Служебное задание на командировку: как оформить и образец

При подготовке к командировке необходимо правильно оформить служебное задание, которое станет основой для организации поездки и выполнения поставленных задач. Этот документ определяет обязанности сотрудника и цель его поездки. Далее мы подробно расскажем, кто составляет задание на командировку, какую информацию оно должно включать и обязательно ли задание при оформлении командировки. Вы также сможете скачать образец этого документа.

 

Обязательно ли нужно служебное задание на командировку

В Узбекистане служебные командировки регламентированы следующими законодательными актами:

1. Для поездок внутри страны – приложение к ПКМ № 424 от 02.08.2022 г.;
2. Для поездок за пределы страны – приложение к приказу Минфина рег. МЮ № 2730 19.11.2015 г.

Из документов следует, что для отправки сотрудника в служебную командировку руководитель предприятия должен утвердить план-задание на командировку и издать приказ  .

Таким образом, служебное план-задание на командировку – это обязательный документ, который оформляется для сотрудника, направляемого в командировку. Оно необходимо для:

• издания приказа руководителя;
• определения целей и задач, которые сотрудник должен выполнить в поездке;
• контроля за выполнением поставленных задач и оценки эффективности служебной поездки;
• обеспечения отчетности о результатах командировки.

 

Как оформить служебное задание на командировку: образец

Служебное задание на командировку обычно оформляет работодатель или уполномоченное на это лицо, например, руководитель отдела. В некоторых случаях это может быть отдел кадров или бухгалтерия, в зависимости от внутренних процедур компании.

Для командировок внутри страны используется унифицированная форма плана-задания Приложение № 2 к Положению о командировках на территории Республики Узбекистан. Для зарубежных командировок работодатель вправе разработать свой шаблон служебного задания, с учетом требований к такого рода документации и утвердить его локальным актом «Положение о служебных командировках».

Перед оформлением служебного задания необходимо собрать все необходимые данные:

• данные по командированному сотруднику;
• место направления (страна, город);
• название принимающей организации;
• сроки командировки – дата начала и окончания, продолжительность (в календарных или рабочих днях);
• цель командировки;
• список требуемых для выполнения задач.

 

Как сформулировать цель поездки сотрудника в командировку

Цель служебной поездки помогает определить задачи сотрудника и ожидаемые результаты от поездки, а также служит основанием для отчетности.

Чтобы обозначить цель командировки, необходимо:

1. Определить основное назначение поездки. Для этого надо ответить на вопрос: «Зачем сотрудник отправляется в командировку?» Например, чтобы собрать информацию для проекта или провести переговоры с партнёрами.
2. Сформулировать цель конкретно и ясно, и указать связь с задачами компании. При этом необходимо использовать деловой стиль формулировки. Например: «Проведение переговоров с целью заключения договора поставки оборудования».
3. Согласовать формулировку цели с руководством компании или инициатором поездки.

Формулировка должна быть лаконичной, содержательной и легко воспринимаемой для командированного работника.

 

Служебное задание в командировку: инструкция по оформлению

Оформление служебного задания на командировку включает несколько ключевых элементов. Вот инструкция, которая поможет вам правильно составить документ:

Шаг 1. Указать в шапке документа:

• заголовок «Служебное задание на командировку». В унифицированной форме называется «Примерный план работы»;
• номер документа и дата составления, если это требование предусмотрено системой учета;
• полное название компании;
• Ф. И. О. командированного сотрудника, его должность и структурное подразделение.

Шаг 2. Прописать подробную информацию о служебной поездке:

• точные даты начала и окончания поездки;
• место командировки: город, страна или конкретное предприятие;
• цель командировки;
• задачи командировки. Следует перечислить конкретные действия, которые сотрудник должен выполнить. Например: подготовить коммерческое предложение, встретиться с представителями компании, заключить договор;
• отчетность по итогам командировки. Необходимо указать, в какой форме и в какой срок сотрудник должен отчитаться о результатах поездки.

Шаг 3. Утвердить документ:

• служебное задание подписывается руководителем подразделения или организации;
• после утверждения передается сотруднику для ознакомления и подписи.

Шаг 4. Передать служебное задание в кадровую службу и бухгалтерию.

Служебное задание прилагается к приказу о командировке. А копия передается в бухгалтерию для учета командировочных расходов.

Советы по оформлению:

1. Используйте готовый шаблон служебного задания. Это поможет ускорить процесс оформления командировки и не упустить важных деталей в самом документе;
2. Убедитесь, что документ подписан всеми необходимыми сторонами;
3. Сохраните копию документа для отчетности.

Все это позволит обеспечить прозрачность поездки и облегчить последующую отчетность по ней.