Как составить и утвердить график отпусков на 2024 год

 

1. Обязательно ли делать график отпусков?

– График отпусков устанавливает очередность получения работниками ежегодного трудового отпуска. Исходя из смысла части 1 статьи 228 Трудового кодекса график отпусков – это обязательный локальный акт. Оформлять его обязаны все организации, независимо от формы собственности, за исключением микрофирм.

Микрофирмы могут не утверждать график отпусков – такое право дает им статья 505 ТК. Конкретный период использования отпуска в микрофирмах определяется по соглашению между работником и работодателем .

 

2. Когда утвердить график отпусков?

– Утвердить график отпусков нужно до начала календарного года . То есть график отпусков на следующий календарный год должен быть принят не позднее 31 декабря текущего года.

В 2023 году 31 декабря – воскресенье, а суббота 30 декабря объявлена дополнительным выходным днем для работающих при 6-дневной рабочей неделе . Поэтому в организациях, работающих по стандартному режиму рабочего времени (5-дневка или 6-дневка), нужно успеть утвердить график отпусков на 2024 год до 29 декабря этого года включительно.

 

3. Кого включать в график отпусков?

– В графике отпусков указываются все действующие работники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внешние совместители и работающие дистанционно.

Не нужно вносить в график отпусков исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Эти отношения регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым кодексом. Права на отпуск у исполнителей по ГПД нет.

Новых работников, принятых после утверждения графика, включать в него необязательно. Вы можете как внести в график изменения из-за них, так и не вносить. Допускается предоставление им отпуска по соглашению с работодателем на основании письменных заявлений.

 

4. Какие отпуска отражать в графике отпусков?

– В график отпусков включаются такие виды отпусков, как:

• ежегодный основной отпуск;
• ежегодные дополнительные отпуска.

В график отпусков не включаются:

• отпуска без сохранения заработной платы и с частичным сохранением заработной платы;
• отпуска по беременности и родам;
• отпуска по уходу за ребенком;
• учебные отпуска;
• творческие отпуска.

 

5. Есть ли утвержденная форма графика отпусков?

– Единая форма графика отпусков законодательно не установлена. Каждая организация вправе разработать собственную.  

 

6. Можно ли оформить график отпусков как приложение к коллективному договору?

– Нет, это два разных документа, с разным порядком оформления. Нельзя оформлять график отпусков как приложение к коллективному договору.

 

7. Можно ли сделать электронную форму графика отпусков?

– Да, это возможно. В электронном варианте удобно делать пометки, помогающие в учете отпусков, выделять отдельные записи различными цветами и пр. Но учтите: электронный вариант графика не заменяет бумажный, а может использоваться наряду с ним, как вспомогательный.

 

8. Нужно ли утверждать график отпусков с представительным органом работников?

– Да, нужно. Чтобы график отпусков был законным, его до утверждения работодателем должен согласовать профсоюзный комитет или иной представительный орган работников. Это обязательное требование, предъявляемое частью 2 статьи 228 Трудового кодекса.

Но если такой орган не создан, это не значит, что организация останется без графика. В этом случае закон предусматривает иной порядок, установленный частью 5 статьи 15 ТК.

О том, как правильно согласовать локальный акт с представительным органом работников и что делать, если такого органа в организации нет, читайте в публикации «Как разрабатывать и утверждать локальные акты работодателя».

 

9. Как установить очередность выхода в отпуск персоналом организации? Нужно ли согласовывать время использования отпуска с каждым работником?

– По общему правилу работодатель не обязан согласовывать время использования отпуска с каждым работником. Очередность отпусков устанавливается с таким расчетом, чтобы не нарушался нормальный ход работы организации и у работника была замена. Ну и разумеется, очередность выхода в отпуск должна быть справедливой во избежание споров и конфликтов внутри коллектива.

Конечно, желательно учитывать пожелания каждого работника о времени выхода в отпуск. Но это будет сложно выполнить, особенно в организациях с большим штатом или, к примеру, когда два специалиста с одинаковыми функциями хотят в отпуск в одном и том же месяце, но по условиям производства их одновременное отсутствие невозможно.

Если работник не согласен со временем использования отпуска, установленного графиком отпусков, и хочет его изменить, он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением. Оно составляется в произвольной форме, желательно с указанием причин. Работодатель обязан рассмотреть это заявление и принять по нему решение: удовлетворить просьбу работника или отказать в ней.

 

10. Чьи пожелания по отпуску должен учитывать работодатель?

– Есть отдельные категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск по их желанию в удобное для них время :

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или после него;
• работнику, использующему отпуск по уходу за ребенком, – до или после отпуска по уходу за ребенком;
• лицам (одиноким родителям, в том числе вдовам, вдовцам, разведенным, женам военнослужащих срочной военной службы, лицу, заменяющему родителей), воспитывающим одного или более детей в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью в возрасте до 16 лет;
• лицам с инвалидностью I и II групп;
• участникам войны 1941–1945 годов и приравненным к ним по льготам лицам;
• лицам моложе 18 лет;
• обучающимся без отрыва от работы в образовательных организациях – если они хотят приурочить свой ежегодный трудовой отпуск ко времени сдачи экзаменов, зачетов, выполнения выпускных квалификационных работ, магистерских диссертаций, курсовых, лабораторных и других учебных работ;
• лицам, награжденным нагрудным знаком «Почетный донор Республики Узбекистан»;
• другим работникам в случаях, установленных коллективными соглашениями, а также коллективным договором либо иными локальными актами.

Работающим мужчинам ежегодный трудовой отпуск по их желанию предоставляется в период отпуска жены по беременности и родам.