Изменение структуры предприятия: виды оргструктур и алгоритм изменения

Компаниям необходимо постоянно адаптироваться, чтобы оставаться успешными и эффективными. Один из ключевых инструментов такой адаптации является удачно выбранная организационная структура. Она позволяет компании оптимизировать внутренние процессы, улучшать взаимодействие между подразделениями и быстрее реагировать на различные изменения. Какие есть типы организационных структур предприятия, зачем они нужны и как оформить изменение оргструктуры, читайте далее.

 

Что такое организационная структура компании

Организационная структура компании представляет собой систему, которая определяет порядок распределения задач, полномочий и ответственности внутри компании. Она показывает, как отделы и сотрудники взаимодействуют друг с другом, как принимаются решения и какова иерархия управления.

Элементами оргструктуры являются:

• подразделения и отделы;
• иерархия – уровни управления, которые показывают, кто кому подчиняется;
• задачи и обязанности сотрудников;
• коммуникационные связи – как передается информация внутри компании.

Организационная структура обязательна только для государственных предприятий, однако всем остальным компаниям она будет также полезна. Так как без четкой схемы взаимодействия подразделений и распределения задач управлять компанией будет сложнее. При этом собственники предприятия и их руководители свободны в определении иерархии, в выборе названий отделов и штатного состава.

 

Зачем нужна оргструктура компании

Организационная структура помогает определить, кто за что отвечает в компании. Это снижает путаницу и дублирование функций, позволяя каждому сотруднику знать свои задачи. На основании структуры устанавливаются права и обязанности всех сотрудников компании, в том числе руководителей, и разрабатываются должностные инструкции.

Также оргструктура:

• облегчает управление и координацию работы различных подразделений;
• устанавливает каналы связи между отделами, что улучшает обмен информацией;
• определяет, кто принимает решения и тем самым уменьшает время на согласование действий;
• делает рабочие процессы понятными для всех сотрудников;
• помогает масштабироваться при открытии новых направлений или увеличении объемов работ;
• помогает урегулировать споры благодаря ясным инструкциям и процедурам;
• помогает оптимально распределять ресурсы (человеческие, финансовые и материальные) для достижения максимальной эффективности.

 

Виды структур предприятия

Вид организационной структуры зависит от целей, размера и сферы деятельности компании. Вот основные виды структур:

1. Линейная – это простая структура, где каждый работник подчиняется только одному руководителю. Подходит для небольших предприятий;
2. Функциональная – это разделение компании на отделы по функциям, например, производство, продажи, финансы. При такой структуре у каждого отдела есть свой руководитель;
3. Дивизиональная – деление на подразделения по продуктам, регионам или рынкам. Каждое подразделение (дивизион) отвечает за свою линейку продуктов или услуг. Удобна такая структура для крупных компаний;
4. Матричная – это комбинация функциональной и дивизиональной структуры, при которой сотрудники работают в командах над проектами и подчиняются как функциональным, так и проектным менеджерам;
5. Сетевая – это гибкая структура, которая основывается на сотрудничестве с внешними партнерами и зависит от их надежности;
6. Проектная – это структура, которая создается для выполнения конкретных проектов. Команды формируются временно для реализации проекта.

У каждого вида оргструктуры есть свои преимущества и недостатки, которые могут существенно влиять на эффективность работы компании. Поэтому важно тщательно изучить все особенности структур и выбрать ту, которая наилучшим образом будет соответствовать стратегии компании.

 

Изменение организационной структуры: алгоритм действий

Об изменении структуры предприятия стоит задуматься, когда текущая структура не позволяет адаптироваться к изменениям рынка, не обеспечивает необходимую эффективность или приводит к проблемам в коммуникации и управлении. Также изменение может потребоваться, если компания расширяется или наоборот сокращается, объединяется с другой компанией, внедряет новые технологии, меняет стратегию развития. Подходить к процессу изменения следует тщательно, учитывая не только внутренние и внешние обстоятельства, но и документальное оформление.

Алгоритм изменения структуры предприятия:

Шаг 1. Оценить текущую структуру.

Чтобы понять, что не работает в текущей структуре и насколько она соответствует или не соответствует стратегическим целям компании, следует:

• провести анализ работы подразделений, выявить ее сильные и слабые стороны;
• оценить эффективность принятия решений;
• собрать обратную связь с помощью опросов и интервью от сотрудников и руководителей отделов для понимания их мнений о текущей структуре.

Шаг 2. Определить цель изменений.

Цель помогает четко сформулировать для чего нужны изменения и какие проблемы поможет решить новая структура. Например, ускорение рабочих процессов, оптимизация затрат. На этом же этапе определяются критерии измерения успеха изменений.

Шаг 3. Разработать новую структуру.

На основе собранной информации и поставленных целей определяется новый тип структуры компании, которая будет лучше соответствовать поставленной цели. Обычно такая схема разрабатывается в графическом формате, что дает возможность четко визуализировать связи и взаимодействия между различными подразделениями, а также с отдельными должностными лицами, которые не входят в эти подразделения. Определяются роли, зоны ответственности и подчиненности для каждого сотрудника.

Шаг 4. Разработать Положение о структурном подразделении.

Если создается новое структурное подразделение, согласно новой структуре, то следует разработать Положение о нем. Данный локальный акт не является обязательным в компании, но именно он определяет цели, задачи, функции, права и обязанности данного подразделения, а также характер его взаимодействия с другими структурными единицами.

Положение разрабатывается руководителем вышестоящего подразделения или должностным лицом, которому новое подразделение будет подчиняться. Утверждает положение руководитель компании.

Шаг 5. Разработать и утвердить должностные инструкции работников нового структурного подразделения.

Должностные инструкции являются локальными актами, которые описывают обязанности и ответственность сотрудников на должностях в новом подразделении. Они фиксируют за что именно отвечают сотрудники, определяют их права и дают им возможность действовать в рамках своих полномочий.

Разрабатываются и утверждаются должностные инструкции аналогично положению о подразделении. При этом к разработке могут быть привлечены работники кадрового отдела и сторонние консультанты, если вводимая должность новая для компании.

Шаг 6. Внести изменения в штатное расписание.

Изменение штатного расписания потребуется в том случае, если новая структура подразумевает сокращение или увеличение штата сотрудников, в том числе за счет создания нового подразделения.

Внести изменение можно одним из двух способов:

• издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
• оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

Шаг 7. Провести процедуры сокращения

Процедура увольнения осуществляется на основании статей 161 и 144 ТК. При этом важно учитывать категории работников, с которыми запрещено расторгать трудовой договор по инициативе работодателя. Это:

• беременные женщины (ст. 408 ТК);
• работники, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет (ст. 409 ТК).

Процедура увольнения должна сопровождаться оформлением письменного уведомления сотрудника и приказом об увольнении. Сотруднику выплачивается выходное пособие и средняя заработная плата на период поиска нового места работы, но более чем на два месяца.

Шаг 8. Провести процедуру приема новых работников.

Основанием для приема сотрудников является изменение штата в связи с открытием новых вакантных должностей. Работодатель вправе отбирать кандидатов путем проведения конкурса, интервью, тестирования или по направлению из Центра по труду и занятости.

Таким образом, изменение новой структуры является поэтапным процессом, который требует активного участия руководства компании и наиболее готовых подразделений.