Как ввести новую должность в штатное расписание

В штатном расписании фиксируется наименование всех должностей, численность работников, их зарплата, размеры надбавок и многое другое. Поэтому, когда в компании вводится новая должность, она также должна быть отражена в штатном расписании. В статье узнаете, требуется ли обоснование для введения новой должности, что включает в себя процедура изменения штатного расписания и как оформить приказ о введении штатной единицы.

Как обосновать введение новой должности в штатное расписание

Внесение новой должности в штатное расписание является серьезной процедурой, для которой необходимы обоснованные причины, например:

• увеличение объемов производства;
• внедрение новых технологий;
• необходимость повышения производительности.

Чтобы обосновать причину и намечаемые изменения штатного расписания, следует:

1. Провести расчеты и сформулировать задачи. Для расчетов используются аналитические и статистические данные, а также действующие нормы выработки в компании и данные о текущих потребностях.
2. Определить объем работы, которую будут выполнять работники, принятые на новую должность.
3. Подготовить проект должностной инструкции: описать трудовые функции работника, его права и обязанности, полномочия.
4. Оформить отчет или докладную записку, в которой будут представлены результаты проделанной работы по обоснованию новой должности. Подготавливает обоснование, как правило, начальник отдела, в котором требуется дополнительная должность, или специалист отдела кадров.
5. Направить все документы руководству компании на рассмотрение.

Как добавить должность в штатное расписание

Процедура введения новой должности начинается только после одобрения обоснования. Алгоритм таков:

1. Руководитель рассматривает обоснование и ставит на нем свое согласие.
2. Издается приказ о создании новой должности.
3. Вносятся изменения в действующее штатное расписание.

Уведомлять сотрудников компании об изменении штатного расписания не надо. Однако это касается случаев, когда введение новой должности не влияет на трудовые обязанности, зарплату, сокращение или изменение названия отдела. Если влияет, то работникам направляются письменные уведомления, которые они должны подписать. И только потом издается приказ.

Как оформить приказ о введении новой должности в штатное расписание

Унифицированной формы для приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме или по форме, установленной в компании. В нем должно быть указано:

• название и номер документа, дата издания;
• полное название новой должности;
• количество штатных единиц для этой должности;
• причины введения новой должности.

Подписывает приказ директор, главный бухгалтер, начальник отдела кадров или другое должностное лицо, которое принимает решение об изменении штатного расписания.

Как внести изменения в штатное расписание

Законодательством не установлена периодичность введения новых должностей в штатное расписание, поэтому это можно делать в любое удобное для компании время.

Для этого в штатном расписании делается запись о внесении изменений в графе «Примечание»: указывается номер и дата приказа.

Когда приказом вводится сразу много новых должностей, например, при создании нового отдела, то лучше составить новое штатное расписание. Это будет более удобным вариантом, чем вносить сразу много изменений в действующую версию.

Обратите внимание! Актуальное штатное расписание должно быть добавлено в ЕНСТ. Если в штатном расписании, отраженном в системе, нет должности, на которую принимаете нового работника, то оформить его не получится.