В рекомендации:

- как определить цель корпоратива

- как разработать программу мероприятия

- как подготовить необходимые документы

Проведение корпоративного мероприятия требует четкой подготовки, профессионального подхода и слаженных действий, чтобы все прошло гладко и весело. Вот несколько рекомендаций для кадрового специалиста, чтобы сделать это событие интересным и запоминающимся.

Определитесь с целью корпоратива

Прежде чем начать подготовку, подумайте, для чего вы проводите корпоратив. Это может быть:

• создание более дружной и сплоченной команды – объединить и сплотить коллектив организации, способствуя взаимопониманию и командному духу, сформировать группы с общими целями и задачами, а также создать условия для предупреждения конфликтов и конструктивного разрешения разногласий;
• мотивация сотрудников – публично отметить и наградить отличившихся сотрудников, чтобы показать пример для подражания коллегам и повысить их лояльность к организации;
• подведение итогов года – отметить достижения и значимые успехи компании, оценить вклад каждого сотрудника и поблагодарить их за проделанную работу. Создать атмосферу признательности и мотивировать персонал для дальнейшего роста, а также обозначить цели и приоритеты на следующий год;
• обучение работников – повысить уровень знаний сотрудников, предоставить возможность для обмена новаторскими идеями, объединить усилия для решения общих производственных задач, а также организовать корпоративное обучение для новичков;
• знакомство новых сотрудников с коллективом – предоставить возможность лучше узнать друг друга, включить новых работников в команду, создать необычные форматы общения между персоналом и руководителем, а также обеспечить обратную связь как для сотрудников, так и для руководства.

Выбирайте для мероприятия удобное место и время, когда большинство сотрудников смогут прийти. Хорошим вариантом, к примеру, могут быть вечер пятницы или суббота. Если планируете большой корпоратив – предупредите всех заранее, подготовьте и разошлите приглашения (можно электронные), чтобы у сотрудников было время подготовиться.

Если бюджет позволяет, арендуйте зал в кафе или ресторане, либо найдите необычное место (например, лофт, коворкинг, парк). Если же собираетесь проводить мероприятие в офисе, то продумайте декор, расстановку мебели и зону для фотосессий.

Разработайте программу 

Создайте программу, включив в него различные конкурсы и развлечения, которые могут понравиться всем участникам. При подготовке программы учтите насколько мероприятие соответствует ожиданиям каждого приглашенного. Поскольку зачастую коллектив включает в себя лиц разного возраста и разных интересов, рекомендуется заранее провести анкетирование или устный опрос сотрудников.  

Придумайте интересную тему мероприятия – это добавит веселья. Например, можно устроить «Вечеринку в стиле 80-х», «Спастись от жары» или «В кругу коллег: строгая элегантность в Ташкенте». Придерживайтесь темы в декоре, дресс-коде и даже в конкурсах.

Организация стола – важная часть праздника. Если в вашем коллективе много людей с разными предпочтениями, постарайтесь это учитывать (например, наличие вегетарианских блюд, безалкогольных напитков).

Чтобы сохранить в памяти приятные моменты, привлеките фотографа или организуйте фотозону, где сотрудники смогут сделать забавные снимки. Это всегда добавляет веселья и позитивных эмоций.

Подготовьте необходимые документы

Несмотря на то, что это праздничное мероприятие, документация все равно понадобится:

• Приказ о проведении корпоратива

Документ оформляется для формализации события. Приказ должен включать следующую информацию:  

•  
  • Название мероприятия, его цель и тематику.
  • Дату, время и место проведения.
  • Утвержденный бюджет (если требуется).
  • Ответственных лиц за подготовку, организацию и безопасность (например, отдел кадров, ответственный по охране труда).

 

 

• Смета расходов

Составьте смету, особенно если бюджет выделяется из корпоративных средств, чтобы согласовать все финансовые траты – от аренды помещения до расходов на еду и подарки. Этот документ нужно согласовать с бухгалтерией и руководством для подтверждения бюджета.

• Список участников

Составьте список участников, чтобы точно знать, кто будет присутствовать. Это поможет вам организовать рассадку, распределение подарков и контроль безопасности на мероприятии.

Чтобы мероприятие прошло успешно, важно грамотно распределить обязанности среди сотрудников и заранее донести до них всю необходимую информацию. Назначьте ответственных и разделите задачи для каждого из этапов: подготовки, проведения и завершения корпоратива.

Проведите инструктаж перед мероприятием или отправьте всем сотрудникам ответственные пункты в электронном письме:

• Где и когда встречаетесь.
• Какие будут правила на мероприятии.
• Что нужно взять с собой – например, если есть дресс-код или определенные реквизиты для конкурсов.
• Напомните сотрудникам о фотозоне, активности, развлечениях.

Соберите обратную связь

После мероприятия отправьте коллегам короткий опрос или побеседуйте с ними, чтобы узнать, понравился ли им корпоратив.

Собранная информация позволит определить наиболее успешные аспекты мероприятия и те, которые требуют улучшения. Используйте полученные данные для разработки стратегии проведения будущих корпоративных мероприятий, чтобы сделать их еще более увлекательными и полезными для коллектива. Регулярный учет мнений сотрудников помогает повышать их вовлеченность и показывает, что их мнение ценно для организации.