Как убедить директора, что кадровик перегружен

 «У нас частная компания с численностью штата порядка 200 человек. На все предприятие – один инспектор по кадрам. Текучесть кадров – высокая, объем работы – колоссальный. Существуют ли какие-то нормы нагрузки на 1 кадровика? Какую численность штата он должен обслуживать? Директор отказывается увеличивать штат и брать еще одного специалиста по кадрам».

– К сожалению, действующее законодательство не устанавливает нормативы численности специалистов по кадрам. Работодатели вправе решать этот вопрос самостоятельно.

Конечно, здесь нужен разумный подход с учетом специфики организации. Существенно увеличивают нагрузку кадровика:

• производственная деятельность предприятия;
• рабочие места с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры;
• регулярное обучение и аттестация персонала;
• воинский учет;
• сдача отчетов в органы по труду и статистики и т.д.

Слишком высокая нагрузка на специалиста кадровой службы порождает риск ошибок и упущений в его работе. А это в свою очередь может повлечь за собой несоблюдение отдельных требований трудового законодательства, нарекания от контролирующих органов и административные штрафы.

Еще один риск заключается в «человеческом факторе»: кадровик, как и остальные работники, может уйти на больничный, в отпуск, уехать в командировку и т.п. Но кадровую работу в связи с этим никто не отменяет. В этот период может понадобиться оформить какую-либо кадровую процедуру – срочно принять или уволить работника и т.п. В такой ситуации зачастую возникают трудности с заменой кадровика тем специалистом, который сможет грамотно все оформить, в том числе – в ЕНСТ.

Что делать

1. Если вы сообщаете руководителю о перегрузке, нехватке времени, других проблемах и связанных с ними рисках, делайте это в письменной форме. Например, – в докладной записке.

Не лишним будет обратиться в профсоюзный комитет или иной представительный орган работников, если он есть на предприятии.

Если в будущем встанет вопрос о вашем профессиональном несоответствии, – у вас будут доказательства того, что вы не справляетесь с работой не по своей вине, а по объективным причинам.

2. Инициируйте нормирование вашего труда в качестве специалиста по кадрам. Для этого  сделайте примерный расчет временных затрат на каждую кадровую процедуру. Полученные результаты покажут, сколько задач выполняет кадровик и сколько времени на них уходит.

Как посчитать нагрузку

Выполните хронометраж: в течение, минимум, месяца (а лучше – 2-3, чтобы учесть естественные колебания нагрузки) посчитайте, какие виды работы вы выполняете в течение рабочего дня и сколько времени уходит в среднем на 1 кадровую процедуру.

Например, при приеме на работу на ознакомление работника с локальными нормативными актами уходит 10 минут, на составление трудового договора – 15 минут, на регистрацию сотрудника в ЕНСТ на my.mehnat.uz – 10 минут, заполнение личной карточки формы Т-2 – 20 минут, ознакомление работника с трудовым договором, приказом и Т-2 – 10 минут и т.д.

Полученные результаты сложите и получите общее количество времени, потраченного на процедуру приема 1 сотрудника. Затем определите примерное количество таких процессов за месяц и умножьте на время их выполнения.

К примеру:

• общее время, необходимое для оформления приема 1 нового сотрудника, – 120 минут;
• среднее количество таких процедур в месяц – 15;
• итого: 120 × 15 = 1 800 минут (или 30 часов, или 3, 75 рабочих дня).

И так придется просчитать все кадровые процедуры (увольнение, переводы, оформление больничных, заполнение табеля учета рабочего времени и т.д.).

Дело – трудоемкое, но оно того стоит, поскольку позволит наглядно – на языке цифр – показать работодателю ваш рабочий процесс и отсечь вопросы нерадивости, низкой профессиональной компетентности и т.п.

Согласно ст. 177 ТК работодатель должен улучшать ваши условия труда, внимательно относиться к вашим нуждам и запросам. А хронометраж поможет донести до него суть проблемы.