- названия структурного подразделения и т. д.
Все изменения вносятся в том же порядке, что и при принятии самого документа».