Как заархивировать кадровые документы предприятия

Архивирование кадровых документов помогает компании упорядочить информацию о трудовой деятельности сотрудников, защитить её от утраты и обеспечить доступность к ней для последующего использования. В статье расскажем, обязательно ли хранение документов в архиве организации после того, как они становятся не актуальными, каков порядок хранения бумажной кадровой документации и как хранить данные о работниках при электронном документообороте.

 

Обязательно ли хранение документов в архиве организации

Процесс создания и оснащения архива, а также процедура передачи документов на хранение в архив называют архивированием документов. На предприятиях архивирование документов по личному составу в течение установленного срока является обязательным, согласно статье 23 Закона «Об архивном деле» (№ ЗРУ-252 от 15.06.2010 г.). Это требования касается таких документов, как трудовые книжки, приказы о приеме и увольнении сотрудников, графики отпусков, табели и другие документы, связанные с трудовой деятельностью.

Архивирование кадровых документов важно не только для соблюдения законодательства, но и для защиты интересов как работодателя, так и работников. В случае споров или проверок наличие правильно оформленных и архивированных документов может сыграть ключевую роль.

Архивирование документов еще называют архивацией, но по сути это два разных понятия. Архивация кадровых документов представляет собой оптимизацию объема файлов с электронными документами, предназначенные для длительного хранения, которая включает в себя как сжатие данных, так и перекодировку, что помогает значительно уменьшить занимаемое файлами пространство на накопителях.

 

Подготовка документов к архивному хранению

К передаче в архив должны быть подготовлены документы, которые потеряли актуальность или не используются в связи с увольнением работников.

Для подготовки документов необходимо следующее:

1. Собрать все кадровые документы, которые следует заархивировать;
2. Разделить документы по сроку хранения: постоянное, длительное, временное.
3. Систематизировать по категориям: по типу, дате, тематике. Это поможет упорядочить информацию и упростить поиск в будущем;
4. Очистить документы от посторонних материалов: скрепок, листков с ошибочной информацией;
5. Исключить документы с истекшим сроком хранения и дубликаты.

Полный список кадровых документов, который подлежит хранению, и сроки их хранения представлен в Перечне к приказу Агентства «Узархив» №40 от 21.02.2020 г. В частности, к таким документам относятся:

• документы по кадровому составу;
• личные дела сотрудников;
• табеля и журналы учета рабочего времени;
• штатное расписание;
• приказы о трудоустройстве и увольнении;
• трудовые договора;
• протоколы;
• документы кандидатов на должность и прочие.

 

Передача документов в архив организации: пошаговый алгоритм действий

Порядок подготовки и передачи документов в архив предприятия может быть установлен Инструкцией по делопроизводству. Это локальный акт, который принимается, чтобы регламентировать порядок ведения делопроизводства на предприятии. Он устанавливает правила и процедуры для обработки, хранения, учета и передачи документов, а также определяет обязанности сотрудников, связанных с делопроизводством.

Порядок передачи кадровых документов в архив:

Шаг 1. Составить опись.

Для каждого пакета документов создается опись, где указывается:

• название и содержание документа;
• период хранения;
• дата и номер документа.

Шаг 2. Оформить и упаковать документы.

Каждый документ подшивается к папке или коробке по группам и аккуратно оформляется ярлыком, содержащим:

• наименование организации;
• название типа документа;
• период хранения (например, «временное», «5 лет»);
• даты начала и окончания действия документа.

Важно убедиться в том, что документы защищены от повреждений.

Шаг 3. Передать документы.

Перед передачей кадровых документов в архив, необходимо убедиться, что все заинтересованные лица, например, руководители отделов, согласовали передачу. Далее составляется акт приема-передачи, в котором указывается:

• наименование всех передаваемых документов;
• количество документов;
• дата передачи.

Акт подписывается двумя сторонами: передающей и принимающей.

 

Как сделать архив документов: правила хранения

Порядок хранения документов в архиве установлен Главой V ПКМ (№ 101 от 05.04.2012 г.). Согласно ему:

• архив должен размещаться в специально отведённом для этого здании или помещении, вдали от опасных объектов;
• должны быть созданы условия, которые будут отвечать требованиям противопожарной безопасности, иметь оптимальный световой и санитарно-гигиенический режим;
• архивохранилище должно быть обеспечено естественной и искусственной вентиляцией;
• для хранения должны использоваться специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и прочее).

 

 

Руководство предприятия должно периодически организовывать проверки архива для оценки состояния документов, их доступности и актуальности. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого составляется акт о списании документов с указанием документов, подлежащих уничтожению. Документы, которые подлежат передаче в государственный архив (например, документы постоянного хранения или имеющие историческую ценность), передаются в соответствии с установленными правилами и с оформлением акта передачи.

 

Как создать архив документов при электронном документообороте

Участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов в порядке, который установлен законодательством (ст. 16 Закона «Об электронном документообороте» № № 611-II от 29.04.2004 г.).

При хранении электронных документов, необходимо обеспечить возможность доступа к ним и предоставления их копий в бумажном формате. Срок хранения электронных документов аналогичен тому, что установлен для таких документов на бумажном носителе, если иное не предусмотрено законом.

Для создания архива для электронных документов необходимо:

• помещение и физические носители, где и на которых будут храниться электронные архивы;
• технические и программные средства, с помощью которых документы будут воспроизводиться, копироваться и конвертироваться;
• контроль физического и технического состояния носителей, техники и программ.

Порядок архивирования электронных документов также может быть установлен Инструкцией по делопроизводству и быть следующим:

1. Проверить состояние всех носителей электронных документов;
2. Осуществить запись электронных документов на машинные носители;
3. Проверить качество записи;
4. Убедиться, что документы сохраняются без возможности изменения;
5. Проставить архивные шифры на единицах хранения;
6. Сделать опись электронных документов и подготовить комплект сопроводительной информации.

 

 

Архивация в электронном виде помогает сократить затраты на хранение, обеспечить удобство доступа и соответствие современным стандартам управления документацией. Но при этом важно соблюдать законодательные требования, чтобы электронный архив имел юридическую силу и был защищён от утраты