Что сдать в архив при ликвидации

«Организация в течение ближайших 6 месяцев будет ликвидироваться. Какие документы и в какой архив нужно сдать?».

– При ликвидации организация должна передать документы по личному составу и архивные документы, сроки хранения которых не истекли, в архив в упорядоченном состоянии – на основании договора между ликвидационной комиссией, создаваемой в самой организации, (ликвидатором) и архивом.

Организация самостоятельно заключает договор с архивами, расположенными в городах и областях Узбекистана, – желательно по месту дислокации организации.

Архивы и ведомственные архивы оказывают услуги в пределах видов деятельности, закрепленных в их учредительных документах.

Чтобы определить ценность документов и подготовить их к передаче в архив, ориентируйтесь на два базовых документа:

• Положение о порядке предоставления услуг архивами и ведомственными архивами;
• Положение о порядке комплектования государственного учета, хранения и использования архивных документов.

Ликвидационная комиссия может самостоятельно отобрать дела для передачи в архив. Но если опыта такой работы у ваших сотрудников нет, привлеките к ней специалистов архивных учреждений, они оказывают такие услуги.

На архивное хранение обязательно сдаются:

• личные дела работников;
• приказы по личному составу;
• финансовые документы по начислению и выплате заработной платы работникам, удержанию всех налогов.

В личное дело работника входят:

• копии всех документов, требуемых при приеме на работу в соответствии со ст. 80 ТК, за исключением трудовой книжки, подлинник которой хранится в организации до момента прекращения трудового договора с сотрудником по особым правилам учета и хранения .

• первый экземпляр трудового договора и все дополнительные соглашения к трудовому договору;
• личная карточка Формы Т-2 .

Карточка Т-2 отображает все анкетные (личные) данные сотрудника и показывает всю его трудовую деятельность в данной организации: перемещения (переводы), использование всех видов отпусков, проведение аттестаций, повышение квалификации и т.п.

В процессе трудовой деятельности в карточку Т-2 вносят дополнения и изменения, всегда можно определить, на основании каких документов они внесены. В дальнейшем это облегчает поиск архивных документов и подтверждение тех или иных моментов деятельности работника. Личная карточка Формы Т-2 – это основа личного дела сотрудника.

Личные дела всех сотрудников, в том числе – ранее уволенных, хранятся в организации до момента их сдачи в архив.

Валерия ЛЯНДРЕС,

эксперт «Нормы»