Как разработать Руководство для новичка

Одна из главных причин ухода работников на этапе адаптации – отсутствие ясной «навигации» новичка в новой для него корпоративной среде. Как ни странно, во многих компаниях хорошо отлажен процесс поиска и отбора, есть грамотный кадровый учет, но при этом новый сотрудник после приема на испытательный срок остается один на один с трудностями на новом месте работы. Руководитель занят, коллеги тоже не спешат помогать и опекать, и как результат копится тревога, чувство неопределенности…

Как разработать Руководство для новичка, рассказывает HR-консультант Ирина ШАКИРОВА:

 

 

– Руководство для новичка – это документ, с помощью которого новый сотрудник самостоятельно справится с первыми шагами в вашей компании. Разработав такой внутренний документ один раз, HR-специалист, руководители подразделений и отделов навсегда избавятся от необходимости повторять одно и то же каждому новому работнику, смогут сразу включить новичка в рабочие процессы.

Рассмотрим примерную структуру и содержание такого Руководства.

1. Приветственное слово Директора компании. Не каждый сотрудник в процессе отбора представляется директору. Линейные сотрудники, например, на протяжении всей работы в компании могут никогда с ним лично не встретиться. Прочитать такое приветственное слово, увидеть лицо первого руководителя полезно и важно для новичка.

2. Информация о компании. В этом разделе обычно описываются:

• история компании (когда создана, этапы развития);
• миссия (предназначение компании – что, для кого и как делает компания, какой ее вклад в общество);
• стратегические цели компании (конкретные результаты деятельности компании на 1–2 года, которые должны быть достигнуты);
• корпоративные ценности (принципы поведения, наиболее существенные для организации);
• для кого работает компания (целевые группы клиентов);
• ключевые партнеры (поставщики) компании;
• основные продукты и услуги;
• сертификация, компетенции, награды компании.

 

Дадим примеры миссии разных компаний и ценностей (остальные пункты описать нетрудно).

 

Примеры миссий компаний

Укрепление доверия к страхованию и обеспечение спокойствия духа наших клиентов путем предоставления надежной страховой защиты и высококлассных услуг.

Миссия туристической компании: «Мы предлагаем комплекс туристических услуг для организации незабываемых путешествий, интересных деловых встреч и  комфортного семейного отдыха».

Миссия охранного агентства: «Обеспечение персональной и информационной безопасности; квалифицированная охрана объектов». 

Миссия банка: «Максимальное удовлетворение потребностей клиентов путем предоставления высококачественных и технологичных  банковских продуктов и услуг». 

 

Примеры корпоративных ценностей компаний

• Защита прав собственности;
• Уважение к закону;
• Честность и добросовестность;
• Взаимовыгодное сотрудничество;
• Надежность и репутация;
• Личностный рост и профессиональное развитие;
• Формирование страховой культуры.

Туристическая компания:

• Честность и добросовестность;
• Взаимовыгодное сотрудничество;
• Дружественность;
• Счастливые отношения с клиентами.

Банк:

• Конфиденциальность;
• Честность и добросовестность;
• Взаимовыгодное сотрудничество;
• Дружественность;
• Счастливые отношения с клиентами.

 

3. Организационная структура

Из этого раздела новому сотруднику должно быть понятно, как устроена компания изнутри, сколько в ней подразделений, отделов, кто чем занимается, за что отвечает, как они взаимодействуют друг с другом, какова система подчиненности и принятия решений. Прекрасно, если этот раздел содержит фотографии и контакты сотрудников, краткое описание зоны ответственности.

 

4. Первые шаги

В этом разделе описывается порядок оформления на работу, порядок прохождения испытательного срока, все регламенты и процедуры, которые нужно пройти новому сотруднику.

Например:

• оформление на работу (список документов, контакты кадрового сотрудника, порядок обращения к нему);
• оформление зарплатной карты (описание порядка выплаты заработной платы);
• порядок адаптации (описывается в общем виде, а новичку предоставляется индивидуальный план адаптации);
• порядок прохождения испытательного срока (условия испытательного срока);
• шаблоны документов и заявлений;
• правила работы с корпоративной электронной почтой (как получить логин, пароль, правила оформления индивидуального адреса и т. д.);
• правила заказа канцелярских принадлежностей, визитных карточке, бейджа (форма заявки);
• правила оформления рабочего пропуска;
• правила учета рабочего времени.

 

5. Корпоративные правила (краткая версия основных правил внутреннего распорядка):

• Правила внутренних коммуникаций;
• График работы сотрудников, правила оповещения об отсутствии на работе;
• Внешний вид сотрудников компании (разрешается/запрещается);
• Правила работы с информацией;
• Правила работы с клиентами и партнерами (по телефону и лично);
• Правила субординации (обращения к руководителям);
• Политика компании в отношении социальных сетей;
• Корпоративные праздники, льготы, компенсации, бонусы;
• Больничный лист;
• Порядок предоставления отпуска;
• Отпуск без сохранения содержания;
• Отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком;
• Командировки;
• Другая полезная информация.

 

Руководство для новичка лучше оформить в виде красочного буклета в электронном или печатном виде, с иллюстрациями, с понятной визуализацией, наглядными схемами или рисунками. В целом оно должно быть дружественным и располагающим его изучить. Кстати, изучение этого Руководства будет и первым заданием для новичка. Можно установить срок для этого, после чего проверить понимание, ответить на вопросы, скорректировать действия нового сотрудника в части оформления документов, обустройства на рабочем месте.

Хорошо, если вместе с Руководством для новичка вы сможете вручить новому сотруднику набор корпоративной канцелярии (сумку, блокнот, ручку, значок компании, майку, кружку и т. д.).

Как видим из структуры Руководства, в его разработке должны участвовать как кадровые сотрудники и HR-специалисты, так и руководители подразделений. Утверждает Руководство директор компании.

Если в компании нет средств на разработку и тираж красочного буклета, можно просто собрать  Руководство в Word и распечатать. Главное, чтобы оно было и новые сотрудники не оказались в положении «пойти туда, не знаю куда, и принести то, не знаю что». Чем более осведомлен будет новый сотрудник о том, где он находится, тем больше шансов, что он останется в компании после испытательного срока и станет лояльным и успешным в своей работе.