Пригодится каждому кадровику в декабре:
«У компании есть филиалы в регионах. Кадровое делопроизводство ведется на местах. Проверяющие органы сделали замечание, что мы не знакомим сотрудников филиала при приеме их на работу с локальными актами. Но они у нас только в одном экземпляре и хранятся в головном офисе. Установлен ли законом конкретный порядок ознакомления персонала с локальными актами?».
На вопрос ответила эксперт «Нормы», юрист Ленара ХИКМАТОВА:
– Действительно, согласно ст. 178 ТК каждый работник должен быть предварительно ознакомлен с кругом возлагаемых на него трудовых обязанностей. А трудовые обязанности работника конкретизируются в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), уставах и положениях о дисциплине, локальных актах (коллективных договорах, инструкциях и т.д.), трудовом договоре 
.
Персонал нужно знакомить с теми внутренними документами предприятия, которые непосредственно касаются их трудовой деятельности. Если этого не сделать, вы не сможете потом привлечь работника к дисциплинарной ответственности за их невыполнение.
Если у компании есть филиалы
Есть несколько вариантов решения проблемы. В частности, можно:
1) составить локальные акты в нескольких экземплярах по количеству филиалов, сделав в них отметку примерно такого содержания: «настоящий локальный акт составлен в количестве 5 оригинальных экземпляров для передачи в каждый из филиалов организации»;
2) сделать заверенные печатью организации копии имеющихся локальных актов и передать их в филиалы;
3) разместить локальные акты на электронном корпоративном портале. Важно, чтобы у каждого работника был доступ к такому порталу для ознакомления с документами;
4) отправить локальные акты на рабочую или личную электронную почту сотрудника. При этом желательно, чтобы адрес личной электронной почты был указан в трудовом договоре сотрудника.
Внимание
Какой бы из вышеуказанных вариантов вы не выбрали, не забывайте о главном: нужно подтвердить факт ознакомления работником с локальным актом. Особенно это касается вариантов с рассылкой документов по электронным средствам связи. После того, как работник ознакомится с локальными актами, он должен засвидетельствовать это проставлением личной подписи. Без этого суд или проверяющий орган могут признать обязанность работодателя по ознакомлению с локальным актом не исполненной.Как именно оформлять процедуру ознакомления сотрудника с локальными актами и где именно он должен расписаться – в законодательстве не определено. По сложившейся практике, это можно сделать:
1) на листах ознакомления, подшиваемых к локальным актам, на которых работники будут расписываться в процессе приема на работу. Озаглавить их можно так: «Лист ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка ООО «NAVRUZ», утвержденными приказом №12 от 01.03.2022 г.». Примерные графы листа: Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение (если имеется), дата ознакомления, подпись работника;
2) в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов. Здесь графы будут несколько отличаться, т.к. в таблице указываются все локальные акты, с которыми вы знакомите сотрудника: Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение (если имеется), ознакомлен с ПВТР (дата и подпись), ознакомлен с Коллективным договором (дата и подпись), ознакомлен с Положением об оплате труда (дата и подпись) и т.д.;
3) на отдельном листе ознакомления для каждого работника, прилагаемого к его трудовому договору. В таком листе приводится полный перечень локальных актов, с которыми работодатель ознакомил работника при приеме на работу. Факт ознакомления подтверждается подписью напротив каждого локального акта;
4) в трудовом договоре. В конце трудового договора делается отметка об ознакомлении работника с ПВТР и иными локальными актами с указанием их названий.
Если работник отказывается ставить подпись, подтверждающую ознакомление с локальным актом, составьте в присутствии свидетелей акт. Укажите в нем, что работник был ознакомлен с документом, но от проставления подписи после его прочтения отказался.
Возможен и еще один способ ознакомления работников с локальными актами – путем электронного документооборота, когда стороны обмениваются документами, подписанными электронными подписями. Действующим Трудовым кодексом такая процедура не регламентирована, но тоже имеет право на существование.
Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Правда, для этого должны быть одновременно соблюдены некоторые условия, перечисленные в ст. 7 Закона «Об электронной цифровой подписи».
Кроме того, не у всех работников есть ЭЦП, а отказывать по этой причине в трудоустройстве неправомерно. Работодатель исходя из своих финансовых возможностей может организовать получение всеми работниками ЭЦП за счет предприятия для полноценного электронного документооборота. Тем более это целесообразно, если есть отдаленные филиалы и дистанционные работники.
